Auslagen erfassen und bearbeiten
Auslagen sind Kosten, die Ihnen für einen Auftrag entstehen und die Sie Ihrer Klientschaft weiterverrechnen, z. B. Porti, Kopien oder Reisespesen. Sie erfassen sie auf einer Auftragsposition im Tab «Auslagen» oder direkt beim Erfassen der Zeit. Die Auslagen zählen zum Betrag der Position und werden mit ihr verrechnet.
Voraussetzungen
- In Einstellungen → Auslagen Kategorien ist mindestens eine Kategorie erfasst. Wie das geht, steht in Auslagen Kategorien.
- Sie haben die Berechtigung zum Anzeigen von Auslagen. Ohne sie fehlt der Tab «Auslagen» in der Auftragsposition.
- Zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen brauchen Sie die entsprechende Berechtigung für Auslagen. Ohne sie fehlen die Buttons «Auslagen erstellen», «Editieren» bzw. «Löschen». Für Auslagen im Dialog «Zeit erfassen» brauchen Sie die Berechtigung zum Erfassen von Zeit.
- Der Auftrag ist nicht abgeschlossen (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).
Auslage im Tab «Auslagen» erfassen
- Öffnen Sie den Auftrag, wechseln Sie in den Tab «Auftragpositionen» und klicken Sie auf die Position.
- Wechseln Sie in den Tab «Auslagen».
- Klicken Sie auf «Auslagen erstellen» .
- Wählen Sie im Feld «Kategorie» die Kategorie aus.
- Geben Sie im Feld «Betrag» den Betrag in CHF ein.
- Optional: Ergänzen Sie «Beschreibung», «Datum» und «Benutzerdefinierte Id».
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Die Auslage erscheint in der Liste mit dem Status «Offen». Ihr Betrag zählt ab sofort zum «Total Betrag» der Position.
Ist die Position bereits «Verrechnet», fehlt der Button «Auslagen erstellen». Erfassen Sie die Auslage dann auf einer anderen Position des Auftrags.
Auslage beim Erfassen der Zeit hinzufügen
Im Dialog «Zeit erfassen» können Sie zusammen mit der Zeit eine oder mehrere Auslagen auf dieselbe Auftragsposition erfassen. Den Dialog öffnen Sie im Bereich Zeiterfassung, im Kopfbereich eines Auftrags oder einer Auftragsposition mit «Zeit erfassen».
- Öffnen Sie den Dialog «Zeit erfassen» und erfassen Sie die Zeit wie gewohnt (siehe Zeiterfassungseintrag erfassen und bearbeiten).
- Scrollen Sie im Dialog nach unten zum Bereich «Auslagen».
- Klicken Sie unter «Auslagen» auf das Plus . Ein Block für eine Auslage erscheint.
- Wählen Sie im Block die «Kategorie» aus und geben Sie den «Betrag» ein. Optional: Ergänzen Sie die «Beschreibung».
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Jede weitere Auslage fügen Sie mit einem weiteren Klick auf das Plus hinzu. Einen Block entfernen Sie vor dem Speichern mit dem Kreuz-Symbol oben rechts im Block (der Button hat keinen Tooltip).
Die Auslagen erhalten das Datum des Zeiterfassungseintrags. Sie erscheinen danach im Tab «Auslagen» der Auftragsposition und werden dort bearbeitet. Beim Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags gibt es den Bereich «Auslagen» nicht. Löschen Sie den Zeiterfassungseintrag, bleiben seine Auslagen auf der Position bestehen.
Auslage bearbeiten
- Öffnen Sie die Auftragsposition und wechseln Sie in den Tab «Auslagen».
- Fahren Sie mit der Maus über die Auslage und klicken Sie auf «Editieren» .
- Passen Sie im Dialog «Auslage editieren» die Felder an.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Ist die Auslage bereits ganz oder teilweise verrechnet, ist das Feld «Betrag» gesperrt. «Kategorie», «Beschreibung», «Datum» und «Benutzerdefinierte Id» können Sie weiterhin ändern. Ist der Auftrag abgeschlossen, zeigt der Dialog die Angaben nur an.
Auslage löschen
Eine Auslage können Sie nur löschen, solange sie im Status «Offen» ist und der Auftrag nicht abgeschlossen ist. Sonst fehlt der Button «Löschen».
- Öffnen Sie die Auftragsposition und wechseln Sie in den Tab «Auslagen».
- Fahren Sie mit der Maus über die Auslage und klicken Sie auf «Löschen» .
- Bestätigen Sie die Frage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag unwiederruflich löschen?» mit «Ja».
Die Auslage verschwindet aus der Liste, und der Betrag der Position sinkt um ihren Betrag.
Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| «Kategorie» | Pflichtfeld. Zur Auswahl stehen die Kategorien aus Einstellungen → Auslagen Kategorien. |
| «Beschreibung» | Freier Text, höchstens 750 Zeichen, z. B. wofür die Kosten angefallen sind. |
| «Betrag» | Pflichtfeld, Betrag in CHF, grösser als 0. Gesperrt, sobald die Auslage ganz oder teilweise verrechnet ist. |
| «Datum» | Datum, an dem die Kosten angefallen sind. Es bestimmt, in welcher Periode die Auslage in Berichten und bei der Rechnungsstellung berücksichtigt wird. Ohne Datum gilt das «Datum» der Auftragsposition. |
| «Benutzerdefinierte Id» | Ihre eigene Nummer für die Auslage, höchstens 100 Zeichen. Sie muss eindeutig sein. |
Die Liste im Tab «Auslagen» zeigt pro Auslage «Id», «Kategorie», «Beschreibung», «Datum», «Betrag» und «Status». Der Status ist «Offen», «Teilweise verrechnet» oder «Verrechnet». Die neuesten Auslagen stehen oben.
Auslagen zählen mit ihrem vollen Betrag zur Position. «Verrechenbarkeit» und «Rabatt» der Position reduzieren sie nicht (siehe Verrechenbarkeit).
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Im Dialog «Auslagen erstellen» oder «Auslage editieren» ist «Kategorie» oder «Betrag» leer. Füllen Sie beide Felder aus und speichern Sie erneut.
Die Auswahl im Feld «Kategorie» ist leer
Für Ihre Organisation ist noch keine Auslagen-Kategorie erfasst. Erfassen Sie zuerst eine Kategorie in Einstellungen → Auslagen Kategorien.
Der Button «Auslagen erstellen» fehlt
Die Position ist bereits «Verrechnet», oder Ihnen fehlt die Berechtigung zum Erfassen von Auslagen. Erfassen Sie die Auslage auf einer anderen Position, oder wenden Sie sich an Ihre Administration.
«OrderPosition not found or invalid State»
Der Auftrag ist abgeschlossen. In einem abgeschlossenen Auftrag lassen sich keine Auslagen erfassen. Eröffnen Sie den Auftrag zuerst wieder (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).
Ein Auslagen-Block im Dialog «Zeit erfassen» lässt sich nicht speichern
Ein Auslagen-Block ist leer: «Kategorie» oder «Betrag» fehlt. ACEO Business lehnt das Speichern mit einer Meldung zum fehlenden Feld ab. Füllen Sie den Block aus oder entfernen Sie ihn und speichern Sie erneut.