Zeiterfassungseintrag erfassen und bearbeiten
Jede Zeit, die Sie für einen Auftrag arbeiten, erfassen Sie in ACEO Business als Zeiterfassungseintrag auf einer Auftragsposition. Den Dialog «Zeit erfassen» öffnen Sie im Auftrag, in der Auftragsposition oder in der Liste Zeiterfassung. Auf dieser Seite erfassen Sie einen Eintrag, passen seinen Betrag an, ergänzen Auslagen und bearbeiten oder löschen ihn später.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Zeiterfassung Erstellen». Ohne sie fehlt der Button «Zeit erfassen».
- Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Zeiterfassung Ersetzen», zum Löschen «Zeiterfassung Löschen». Ohne sie erscheint beim Darüberfahren über einen Eintrag kein «Editieren» bzw. «Löschen».
- Die Mitarbeitende, für die Sie Zeit erfassen, hat ein Mitarbeitendenprofil in der Abteilung des Auftrags oder ist im Auftrag im Tab «Profile» persönlich eingetragen. Wie das geht, steht in Mitarbeitende erfassen und Stundenansatz im Auftrag anpassen.
- Der Auftrag ist nicht abgeschlossen (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).
- Für Auslagen ist in Einstellungen → Auslagen Kategorien mindestens eine Kategorie erfasst (siehe Auslagen Kategorien).
Was ein Zeiterfassungseintrag ist und wie die Liste «Zeiterfassung» aufgebaut ist, steht in Zeiterfassung.
Zeit im Auftrag oder in der Auftragsposition erfassen
Im Auftrag wählen Sie die Position und die Mitarbeitende. So erfassen Sie auch Zeit für andere, zum Beispiel für eine Kollegin, die ihre Zeit auf Papier notiert hat.
- Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Zeiterfassung».
- Klicken Sie auf «Zeit erfassen» .
- Wählen Sie im Feld «Auftragsposition» die Position aus.
- Wählen Sie im Feld «Mitarbeitende» die Person aus. Vorgegeben sind Sie selbst.
- Prüfen Sie das «Profil» und füllen Sie «Datum», «Dauer» und «Tätigkeit» aus.
- Optional: Fügen Sie unter «Auslagen» mit dem Plus eine oder mehrere Auslagen hinzu (siehe Auslagen zum Eintrag erfassen).
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Zur Auswahl bei «Mitarbeitende» stehen alle, die ein Mitarbeitendenprofil in der Abteilung des Auftrags haben oder im Auftrag persönlich eingetragen sind. Wählen Sie eine andere Person, wählt ACEO Business ihr erstes passendes Profil und dessen Stundensätze.
Denselben Dialog öffnen Sie mit «Zeit erfassen» im Kopfbereich des Auftrags. Der Button erscheint nur bei einem offenen Auftrag, der nicht archiviert ist.
In einer Auftragsposition erfassen Sie die Zeit mit «Zeit erfassen» im Kopfbereich oder im Tab «Zeiterfassung» der Position. Der Dialog hat dann kein Feld «Auftragsposition»: Die Zeit gehört immer zu dieser Position.
Zeit in der Liste «Zeiterfassung» erfassen
In der Liste Leistungen → Zeiterfassung erfassen Sie Ihre eigene Zeit. Sie wählen dort zuerst den Auftrag, dann die Position.
- Öffnen Sie Leistungen → Zeiterfassung und klicken Sie auf «Zeit erfassen» .
- Wählen Sie im Feld «Auftrag» den Auftrag aus. Haben Sie nur Zugriff auf einen Auftrag, ist er bereits gewählt.
- Wählen Sie im Feld «Auftragsposition» die Position aus.
- Prüfen Sie das «Profil». ACEO Business wählt das erste passende Profil und füllt «Stundensatz Extern» und «Stundensatz Intern» damit.
- Prüfen Sie das «Datum» und geben Sie bei «Dauer» die Stunden und Minuten ein.
- Geben Sie im Feld «Tätigkeit» ein, was Sie getan haben.
- Optional: Ergänzen Sie «Beschreibung» und «Benutzerdefinierte Id».
- Optional: Fügen Sie unter «Auslagen» mit dem Plus eine oder mehrere Auslagen hinzu (siehe Auslagen zum Eintrag erfassen).
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Das «Datum» ist mit dem heutigen Tag vorbelegt. Bei «Dauer» können Sie die Stunden auch mit Dezimalstellen eingeben: 1.5 Stunden wird zu 1 Std. 30 Min.; 90 Minuten werden zu 1 Std. 30 Min. Die Felder «Auftragsposition» und «Profil» sind gesperrt, bis Sie einen Auftrag gewählt haben.
Der Eintrag erscheint in der Liste mit dem Status «Offen». Er gehört immer Ihnen: Ein Feld «Mitarbeitende» gibt es in der Liste «Zeiterfassung» nicht.
Betrag über die Verrechenbarkeit anpassen
ACEO Business rechnet aus der Dauer und dem «Stundensatz Extern» den Betrag aus und zeigt ihn bei «Verrechenbarkeit» rechts im Feld mit «CHF». Links steht der Prozentsatz, vorgegeben sind 100 %. Soll die Zeit einen bestimmten Betrag ergeben, geben Sie diesen Betrag direkt ein.
- Füllen Sie im Dialog «Zeit erfassen» die «Dauer» und den «Stundensatz Extern» aus.
- Geben Sie bei «Verrechenbarkeit» im Feld mit «CHF» den gewünschten Betrag ein. ACEO Business rechnet den Prozentsatz neu.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Umgekehrt rechnet ACEO Business den Betrag neu, wenn Sie den Prozentsatz, die Dauer oder den «Stundensatz Extern» ändern. Mit 0 % verrechnen Sie die Zeit gar nicht, Werte über 100 % sind möglich.
Beispiel: Anna Muster erfasst 1 Std. 30 Min. zu CHF 160.00. Der Betrag ist CHF 240.00. Mit der Klientschaft ist für die Besprechung ein Betrag von CHF 200.00 vereinbart. Sie gibt 200.00 im Feld mit «CHF» ein, und die Verrechenbarkeit wird 83.333 %.
Hat die Auftragsposition selbst eine Verrechenbarkeit unter 100 %, verringert ACEO Business den Betrag des Eintrags beim Speichern zusätzlich um diesen Prozentsatz. Der Betrag im Dialog berücksichtigt das nicht. Mehr dazu steht in Verrechenbarkeit.
Auslagen zum Eintrag erfassen
Im Dialog «Zeit erfassen» erfassen Sie zusammen mit der Zeit eine oder mehrere Auslagen, zum Beispiel Porti, auf dieselbe Auftragsposition.
- Klicken Sie im Dialog «Zeit erfassen» unter «Auslagen» auf das Plus . Ein Block für eine Auslage erscheint.
- Wählen Sie im Block die «Kategorie» aus.
- Geben Sie den «Betrag» ein. Optional: Ergänzen Sie die «Beschreibung».
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Die Auslagen erhalten das Datum des Zeiterfassungseintrags. Einen Block entfernen Sie vor dem Speichern mit dem Kreuz-Symbol im Block (der Button hat keinen Tooltip). Nach dem Speichern bearbeiten Sie die Auslagen im Tab «Auslagen» der Auftragsposition, wie in Auslagen erfassen und bearbeiten beschrieben. Beim Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags gibt es den Bereich «Auslagen» nicht.
Zeiterfassungseintrag bearbeiten
Einen Eintrag bearbeiten Sie dort, wo Sie ihn sehen: in der Liste «Zeiterfassung», im Tab «Zeiterfassung» des Auftrags oder der Auftragsposition.
- Öffnen Sie den Tab «Zeiterfassung» des Auftrags.
- Fahren Sie mit der Maus über den Eintrag und klicken Sie auf «Editieren» .
- Ändern Sie die Felder, zum Beispiel das «Profil».
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Im Auftrag und in der Auftragsposition heisst der Dialog «Zeiterfassung». In der Liste «Zeiterfassung» hat er zusätzlich das Feld «Auftrag»; «Mitarbeitende» ist dort gesperrt, der Eintrag bleibt Ihrer.
Mitarbeitende und Profil ändern
Bei einem offenen Eintrag können Sie die Mitarbeitende und das Profil ändern, zum Beispiel wenn die Zeit unter dem falschen Profil erfasst wurde. Zur Auswahl stehen nur Mitarbeitende und Profile, die zum Auftrag passen. Wählen Sie eine andere Mitarbeitende, wählen Sie das Profil neu aus.
Wählen Sie ein anderes Profil, füllt ACEO Business «Stundensatz Extern» und «Stundensatz Intern» mit den Stundensätzen dieses Profils für den Auftrag neu. Prüfen Sie die Stundensätze vor dem Speichern.
Verrechnete Einträge
Ist ein Eintrag «Teilweise verrechnet» oder «Verrechnet», sind «Auftrag», «Auftragsposition», «Mitarbeitende», «Profil», «Dauer», «Stundensatz Extern» und «Verrechenbarkeit» gesperrt. «Datum», «Tätigkeit», «Beschreibung», «Benutzerdefinierte Id» und «Stundensatz Intern» können Sie weiterhin ändern. Ist der Auftrag abgeschlossen, zeigt der Dialog den Eintrag nur an.
Zeiterfassungseintrag löschen
Löschen können Sie einen Eintrag nur im Tab «Zeiterfassung» des Auftrags oder der Auftragsposition, solange er «Offen» ist und der Auftrag nicht abgeschlossen ist. Sonst fehlt «Löschen».
- Öffnen Sie den Tab «Zeiterfassung» des Auftrags.
- Fahren Sie mit der Maus über den Eintrag und klicken Sie auf «Löschen» .
- Bestätigen Sie die Frage mit «Ja».
Der Eintrag verschwindet aus der Liste. Bei einer Position «Nach Zeitaufwand» sinkt ihr Betrag um den Betrag des Eintrags.
Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| «Auftrag» | Nur in der Liste «Zeiterfassung». Pflichtfeld. Zur Auswahl stehen die Aufträge der Abteilungen, in denen Sie ein Mitarbeitendenprofil haben, und die Aufträge, in denen Sie persönlich eingetragen sind. |
| «Auftragsposition» | Pflichtfeld. Die Position, auf die die Zeit verrechnet wird. Hat der Auftrag nur eine Position, ist sie vorgewählt. Fehlt in der Auftragsposition. |
| «Mitarbeitende» | Nur im Auftrag und in der Auftragsposition. Pflichtfeld, vorgegeben sind Sie selbst. |
| «Profil» | Pflichtfeld. Bestimmt die vorgeschlagenen Stundensätze. |
| «Datum» | Pflichtfeld, vorgegeben ist heute. |
| «Dauer» | Pflichtfeld, Stunden und Minuten, mindestens 1 Minute. |
| «Tätigkeit» | Pflichtfeld. Kurzer Text, was Sie getan haben. |
| «Beschreibung» | Freier Text, höchstens 750 Zeichen. |
| «Benutzerdefinierte Id» | Ihre eigene Nummer für den Eintrag, höchstens 100 Zeichen. Sie muss eindeutig sein. |
| «Stundensatz Extern» | Stundensatz für die Klientschaft in CHF, vom Profil vorgeschlagen. Daraus ergibt sich der Betrag. |
| «Stundensatz Intern» | Interner Stundensatz in CHF, vom Profil vorgeschlagen. Er ändert den Betrag nicht. |
| «Verrechenbarkeit» | Pflichtfeld. Prozentsatz (vorgegeben 100) und der daraus berechnete Betrag in CHF, siehe Betrag über die Verrechenbarkeit anpassen. |
| «Auslagen» | Nur beim Erfassen. Pro Auslage «Kategorie» (Pflichtfeld), «Beschreibung» und «Betrag» (Pflichtfeld). |
Haben Sie einen Stundensatz von Hand geändert, überschreibt ihn ein anderes Profil beim Erfassen nicht mehr. Leeren Sie das Feld, damit es wieder den Satz des Profils übernimmt.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer, zum Beispiel «Tätigkeit» oder «Profil». Füllen Sie alle Felder mit Stern aus und speichern Sie erneut.
Im Feld «Profil» steht nichts zur Auswahl
Die Mitarbeitende hat in der Abteilung des Auftrags kein Mitarbeitendenprofil und ist im Auftrag nicht persönlich eingetragen. Weisen Sie ihr ein Mitarbeitendenprofil zu (siehe Mitarbeitende erfassen) oder tragen Sie sie im Auftrag im Tab «Profile» ein.
Der Button «Zeit erfassen» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung «Zeiterfassung Erstellen». Im Kopfbereich des Auftrags fehlt der Button zudem, wenn der Auftrag abgeschlossen oder archiviert ist. Wenden Sie sich an die Person, die bei Ihnen die Rollen verwaltet, oder öffnen Sie den Auftrag wieder.
«duration must be specified»
Im Feld «Dauer» stehen 0 Stunden und 0 Minuten. Geben Sie die Dauer ein und speichern Sie erneut.
«OrderPosition not found or Order is complete»
Der Auftrag ist abgeschlossen. Das geschieht, wenn Sie in der Liste «Zeiterfassung» einen abgeschlossenen Auftrag wählen oder im Tab «Zeiterfassung» eines abgeschlossenen Auftrags Zeit erfassen. Eröffnen Sie den Auftrag zuerst wieder (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).
«Target position not found or Order is complete»
Sie haben beim Bearbeiten eines Eintrags eine Auftragsposition eines abgeschlossenen Auftrags gewählt. Wählen Sie eine Position eines offenen Auftrags, oder eröffnen Sie den Auftrag zuerst wieder.