Kontaktpersonen

Eine Kontaktperson ist in ACEO Business eine natürliche Person, mit der Ihr Unternehmen zu tun hat: eine Ansprechperson bei einer Klientin, ein Erbe, eine Lieferantin oder eine Ihrer eigenen Mitarbeitenden. Diese Seite zeigt, wie die Liste der Kontaktpersonen und eine einzelne Kontaktperson aufgebaut sind und wie Kontaktpersonen mit Organisationen und Mitarbeitenden zusammenhängen.

Voraussetzungen

Sie haben die Berechtigung «Kontaktpersonen Lesen». Ohne sie fehlt der Eintrag «Kontaktpersonen» in der Navigation unter «Beziehungen».
Welche Tabs einer Kontaktperson Sie sehen, hängt von weiteren Berechtigungen ab. Ein Tab ohne die passende Berechtigung wird nicht angezeigt.

Liste der Kontaktpersonen

Wenn Sie in der Navigation Beziehungen → Kontaktpersonen wählen, sehen Sie die Liste aller Kontaktpersonen. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Kontaktperson. Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts «Editieren» . Damit bearbeiten Sie die Kontaktperson direkt aus der Liste.

Liste der Kontaktpersonen mit der Ansicht «Benutzerdefinierte Personen Liste»

Unter «Ansicht wählen» wechseln Sie die Ansicht und damit die Spalten der Liste. Die archivierten Kontaktpersonen sehen Sie mit der Ansicht «Standard Archiv Liste». Eigene Ansichten legen Sie mit «Ansicht erstellen» an, wie in Listen und Ansichten beschrieben.
«Suchen» findet Kontaktpersonen nach dem eingegebenen Text, siehe Suche.
«Kontaktperson erstellen» erfasst eine neue Kontaktperson, siehe Kontaktperson erfassen und bearbeiten.
«Exportieren» erstellt aus der Liste in der gewählten Ansicht eine Excel-Datei. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente».

Aufbau einer Kontaktperson

Wenn Sie eine Kontaktperson öffnen, sehen Sie oben den Kopfbereich mit ihrem Vor- und Nachnamen und den Kenndaten «Id», «Externe Id», «Benutzerdefinierte Id», «Archiviert» und «Archivierungsdatum». Die Id vergibt ACEO Business beim Erfassen automatisch.

Rechts neben dem Namen steht «Mitarbeitende erstellen» , solange die Kontaktperson noch nicht als Mitarbeitende erfasst und nicht archiviert ist. Unter den Kenndaten finden Sie «Editieren» und «Archivieren» . Bei einer archivierten Kontaktperson steht dort nur «Wiederherstellen» . Beim Archivieren und Wiederherstellen fragt ACEO Business nach einer Bestätigung. Mehr dazu unter Archivieren, löschen und wiederherstellen.

Kontaktperson «Anna Muster», als Mitarbeitende erfasst, mit Kopfbereich, Tabs und dem Inhalt des Tabs «Details» (Ausschnitt, ohne eigene Felder)

Die Tabs einer Kontaktperson:

Tab	Inhalt	Wann angezeigt	Mehr dazu
«Details»	«Titel», «Vorname», «Nachname» und Ihre eigenen Felder, zum Beispiel die «Rechnungsadresse». Bei Mitarbeitenden zusätzlich die Karte «Mitarbeitende» mit «Eintrittsdatum», «Austrittsdatum» und «Benutzer»; die Karte nur mit der Berechtigung zum Anzeigen von Mitarbeitenden.	immer	Kontaktperson erfassen und bearbeiten, Mitarbeitende erfassen
«Organisationen»	Die Organisationen, mit denen die Kontaktperson verknüpft ist, mit ihrer Funktion in der Spalte «Bezeichnungen». Mit «Organisation zuweisen» verknüpfen Sie eine weitere.	mit der Berechtigung für die Verknüpfungen	Organisationen einer Kontaktperson
«Mitarbeitendenprofile»	Die Mitarbeitendenprofile der Mitarbeitenden: Abteilung oder Unternehmen, Profil und Stundensätze.	wenn die Kontaktperson als Mitarbeitende erfasst ist, die Mitarbeitende nicht archiviert ist und Sie die Berechtigung für die Mitarbeitendenprofile haben	Mitarbeitende erfassen

So hängen Kontaktpersonen mit anderen Bereichen zusammen

Organisationen: Eine Kontaktperson lässt sich mit beliebig vielen Organisationen verknüpfen, jeweils mit einer Bezeichnung für ihre Funktion, zum Beispiel «Geschäftsführerin» oder «Erbe». Die Verknüpfung sehen Sie in der Kontaktperson im Tab «Organisationen» und in der Organisation im Tab «Kontaktpersonen». Mehr dazu unter Organisationen.
Mitarbeitende und Benutzer: Ihre Angestellten sind Kontaktpersonen, die Sie als Mitarbeitende erfassen und mit ihrem Benutzer von ACEO Business verknüpfen. Erst mit dieser Verknüpfung erscheint für den Benutzer der Bereich «Zeiterfassung» in der Navigation, sofern er die Berechtigung «Zeiterfassung Lesen» hat.
Mitarbeitendenprofile: Über ein Mitarbeitendenprofil gehören Mitarbeitende zu einer Abteilung oder einem Unternehmen und erhalten ein Profil mit seinen Stundensätzen. Im Bereich «Zeiterfassung» stehen ihnen die Aufträge der Abteilungen zur Auswahl, für die sie ein aktives Mitarbeitendenprofil haben, dazu die Aufträge, in deren Tab «Profile» sie eingetragen sind.

Beispiel: Die Kanzlei stellt Anna Muster als Notariatsfachangestellte ein. Die Sekretärin erfasst sie als Kontaktperson, klickt auf «Mitarbeitende erstellen» und wählt im Feld «Benutzer» ihren Benutzer. Im Tab «Mitarbeitendenprofile» weist sie ihr die Abteilung «Notariat Muster» mit dem Profil «Dipl. Notariatsfachangestellte» zu. Ab dann kann Anna Muster im Bereich «Zeiterfassung» Zeit auf die Aufträge dieser Abteilung erfassen.

Wenn etwas nicht klappt

«Cannot archive person with assigned employee»

Die Kontaktperson ist als Mitarbeitende erfasst. Archivieren Sie zuerst in der Karte «Mitarbeitende» im Tab «Details» die Mitarbeitende, siehe Mitarbeitende erfassen. Danach lässt sich die Kontaktperson archivieren.

Seiten in diesem Kapitel

Kontaktperson erfassen und bearbeiten: eine neue Kontaktperson mit Name und Rechnungsadresse erfassen und ihre Angaben ändern
Organisationen einer Kontaktperson: eine Kontaktperson einer Organisation zuweisen, ihre Funktion als Bezeichnung festhalten und die Verknüpfung bearbeiten oder archivieren
Mitarbeitende erfassen: eine Kontaktperson als Mitarbeitende kennzeichnen, mit ihrem Benutzer verknüpfen und ihr Mitarbeitendenprofile mit Abteilung und Profil zuweisen