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Buchhaltungen

Im Bereich Buchhaltungen führen Sie die Finanzbuchhaltung Ihrer Organisationen: Buchungen, Kontoauszüge, Bilanz und Erfolgsrechnung, eingehende und ausgehende Rechnungen sowie die Bewegungen Ihrer Bankkonten. Jede Buchhaltung gehört zu genau einer Organisation. Diese Seite zeigt die Liste der Buchhaltungen, den Aufbau einer Buchhaltung und alle Seiten dieses Kapitels.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung «Buchhaltung Lesen». Ohne sie fehlt der Eintrag «Buchhaltungen» in der Navigation unter «Finanzen».
  • Jeder Tab einer Buchhaltung setzt eine eigene Berechtigung zum Lesen voraus (siehe Tabelle unten). Ohne sie wird der Tab nicht angezeigt.
  • Die Tabs «Rechnungseingang» und «Rechnungsausgang» und die Buttons «Rechnung erstellen» setzen zusätzlich das Modul «Rechnungen» voraus. Ohne das Modul fehlen sie.

Liste der Buchhaltungen

Wenn Sie in der Navigation Finanzen → Buchhaltungen wählen, sehen Sie die Liste Ihrer Buchhaltungen. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Buchhaltung.

Liste der Buchhaltungen mit der Ansicht «Standard Liste»
  • Unter «Ansicht wählen» wechseln Sie die Ansicht und damit die Spalten der Liste. Die archivierten Buchhaltungen sehen Sie mit der Ansicht «Standard Archiv Liste». Wie Sie eigene Ansichten anlegen, steht unter Listen und Ansichten.
  • «Buchhaltung erstellen» öffnet den Dialog für eine neue Buchhaltung, siehe Buchhaltung einrichten.
  • «Exportieren» erstellt aus der Liste in der gewählten Ansicht eine Excel-Datei.

Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts «Editieren» . Damit ändern Sie die Einstellungen der Buchhaltung direkt aus der Liste.

Im Seitenkopf der Liste stehen drei weitere Buttons. Sie erscheinen nur mit der passenden Berechtigung:

Button Wofür Mehr dazu
«Zahlungen importieren» CAMT-Dateien aus dem E-Banking hochladen Zahlungen importieren
«Zahlungen exportieren» eine PAIN-Datei für den Upload im E-Banking erstellen Zahlungen exportieren
«Rechnung erstellen» eine Rechnung erfassen, mit Wahl des Rechnungstyps Eingehende Rechnung erfassen, Ausgehende Rechnung manuell erstellen

Zahlungen importieren und exportieren Sie nur hier in der Liste, nicht in einer einzelnen Buchhaltung. Welche Bewegung zu welcher Buchhaltung gehört, erkennt ACEO Business an den Zahlungskonti.

Aufbau einer Buchhaltung

Wenn Sie eine Buchhaltung öffnen, sehen Sie oben den Kopfbereich mit dem Titel «Buchhaltung» und dem Namen der Organisation. Darunter stehen die Kenndaten «Id», «Externe Id», «Benutzerdefinierte Id», «Archiviert» und «Archivierungsdatum». Die Id vergibt ACEO Business beim Erfassen automatisch.

Buchhaltung «Muster Notariat AG» mit Kopfbereich, Tabs und dem Inhalt des Tabs «Journal»

Rechts vom Titel stehen zwei Schnellzugriffe, die Sie aus jedem Tab erreichen. Sie erscheinen nur mit der Berechtigung «Journal Erstellen» bzw. «Rechnungen Erstellen», «Rechnung erstellen» zusätzlich nur mit dem Modul «Rechnungen»:

Mit «Editieren» ändern Sie die Einstellungen der Buchhaltung, mit «Archivieren» archivieren Sie sie nach einer Rückfrage. Bei einer archivierten Buchhaltung steht dort stattdessen «Wiederherstellen» . Mehr dazu unter Archivieren, löschen und wiederherstellen.

Steht bei der «Mehrwertsteuer Abrechnungsmethode» «Vereinbart», aber das «Konto für Forderungen» oder das «Konto für Verbindlichkeiten» fehlt, zeigt der Kopfbereich den Hinweis «Unvollständige Einstellungen». Wie Sie die Konten hinterlegen, steht unter Buchhaltung einrichten.

Die ersten sieben Tabs stehen direkt in der Tab-Leiste. Die Tabs für die Einrichtung der Buchhaltung finden Sie ganz rechts hinter dem Button «›»: Fahren Sie mit der Maus darüber, klappt die Liste der übrigen Tabs auf. Die Tabs in der Reihenfolge der App:

Tab Wo Inhalt Berechtigung Mehr dazu
«Journal» Tab-Leiste alle Buchungen einer Periode oder eines Zeitraums «Journal Lesen» Buchungsjournal, Buchung erfassen und korrigieren
«Kontoauszug» Tab-Leiste die Buchungen eines Kontos mit Eröffnungssaldo «Buchhaltung Lesen» Kontoauszug
«Bilanz» Tab-Leiste die Bilanz pro Periode «Buchhaltung Lesen» Bilanz und Erfolgsrechnung
«Erfolgsrechnung» Tab-Leiste die Erfolgsrechnung pro Periode «Buchhaltung Lesen» Bilanz und Erfolgsrechnung
«Rechnungseingang» Tab-Leiste die eingehenden Rechnungen «Rechnungen Lesen» und das Modul «Rechnungen» Eingehende Rechnung erfassen
«Rechnungsausgang» Tab-Leiste die ausgehenden Rechnungen «Rechnungen Lesen» und das Modul «Rechnungen» Seiten im Unterordner «Rechnungsausgang», siehe unten
«Transaktionen» Tab-Leiste die importierten Bewegungen der Bankkonten «Transaktionen Lesen» Seiten im Unterordner «Transaktionen», siehe unten
«Perioden» hinter «›» die Abrechnungsperioden «Perioden Lesen» Abrechnungsperioden verwalten
«Sperren» hinter «›» die gesperrten Monate eines Jahres «Sperren Lesen» Abrechnungsperioden verwalten
«Kontenplan» hinter «›» die Kontengruppen und Konten «Buchhaltung Lesen» Kontenplan bearbeiten
«Zahlungskonti» hinter «›» die Bankkonten mit IBAN und QR-IBAN «Zahlungskonti Lesen» Zahlungskonto erfassen und bearbeiten
«Steuern» hinter «›» die Steuersätze mit MWST Code «Steuern Lesen» Steuersätze verwalten
«Details» hinter «›» Ihre eigenen Felder der Buchhaltung; nur sichtbar, wenn für die Buchhaltung Werte eigener Felder gespeichert sind «Buchhaltung Lesen» Details

Tabs «Rechnungseingang» und «Rechnungsausgang»

Beide Tabs zeigen eine Liste mit «Ansicht wählen». Zur Auswahl stehen unter anderem die Ansichten «Standard Liste (Rechnungsausgang)» und «Standard Liste (Rechnungseingang)». Haben Sie keine bevorzugte Ansicht gespeichert, ist «Standard Liste (Rechnungsausgang)» gewählt.

Beträge inkl. Steuer sind gerundet, so wie sie auf dem Einzahlungsschein stehen. Die Spalten heissen «Anteil inkl. Steuer (gerundet)» bzw. «Total Betrag inkl. Steuer (gerundet)». Mehr zur Rundung steht unter Rechnungseinstellungen.

Mit «Rechnung erstellen» in einem dieser Tabs erfassen Sie direkt eine eingehende bzw. ausgehende Rechnung, mit «Exportieren» exportieren Sie die Liste.

So hängen die Buchhaltungen mit anderen Bereichen zusammen

  • Organisationen: Jede Buchhaltung gehört zu genau einer Organisation, meist zu Ihrem Unternehmen. Klientenkonti sind Konten im Kontenplan, siehe Klientenkonto erfassen und bearbeiten.
  • Aufträge: Aus einem Auftrag erstellen Sie Rechnungen und Vorschüsse. Sie erscheinen im Tab «Rechnungsausgang» der Buchhaltung.
  • Klientenkontoauszug und Berichte: Der Klientenkontoauszug und die Berichte werten die Buchungen der Buchhaltungen aus.
  • Einstellungen: Buchhaltungsvorlagen geben einer neuen Buchhaltung Kontenplan und Steuern vor. Rechnungseinstellungen, Dokumentenvorlagen und Laufnummern bestimmen, wie Rechnungen, Exporte und Buchungsreferenzen aussehen.
  • Dokumente: Exporte aus der Buchhaltung finden Sie im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente».

Beispiel: Eine Sachbearbeiterin öffnet unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung der Muster Notariat AG. Im Tab «Journal» sieht sie die Buchungen der aktuellen Periode «2026». Über «Buchung erstellen» im Kopfbereich erfasst sie eine Barzahlung, ohne den Tab zu wechseln. Die neue Buchung erscheint danach im Journal.

Seiten in diesem Kapitel

Einrichtung und Buchhaltung:

Im Unterordner «Rechnungsausgang»:

Im Unterordner «Transaktionen»:

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