Kontoauszug
Im Tab «Kontoauszug» einer Buchhaltung sehen Sie alle Buchungen eines Kontos in einem Zeitraum, mit dem Eröffnungssaldo in der ersten Zeile und dem Saldo nach jeder Buchung. Sie wählen das Konto und die Abrechnungsperiode oder einen eigenen Zeitraum und exportieren den Kontoauszug als Word-, Excel- oder PDF-Datei.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Buchhaltung Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Kontoauszug» in der Buchhaltung.
- Für die Buchungen in der Tabelle haben Sie zusätzlich die Berechtigung «Kontierungspositionen Lesen».
- Für den Export ist in Einstellungen → Dokumentenvorlagen mindestens eine Vorlage vom Vorlagen Typ «Kontoauszug» hinterlegt. Standardmässig ist eine Vorlage durch die ACE digital solutions ag hinterlegt.
Kontoauszug anzeigen
- Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung und wechseln Sie in den Tab «Kontoauszug».
- Wählen Sie im Feld «Konten» das Konto aus. Sie können nach Nummer oder Name suchen; auch deaktivierte Konten stehen zur Auswahl.
- Optional: Wählen Sie im Feld «Perioden» eine andere Abrechnungsperiode oder «Alle Perioden».
- Optional: Geben Sie in «Datum von» und «Datum bis» einen eigenen Zeitraum ein.
Ohne gewähltes Konto bleibt die Tabelle leer. Die Liste aktualisiert sich nach jeder Eingabe. Wie das Feld «Perioden» beim Öffnen vorbelegt ist, steht in Buchungsjournal.
Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Buchung. Zum Bearbeiten fahren Sie mit der Maus über die Zeile und klicken rechts auf «Editieren» ; der Button fehlt bei Buchungen in einem gesperrten Monat. Wie Sie eine Buchung korrigieren, steht in Buchung erfassen und korrigieren.
Kontoauszug aus Kontenplan, Bilanz oder Erfolgsrechnung öffnen
In den Tabs «Kontenplan», «Bilanz» und «Erfolgsrechnung» öffnen Sie den Kontoauszug eines Kontos direkt: Klicken Sie auf die Zeile des Kontos. ACEO Business wechselt in den Tab «Kontoauszug» mit diesem Konto. Aus der Bilanz und der Erfolgsrechnung übernimmt der Kontoauszug auch die Periode bzw. den Zeitraum. Mit gedrückter Taste «Ctrl» öffnet sich der Kontoauszug in einem neuen Browser-Tab.
Dafür brauchen Sie die Berechtigung «Konto Lesen». Ohne sie lassen sich die Konten nicht anklicken. Ein Klick auf eine Kontengruppe klappt sie nur ein oder aus.
Kontoauszug exportieren
Der Export enthält das gewählte Konto im Zeitraum zwischen «Datum von» und «Datum bis».
- Wählen Sie im Tab «Kontoauszug» das Konto und den Zeitraum.
- Klicken Sie auf «Kontoauszug exportieren».
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Optional: Aktivieren Sie «Als pdf», um eine PDF-Datei zu erhalten.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Die Beträge sind wie in der Buchhaltung gerundet. Das Format kommt aus der Vorlage (Word oder Excel), mit «Als pdf» können Sie das Dokument direkt als PDF herunterladen. Für den Kontoauszug empfiehlt sich eine Excel-Vorlage, weil Sie das Ergebnis danach noch anpassen können. Mehr dazu steht in Exportieren mit Vorlagen, die Platzhalter für eigene Vorlagen in Kontoauszug-Export.
So lesen Sie den Kontoauszug
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| «Datum» | das Buchungsdatum, die älteste Buchung zuoberst |
| «Buchungsreferenz» | die Referenz der Buchung |
| «Text» | der Buchungstext der Zeile |
| «Gegenkonti» | die Nummern der Konten auf der anderen Seite der Buchung, mit Komma getrennt |
| «Soll-Betrag», «Haben-Betrag» | der Betrag der Buchung auf diesem Konto im Soll bzw. im Haben |
| «Saldo» | der Saldo des Kontos nach dieser Buchung |
Die erste Zeile zeigt den Eröffnungssaldo: den Saldo des Kontos zu Beginn des Zeitraums. Der Saldo der folgenden Buchungen baut auf ihm auf. Bei Ertrags- und Aufwandkonten beträgt der Eröffnungssaldo immer 0: Diese Konten zeigen nur die Buchungen im gewählten Zeitraum.
Ob eine Buchung im Soll den Saldo erhöht oder senkt, hängt nur von der «Art des Kontos» ab. Bei «Aktiven», «Aufwand» und «Eröffnung / Abschluss» erhöht ein Soll-Betrag den Saldo, bei allen anderen Arten ein Haben-Betrag. Die Option «Zunahme im Soll» der Kontengruppe spielt dabei keine Rolle. Mehr dazu steht in Kontenplan bearbeiten.
Beispiel: Die Buchhaltung prüft Ende März das Bankkonto 1020. Sie wählt im Tab «Kontoauszug» das Konto «1020 Bank» und die Periode «2026». Die erste Zeile zeigt den Eröffnungssaldo von CHF 48’250.00 per 1. Januar, die letzte Zeile den Saldo von CHF 55’270.50 nach dem Honorar vom 15. März. Diesen Betrag vergleicht sie mit dem Auszug der Bank.
Wenn etwas nicht klappt
«No Account selected»
Diese Meldung erscheint, wenn Sie auf «Kontoauszug exportieren» klicken, ohne ein Konto gewählt zu haben. Wählen Sie im Feld «Konten» zuerst das Konto aus.
Die Tabelle ist leer
Im Feld «Konten» ist kein Konto gewählt, oder das Konto hat im Zeitraum keine Buchungen und keinen Eröffnungssaldo. Wählen Sie ein Konto und prüfen Sie den Zeitraum, zum Beispiel mit «Alle Perioden».
Der Tab «Kontoauszug» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung «Buchhaltung Lesen». Wenden Sie sich an die Person, die bei Ihnen die Rollen verwaltet.