Transaktionen
Im Tab «Transaktionen» einer Buchhaltung sehen Sie die Bewegungen Ihrer Bankkonten: Gutschriften und Belastungen, die Sie aus dem E-Banking als CAMT-Datei importiert haben. ACEO Business weist die Zahlungen wenn möglich selbst den Rechnungen zu. Sie prüfen die Zuweisungen, ergänzen fehlende Buchungen und verbuchen die Transaktionen anschliessend gemeinsam.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Transaktionen Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Transaktionen» in der Buchhaltung.
- Für den Import brauchen Sie die Berechtigung «Transaktionen Importieren», für den Export die Berechtigung zum Exportieren von Zahlungen. Ohne sie sind die Buttons «Zahlungen importieren» und «Zahlungen exportieren» in der Übersicht der Buchhaltungen ausgeblendet.
- Zum Verbuchen brauchen Sie die Berechtigung zum Verbuchen von Transaktionen. Ohne sie fehlt der Button «Transaktionen verbuchen».
- Für Ihre Bankkonten sind in der Buchhaltung Zahlungskonti mit IBAN erfasst. Daran erkennt ACEO Business, zu welcher Buchhaltung eine Bewegung gehört.
Der Tab «Transaktionen»
Sie öffnen den Tab in der Buchhaltung über Finanzen → Buchhaltungen. Jede Zeile ist eine Bewegung auf einem Ihrer Zahlungskonti. Der «Typ» sagt, ob Geld eingegangen ist («Gutschrift») oder abgeflossen («Lastschrift»), der «Status», wie weit die Transaktion bearbeitet ist.
Über «Ansicht wählen» stehen vier Standardansichten zur Verfügung, je eine pro Bearbeitungsstand:
- «Nicht zugewiesene Transaktionen»: Bewegungen, die ACEO Business keiner Rechnung und keiner Zahlung zuweisen konnte (Status «Nicht Zugewiesen»).
- «Zugewiesene Transaktionen»: Bewegungen, die automatisch oder von Ihnen zugewiesen wurden und bereit zum Verbuchen sind (Status «Automatisch Zugewiesen» oder «Vom Benutzer Zugewiesen»).
- «Ignorierte Transaktionen»: Bewegungen, die Sie mit «Ignorieren» aus der Bearbeitung genommen haben.
- «Verbuchte Transaktionen»: Bewegungen, für die ACEO Business die Buchungen bereits geschrieben hat (Status «Verbucht»). Diese Ansicht zeigt zusätzlich das «Buchungsdatum».
«Transaktionen verbuchen» verbucht alle zugewiesenen Transaktionen der Buchhaltung auf einmal, nach der Frage «Möchten Sie alle zugewiesenen Transaktionen verbuchen?». «Exportieren» erstellt aus der Liste in der gewählten Ansicht eine Excel-Datei. Wie Sie eigene Ansichten anlegen, steht unter Listen und Ansichten.
Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Transaktion und können die Zuweisung prüfen, eine Rechnung zuweisen oder die Buchung korrigieren. Wie das geht, steht unter Transaktionen verarbeiten.
CAMT- und PAIN-Dateien
Zwischen ACEO Business und Ihrem E-Banking werden zwei Arten von Dateien ausgetauscht:
- CAMT-Dateien kommen von der Bank zu ACEO Business. Sie enthalten die Bewegungen auf Ihren Konten. Daraus entstehen die Transaktionen in diesem Tab.
- PAIN-Dateien (Payment Initiation) gehen von ACEO Business zur Bank. ACEO Business erstellt sie aus den Zahlungen der erfassten eingehenden Rechnungen, damit Sie die Zahlungen nicht im E-Banking abtippen müssen. Sie laden die Datei im E-Banking hoch und geben die Zahlungen dort frei.
Bei den CAMT-Dateien gibt es zwei Formate:
- Eine CAMT.053-Datei ist der elektronische Kontoauszug. Darin stehen alle Bewegungen auf dem Konto, zum Beispiel Zahlungen, Gutschriften, Gebühren oder Lastschriften. Die Bank stellt sie üblicherweise pro Tag, pro Woche oder pro Monat bereit. Sie ersetzt den Kontoauszug auf Papier und zeigt den kompletten Überblick über alle Buchungen und den Kontostand.
- Eine CAMT.054-Datei ist eine elektronische Zahlungsavisierung. Sie beschreibt einzelne Zahlungen genauer, zum Beispiel eine eingegangene Überweisung oder eine bezahlte QR-Rechnung.
Für ACEO Business reicht die CAMT.053-Datei, wenn Sie sie mit Detailavisierung herunterladen: Dann enthält sie alle wichtigen Angaben zu den einzelnen Zahlungen, auch die Details zu QR-Rechnungen. Wie Sie den Download bei Ihrer Bank einrichten, steht unter E-Banking PostFinance und E-Banking UBS.
Zahlungen importieren und exportieren
CAMT- und PAIN-Dateien tauschen Sie nicht in einer einzelnen Buchhaltung aus, sondern in der Übersicht aller Buchhaltungen (Finanzen → Buchhaltungen). Eine Datei der Bank kann mehrere Konten enthalten, und diese Konten können zu verschiedenen Buchhaltungen gehören. Ein Konto gehört dabei immer zu genau einer Buchhaltung. ACEO Business erkennt anhand der IBAN der Zahlungskonti, in welche Buchhaltung eine Bewegung gehört.
In der Übersicht der Buchhaltungen finden Sie dafür zwei Buttons:
- «Zahlungen importieren» : CAMT-Dateien hochladen. Anleitung: Zahlungen importieren.
- «Zahlungen exportieren» : eine PAIN-Datei für ein oder mehrere Zahlungskonti erstellen. Anleitung: Zahlungen exportieren.
So weist ACEO Business Zahlungen zu
Beim Import vergleicht ACEO Business jede Bewegung mit den Daten in der Buchhaltung:
- Zahlungen aus einer PAIN-Datei: Eine Belastung (Typ «Lastschrift»), die zu einer mit ACEO Business exportierten Zahlung gehört, wird dieser Zahlung zugewiesen, wenn der Betrag übereinstimmt.
- Eingänge mit Referenz: Eine Gutschrift mit QR-Referenz oder Creditor Reference wird der versendeten Rechnung mit derselben Referenz zugewiesen, wenn der Betrag dem Anteil des Rechnungsempfängers entspricht (bei eingerichteter Rundung dem gerundeten Anteil).
Bei einer Zuweisung bereitet ACEO Business auch die Buchung vor. Stimmt der Betrag nicht oder fehlt die Referenz, bleibt die Bewegung unter «Nicht zugewiesene Transaktionen», und Sie weisen sie von Hand zu. Importieren Sie dieselbe Bewegung ein zweites Mal, zum Beispiel weil sich zwei Kontoauszüge überschneiden, überspringt ACEO Business sie.
Beispiel: Die Kanzlei versendet eine Rechnung über CHF 1’080.00 mit QR-Einzahlungsschein. Die Klientin bezahlt sie. Am Montag lädt die Sachbearbeiterin die CAMT.053-Datei der Vorwoche hoch. Die Gutschrift erscheint im Tab «Transaktionen» unter «Zugewiesene Transaktionen», bereits mit der Rechnung verknüpft. Mit «Transaktionen verbuchen» schreibt ACEO Business die Buchung und setzt die Rechnung auf «Bezahlt».