Buchungsjournal
Im Tab «Journal» einer Buchhaltung sehen Sie alle Buchungen eines Zeitraums, die neueste zuoberst. Sie filtern die Liste nach Abrechnungsperiode oder Datum, suchen nach Konten, Beträgen und Texten, öffnen eine Buchung und exportieren das Journal als Word-, Excel- oder PDF-Datei. Wie Sie eine Buchung erfassen, steht in Buchung erfassen und korrigieren.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Journal Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Journal» in der Buchhaltung.
- Für den Button «Buchung erstellen» haben Sie zusätzlich die Berechtigung «Journal Erstellen». Ohne sie ist der Button ausgeblendet.
- Für den Export ist in Einstellungen → Dokumentenvorlagen mindestens eine Vorlage vom Vorlagen Typ «Journal» hinterlegt. Standardmässig ist eine Vorlage durch die ACE digital solutions ag hinterlegt.
Buchungen anzeigen und filtern
Beim Öffnen zeigt das Journal die Buchungen der aktuellen Abrechnungsperiode.
- Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung. Sie öffnet sich im Tab «Journal».
- Optional: Wählen Sie im Feld «Perioden» eine andere Abrechnungsperiode oder «Alle Perioden».
- Optional: Geben Sie in «Datum von» und «Datum bis» einen eigenen Zeitraum ein, zum Beispiel einen Monat.
- Optional: Geben Sie im Feld «Suchen» eine Kontonummer, einen Betrag oder einen Text ein.
Die Liste aktualisiert sich nach jeder Eingabe. Die Suche findet Buchungen, deren Buchungsreferenz, Buchungstext oder Kontoname den Suchbegriff enthält oder deren Kontonummer mit ihm beginnt. Ein Betrag findet Buchungen mit genau diesem Betrag in einer Zeile oder als Total. Die Suche berücksichtigt nur Buchungen im gewählten Zeitraum: Finden Sie eine Buchung nicht, wählen Sie «Alle Perioden».
Buchung öffnen
Klicken Sie im Tab «Journal» auf die Zeile einer Buchung. Die Buchung öffnet sich mit ihren Konten, Steuern und Beträgen. Dort bearbeiten oder löschen Sie sie; wie das geht, steht in Buchung erfassen und korrigieren. Zum Bearbeiten erreichen Sie die Buchung auch direkt aus dem Journal: Fahren Sie mit der Maus über die Zeile und klicken Sie rechts auf «Editieren» . Der Button fehlt bei Buchungen in einem gesperrten Monat.
Journal exportieren
Der Export enthält alle Buchungen zwischen «Datum von» und «Datum bis», unabhängig vom Suchbegriff.
- Stellen Sie im Tab «Journal» den Zeitraum mit «Perioden» oder «Datum von» und «Datum bis» ein.
- Klicken Sie auf «Journal exportieren».
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Optional: Aktivieren Sie «Als pdf», um eine PDF-Datei zu erhalten.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Die Beträge sind wie in der Buchhaltung gerundet. Das Format kommt aus der Vorlage (Word oder Excel), mit «Als pdf» können Sie das Dokument direkt als PDF herunterladen. Für das Journal empfiehlt sich eine Excel-Vorlage, weil Sie das Ergebnis danach noch anpassen können. Mehr dazu steht in Exportieren mit Vorlagen, die Platzhalter für eigene Vorlagen in Journal-Export.
So ist das Journal aufgebaut
Jede Zeile ist eine Buchung. Die Spalten zeigen:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| «Datum» | das Buchungsdatum |
| «Buchungsreferenz» | die Referenz der Buchung, zum Beispiel eine Belegnummer |
| «Soll» und «Haben» | die Nummern der Konten im Soll und im Haben, ohne Kontoname. Bucht eine Buchung auf mehrere Konten, stehen alle Nummern mit Komma getrennt. |
| «Total Betrag» | der Betrag der Buchung: die Summe aller Haben-Beträge, inklusive Steuer |
| «Buchungstext» | die Texte der Buchungszeilen |
| «Ersteller» | bei einer von Hand erfassten Buchung der Name der Person, die gebucht hat; bei einer Buchung aus einer Rechnung der Name der Rechnung; bei einer Buchung aus einer Bankbewegung «Banktransaktion» |
Beim Öffnen wählt das Feld «Perioden» die Abrechnungsperiode, in die das heutige Datum fällt. Liegt das heutige Datum in keiner Periode, wählt es die Periode mit dem spätesten Enddatum. Gibt es noch keine Periode, zeigt das Journal «Alle Perioden» für den laufenden Monat. Wie Sie Perioden erfassen, steht in Abrechnungsperioden verwalten.
Buchungen mit demselben Datum stehen in der Reihenfolge, in der sie erfasst wurden, die zuletzt erfasste zuoberst.
Wenn etwas nicht klappt
Der Tab «Journal» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung «Journal Lesen». Die Buchhaltung öffnet sich dann im ersten Tab, für den Sie berechtigt sind. Wenden Sie sich an die Person, die bei Ihnen die Rollen verwaltet.
Eine Buchung fehlt in der Liste
Das Buchungsdatum liegt ausserhalb des gewählten Zeitraums, oder der Suchbegriff passt nicht. Wählen Sie im Feld «Perioden» «Alle Perioden» und leeren Sie das Feld «Suchen».
Das Feld «Vorlage» ist leer
Für den Vorlagen Typ «Journal» ist keine Vorlage hinterlegt. Erfassen Sie eine Vorlage, wie unter Dokumentenvorlagen beschrieben.