Listen und Ansichten
Die meisten Listen in ACEO Business, etwa Organisationen, Kontaktpersonen oder die Liste der Auftragspositionen in einem Auftrag, zeigen ihre Einträge in einer Ansicht. Die Ansicht legt fest, welche Einträge, welche Spalten und welche Sortierung Sie sehen. Diese Seite zeigt, wie Sie eine Ansicht wählen, eigene Ansichten anlegen, durch die Liste blättern und sie exportieren.
Aufbau einer Liste
- «Ansicht wählen» mit den kleinen Buttons daneben: Ansicht wechseln, eigene Ansicht erstellen, bevorzugte Ansicht speichern.
- «Suchen» grenzt die Liste auf passende Einträge ein, siehe Suche.
- «Exportieren» erstellt aus der Liste eine unformatierte Excel-Datei.
- Unter der Tabelle stehen die Anzahl Einträge, «Einträge pro Seite» und die Buttons zum Blättern.
Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie den Eintrag. Die Liste Aufträge hat keine Ansicht: Dort wählen Sie mit dem Filter «Status» und dem Button «Nur Archivierte Einträge», welche Aufträge Sie sehen, siehe Aufträge.
Ansicht wählen
- Öffnen Sie die Liste, zum Beispiel Beziehungen → Organisationen.
- Klicken Sie auf das Feld «Ansicht wählen» und wählen Sie die Ansicht aus.
ACEO Business lädt die Tabelle mit den Spalten und der Sortierung der gewählten Ansicht neu und zeigt wieder die erste Seite. Ein Suchbegriff im Feld «Suchen» bleibt bestehen.
In der geöffneten Auswahl sind die Ansichten für alle mit einem Globus gekennzeichnet; Ansichten ohne Globus sind Ihre persönlichen Ansichten. Ein Stern kennzeichnet Ihre bevorzugte Ansicht. Die Ansichten stehen nach ihrer Priorität geordnet, die kleinste Zahl zuoberst.
Archivierte Einträge anzeigen
In Listen mit Ansicht wählen Sie dafür die Ansicht «Standard Archiv Liste». Sie zeigt nur die archivierten Einträge, mit der Spalte «Archivierungsdatum». Mehr dazu steht in Archivieren, löschen und wiederherstellen.
Durch die Liste blättern
Eine Liste zeigt standardmässig 25 Einträge pro Seite. Unter der Tabelle steht links die Anzahl aller Einträge, zum Beispiel «3 Einträge». Rechts davon:
- Im Feld «Einträge pro Seite» wählen Sie 10, 25, 50 oder 100.
- «Seite 1 von 4» zeigt, wo Sie sich befinden.
- Mit den vier kleinen Buttons wechseln Sie zur ersten , vorherigen , nächsten oder letzten Seite .
Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste nicht. Die Sortierung kommt aus der Ansicht; eine andere Sortierung legen Sie mit einer eigenen Ansicht fest.
Liste exportieren
- Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht mit den Spalten, die die Datei enthalten soll.
- Optional: Grenzen Sie die Liste mit «Suchen» ein.
- Klicken Sie auf «Exportieren».
ACEO Business erstellt im Hintergrund eine unformatierte Excel-Datei mit den Spalten der gewählten Ansicht und allen Einträgen der Liste, über alle Seiten, mit Ihrem Suchbegriff. Beim Menüpunkt «Dokumente» zeigt ein Symbol, dass die Datei entsteht. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente».
Den Button «Exportieren» haben die Listen Organisationen, Kontaktpersonen, Zeiterfassung und Buchhaltungen sowie die Listen in den Tabs mit Ansicht, etwa die Auftragspositionen eines Auftrags. Die Liste Berichte und die Listen in den Einstellungen haben keinen. Exporte mit einer Vorlage, zum Beispiel der Aufträge oder des Journals, beschreibt Exportieren mit Vorlagen.
Persönliche Ansicht erstellen
Mit einer persönlichen Ansicht stellen Sie die Spalten und die Sortierung einer Liste für sich zusammen. Andere Mitarbeitende sehen sie nicht. Ansichten für alle legt Ihre Administration in den Einstellungen an, siehe Ansichten.
- Öffnen Sie die Liste, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.
- Klicken Sie neben «Ansicht wählen» auf «Ansicht erstellen» .
- Geben Sie im Feld «Name» einen Namen ein, zum Beispiel «Meine Kunden».
- Prüfen Sie die «Priorität». Sie ist mit 10 vorausgefüllt und bestimmt die Reihenfolge in «Ansicht wählen»: Ansichten mit einer kleineren Zahl stehen weiter oben.
- Optional: Ergänzen Sie eine «Beschreibung» oder eine «Benutzerdefinierte Id».
- Wählen Sie unter «Ansichtskonfiguration» im Feld «Spalten» nacheinander die Spalten aus. Die Liste zeigt sie in dieser Reihenfolge.
- Optional: Wählen Sie im Feld «Sortierung» die Spalten, nach denen sortiert wird. Ein Klick auf den Pfeil neben dem Spaltennamen stellt von aufsteigend auf absteigend um.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
ACEO Business lädt die Seite neu. Die neue Ansicht steht danach in «Ansicht wählen»; wählen Sie sie dort aus, um die Liste damit zu sehen.
Bevorzugte Ansicht speichern
Ihre bevorzugte Ansicht verwendet ACEO Business jedes Mal, wenn Sie die Liste öffnen. Sie gilt nur für Sie und nur für diese Liste.
- Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die gewünschte Ansicht aus.
- Klicken Sie auf «Als bevorzugte Ansicht speichern» .
ACEO Business lädt die Seite neu. In der geöffneten Auswahl «Ansicht wählen» ist die Ansicht jetzt mit einem Stern gekennzeichnet. Speichern Sie später eine andere Ansicht als bevorzugt, ersetzt sie die bisherige.
Persönliche Ansicht löschen
- Wählen Sie unter «Ansicht wählen» Ihre persönliche Ansicht aus.
- Klicken Sie auf «Aktuelle Ansicht löschen» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag unwiederruflich löschen?» mit «Ja».
ACEO Business lädt die Seite neu und zeigt die Liste in Ihrer bevorzugten Ansicht oder in der Standardansicht. «Aktuelle Ansicht löschen» erscheint nur bei Ihren persönlichen Ansichten; Ansichten für alle archiviert Ihre Administration in den Einstellungen.
So bestimmt ACEO Business die angezeigte Ansicht
Wenn Sie eine Liste öffnen, zeigt ACEO Business Ihre bevorzugte Ansicht dieser Liste. Haben Sie keine gespeichert, zeigt es die Ansicht für alle mit der kleinsten Priorität, meist die «Standard Liste». Eine neue persönliche Ansicht ändert daran nichts, auch wenn ihre Priorität kleiner ist: Sie erscheint nur weiter oben in «Ansicht wählen».
Beispiel: Ein Notar erstellt in den Organisationen die persönliche Ansicht «Meine Kunden» mit den Spalten «Id» und «Name», sortiert nach Name. Er speichert sie als bevorzugte Ansicht. Ab dann öffnet sich die Liste Organisationen für ihn mit «Meine Kunden»; seine Kolleginnen sehen weiterhin die «Benutzerdefinierte Organisations Liste».
Wenn etwas nicht klappt
«Keine Einträge gefunden»
Die gewählte Ansicht oder der Suchbegriff schliesst alle Einträge aus. Leeren Sie das Feld «Suchen» oder wählen Sie eine andere Ansicht, zum Beispiel «Standard Liste».
«Aktuelle Ansicht löschen» fehlt
Die gewählte Ansicht ist eine Ansicht für alle. Sie lässt sich hier nicht löschen; Ihre Administration verwaltet sie in den Einstellungen unter Ansichten.