Mitarbeitende erfassen
Ihre Angestellten erfassen Sie in ACEO Business als Kontaktpersonen und kennzeichnen sie danach als Mitarbeitende. Dabei verknüpfen Sie die Mitarbeitende mit ihrem Benutzer, damit sie Zeit erfassen kann. Im Tab «Mitarbeitendenprofile» legen Sie fest, für welche Abteilung sie mit welchem Profil und welchen Stundensätzen arbeitet.
Voraussetzungen
- Die Person ist als Kontaktperson erfasst und nicht archiviert. Wie das geht, steht in Kontaktperson erfassen und bearbeiten.
- Sie haben die Berechtigung «Mitarbeitende Erstellen». Zum Ändern brauchen Sie «Mitarbeitende Ersetzen», sonst fehlt «Editieren» in der Karte «Mitarbeitende».
- Für den Tab «Mitarbeitendenprofile» haben Sie die Berechtigung «Mitarbeitendenprofile Lesen», zum Zuweisen «Mitarbeitendenprofile Erstellen». Ohne sie fehlt der Tab bzw. der Button «Mitarbeitende zuweisen».
- Die Abteilung ist als Organisation mit der Rolle «Abteilung» erfasst, siehe Organisation kennzeichnen. Das Profil ist in den Einstellungen unter Profile erfasst.
Kontaktperson als Mitarbeitende erfassen
- Öffnen Sie die Kontaktperson in der Liste der Kontaktpersonen.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Mitarbeitende erstellen» .
- Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein, zum Beispiel die Personalnummer.
- Optional: Wählen Sie das «Eintrittsdatum» und, falls bekannt, das «Austrittsdatum».
- Wählen Sie im Feld «Benutzer» den Benutzer der Mitarbeitenden aus.
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business lädt die Kontaktperson neu. Im Tab «Details» steht jetzt die Karte «Mitarbeitende», und der Tab «Mitarbeitendenprofile» erscheint. «Mitarbeitende erstellen» ist ausgeblendet, weil eine Kontaktperson nur einmal Mitarbeitende sein kann.
Im Feld «Benutzer» stehen nur Benutzer zur Auswahl, die noch mit keinen Mitarbeitenden verknüpft sind. Ohne Auswahl bleibt «– Keine –». Erst mit der Verknüpfung erscheint für den Benutzer der Bereich «Zeiterfassung» in der Navigation, sofern er die Berechtigung «Zeiterfassung Lesen» hat. Die Benutzer selbst verwalten Sie unter Benutzer.
Angaben der Mitarbeitenden ändern
- Klicken Sie im Tab «Details» in der Karte «Mitarbeitende» auf «Editieren» .
- Ändern Sie die Angaben, zum Beispiel das «Austrittsdatum».
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business speichert die Änderungen und lädt den Tab neu.
Mitarbeitende archivieren und wiederherstellen
Verlässt eine Mitarbeitende das Unternehmen, archivieren Sie sie in der Karte «Mitarbeitende» mit «Archivieren» und bestätigen die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja». Dafür brauchen Sie die Berechtigung «Mitarbeitende Löschen».
ACEO Business archiviert dabei auch alle Mitarbeitendenprofile der Mitarbeitenden. Danach zeigt die Karte «Archiviert» «Ja» und das «Archivierungsdatum», der Tab «Mitarbeitendenprofile» ist ausgeblendet. Statt «Editieren» und «Archivieren» steht in der Karte nur noch «Wiederherstellen» , mit der Berechtigung «Mitarbeitende Wiederherstellen». Damit ist die Mitarbeitende wieder aktiv. Ihre Mitarbeitendenprofile bleiben archiviert: Stellen Sie die benötigten im Tab «Mitarbeitendenprofile» einzeln wieder her, wie unten beschrieben.
Eine Kontaktperson, die als Mitarbeitende erfasst ist, lässt sich erst archivieren, wenn die Mitarbeitende archiviert ist.
Mitarbeitendenprofil zuweisen
Ein Mitarbeitendenprofil verbindet die Mitarbeitende mit genau einer Abteilung oder einem Unternehmen und mit einem Profil, zum Beispiel «Dipl. Notariatsfachangestellte». Arbeitet sie für mehrere Abteilungen oder mit mehreren Profilen, weisen Sie ihr mehrere Mitarbeitendenprofile zu.
- Öffnen Sie die Kontaktperson und wechseln Sie in den Tab «Mitarbeitendenprofile».
- Klicken Sie auf «Mitarbeitende zuweisen».
- Wählen Sie im Feld «Abteilung» die Abteilung aus. Das Feld «Unternehmen» ist danach gesperrt.
- Wählen Sie im Feld «Profil» das Profil aus.
- Optional: Geben Sie eine «Beschreibung» ein und füllen Sie die weiteren Felder aus, zum Beispiel «Beschäftigungsgrad» und «Datum von».
- Speichern Sie mit «Speichern».
Das Mitarbeitendenprofil erscheint in der Liste des Tabs. Die Spalte «Status» zeigt «Aktiviert», «Bevorstehend», solange «Datum von» in der Zukunft liegt, und «Abgelaufen», sobald «Datum bis» vorbei ist. Das Suchfeld durchsucht die Beschreibung und die Namen von Abteilung und Unternehmen.
Lassen Sie die Stundensätze und den «Monatslohn» leer, gelten die Werte des Profils aus den Einstellungen. Tragen Sie nur ein, was für diese Mitarbeitende abweicht. Wie ACEO Business aus Profil, Mitarbeitendenprofil, Auftrag und Zeiterfassungseintrag den Stundenansatz bestimmt, steht unter So bestimmt ACEO Business den Stundenansatz.
Für Aufträge und die Zeiterfassung zählen nur Mitarbeitendenprofile mit einer Abteilung. Im Bereich «Zeiterfassung» stehen der Mitarbeitenden die Aufträge der Abteilungen zur Auswahl, für die sie ein aktives Mitarbeitendenprofil hat. Ist eine Organisation zugleich Unternehmen und Abteilung, erfassen Sie für die Abteilung ein eigenes Mitarbeitendenprofil.
Mitarbeitendenprofil bearbeiten
- Fahren Sie im Tab «Mitarbeitendenprofile» mit der Maus über das Mitarbeitendenprofil und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» .
- Ändern Sie die Angaben, zum Beispiel den «Stundensatz Extern».
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business speichert die Änderungen und lädt die Liste neu. Der Titel des Dialogs ist die «Beschreibung» des Mitarbeitendenprofils, ohne Beschreibung «Editieren». Abteilung bzw. Unternehmen und Profil lassen sich nicht mehr ändern: Archivieren Sie das Mitarbeitendenprofil und weisen Sie ein neues zu.
Ist ein Stundensatz leer, gilt der Stundensatz des Profils. Ändert sich das Profil, ändert sich dieser Stundensatz mit. Das gilt auch, wenn Sie genau den Stundensatz des Profils eingeben: ACEO Business speichert dann keinen eigenen Wert, und das Feld ist beim nächsten Öffnen wieder leer.
Mitarbeitendenprofil archivieren und wiederherstellen
Ein Mitarbeitendenprofil, das nicht mehr gilt, archivieren Sie im Tab «Mitarbeitendenprofile»: Fahren Sie mit der Maus über die Zeile, klicken Sie rechts auf «Archivieren» und bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja».
Archivierte Mitarbeitendenprofile sehen Sie, wenn Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Archiv Liste» wählen. Dort steht in der Zeile nur «Wiederherstellen» ; nach der Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wiederherstellen?» ist das Mitarbeitendenprofil wieder aktiv. Zum Archivieren brauchen Sie die Berechtigung «Mitarbeitendenprofile Löschen», zum Wiederherstellen «Mitarbeitendenprofile Wiederherstellen».
Soll ein Mitarbeitendenprofil nur ab einem bestimmten Tag nicht mehr gelten, tragen Sie stattdessen das «Datum bis» ein. Es bleibt dann mit dem Status «Abgelaufen» in der Liste.
Wenn etwas nicht klappt
Der Button «Mitarbeitende erstellen» fehlt
Die Kontaktperson ist bereits als Mitarbeitende erfasst, auch wenn diese archiviert ist, oder die Kontaktperson selbst ist archiviert. Eine archivierte Mitarbeitende stellen Sie in der Karte «Mitarbeitende» mit «Wiederherstellen» wieder her.
Der Tab «Mitarbeitendenprofile» fehlt
Die Kontaktperson ist nicht als Mitarbeitende erfasst, die Mitarbeitende ist archiviert, oder Ihnen fehlt die Berechtigung «Mitarbeitendenprofile Lesen».
Der Benutzer fehlt in der Liste «Benutzer»
Der Benutzer ist bereits mit einer anderen Mitarbeitenden verknüpft. Entfernen Sie dort die Verknüpfung, indem Sie im Feld «Benutzer» «– Keine –» wählen.
«Either business or division must be specified (but not both)»
Beim Zuweisen ist weder eine «Abteilung» noch ein «Unternehmen» gewählt. Wählen Sie eines der beiden aus und speichern Sie erneut.
«EntryDate must be prior to ExitDate»
Das «Austrittsdatum» liegt vor dem «Eintrittsdatum». Korrigieren Sie eines der beiden Daten. Dasselbe gilt im Mitarbeitendenprofil für «Datum von» und «Datum bis» (Meldung «DateFrom must be prior to DateTo»).