Art der Abrechnung
Das Feld «Art der Abrechnung» einer Auftragsposition legt fest, wie ACEO Business ihren Betrag berechnet: als fixen «Preis», «Nach Wert» aus einem Tarif oder «Nach Zeitaufwand» aus der erfassten Zeit. Damit bilden Sie die Abrechnungsvorschriften ab, die für Ihre Leistungen gelten (zum Beispiel für eine notariats- oder anwaltsgerechte Abrechnung die Verordnung über die Notariatsgebühren (GebVN) oder die Verordnung über die Bemessung des Parteikostenersatzes (PKV) im Kanton Bern).
Die drei Arten im Überblick
| Art der Abrechnung | Betrag der Position | Felder | Typisch für |
|---|---|---|---|
| «Preis» | der fixe Preis | «Preis» | Leistungen mit festem Betrag, z. B. eine Beglaubigung |
| «Nach Wert» | eine Gebühr innerhalb der Grenzen eines Tarifs | «Berechnung», «Wert», «Preis» | Gebühren nach Geschäfts- oder Vertragswert, z. B. ein Kaufvertrag |
| «Nach Zeitaufwand» | die Summe der erfassten Zeit, optional mit Mindest- und Höchstbetrag | «Min», «Max» | Beratungen und Gebühren nach Zeitaufwand |
Für alle drei Arten gilt:
- Den Betrag rechnet ACEO Business zuerst mit der Verrechenbarkeit der Position um, zieht dann den «Rabatt» ab (höchstens bis 0) und zählt zuletzt die Auslagen dazu.
- Zeit können Sie auf jede Position erfassen. Nur bei «Nach Zeitaufwand» bestimmt sie den Betrag; bei «Preis» und «Nach Wert» dient sie Ihrer Übersicht.
- Für Positionen, die Sie oft brauchen, legen Sie Auftragspositionsvorlagen mit der passenden Art der Abrechnung an.
Preis (Fixpreis)
Mit «Preis» erfassen Sie im Feld «Preis» einen fixen Betrag in CHF. Er ändert sich nicht, egal wie viel Zeit Sie auf die Position erfassen. Das eignet sich für Leistungen, deren Betrag von vornherein feststeht.
Kennen Sie den Preis beim Erfassen noch nicht, lassen Sie das Feld leer. Die Position erhält dann den Status «Entwurf», bis Sie den Preis nachtragen (siehe Status einer Auftragsposition).
Beispiel: Sie erstellen für einen Klienten eine Beglaubigung und verrechnen dafür CHF 25.00 (gemäss Art. 27 GebVN, Kanton Bern). Sie erfassen eine Position «Beglaubigung» mit «Preis» und dem Preis CHF 25.00. Im Tab «Details» der Position steht als «Total Betrag» CHF 25.00.
Nach Wert
«Nach Wert» verwenden Sie für Leistungen, deren Gebühr von einer Bemessungsgrundlage abhängt, z. B. vom Kaufpreis einer Liegenschaft. ACEO Business berechnet aus dem Tarif und dem Wert die minimale und die maximale Gebühr. Den Preis wählen Sie innerhalb dieser Grenzen.
So arbeiten die Felder zusammen:
- Im Feld «Berechnung» wählen Sie den Tarif, zum Beispiel «Anhang 1 (GebVN Kanton Bern)».
- Im Feld «Wert» geben Sie die Bemessungsgrundlage in CHF ein, z. B. den Kaufpreis.
- Sobald Tarif und Wert erfasst sind, zeigt der Bereich «Preis» die minimale und die maximale Gebühr. ACEO Business setzt den Preis auf den Mittelwert (Mitteltarif). Mit dem Schieberegler oder im Betragsfeld passen Sie ihn an. Ein Betrag ausserhalb der Grenzen wird auf die Grenze gesetzt.
- Das Info-Symbol beim Label «Preis» zeigt die «Abweichung vom Mittelwert» in CHF und die «Abweichung in Prozent». Mit dem kreisförmigen Pfeil beim Label setzen Sie den Preis wieder auf den Mittelwert.
Eine Begründung für eine Abweichung vom Mittelwert halten Sie im Feld «Beschreibung» fest, z. B. «gemäss Art. 6a Abs. 1 lit. c GebVN».
Beim Erfassen ist nur «Berechnung» Pflicht. Ohne Wert erhält die Position den Status «Entwurf». Beim Bearbeiten sind «Berechnung», «Wert» und «Preis» Pflichtfelder.
Beispiel: Eine Notarin beurkundet den Verkauf einer Liegenschaft für CHF 850’000.00. Sie erfasst die Position «Kaufvertrag Seestrasse» mit «Nach Wert», der Berechnung «Anhang 1 (GebVN Kanton Bern)» und dem Wert CHF 850’000.00. ACEO Business zeigt die Grenzen des Tarifs, CHF 2’600.00 und CHF 4’050.00, und schlägt den Mittelwert CHF 3’325.00 als Preis vor. Weil das Geschäft besonders aufwendig war, schiebt sie den Preis nach oben und notiert die Begründung in «Beschreibung».
Nach Zeitaufwand
«Nach Zeitaufwand» ist beim Erfassen vorausgewählt. Der Betrag der Position ist die Summe der Zeiterfassungseinträge, die auf ihr erfasst sind. Jeder Eintrag ergibt sich aus Dauer, Stundensatz und Verrechenbarkeit.
Mit den Feldern «Min» und «Max» begrenzen Sie den Betrag nach unten und nach oben. Beide sind freiwillig.
Damit die Zeit einen Betrag ergibt, braucht es einen Stundensatz. ACEO Business übernimmt ihn aus dem Profil, mit dem Sie die Zeit erfassen (siehe So bestimmt ACEO Business den Stundenansatz).
Beispiel: Sie verurkunden einen Vorsorgeauftrag. Die Position «Vorsorgeauftrag Anna Beispiel» hat «Nach Zeitaufwand» und im Feld «Min» CHF 300.00 (Mindestgebühr gemäss Art. 8a GebVN). Sie erfassen 45 Minuten zu CHF 250.00 pro Stunde, also CHF 187.50. Der «Total Betrag» der Position ist trotzdem CHF 300.00. Erfassen Sie insgesamt zwei Stunden (CHF 500.00), ist er CHF 500.00.
Eine Position «Nach Zeitaufwand» hat nie den Status «Entwurf». Wie sich ein Mindestbetrag in Berichten und bei der Rechnungsstellung verhält, steht unter Auftragsposition erfassen und bearbeiten im Abschnitt «Felder».
Art der Abrechnung ändern
Solange eine Position im Status «Entwurf» oder «Offen» ist, können Sie die Art der Abrechnung im Dialog der Position ändern. ACEO Business behält beim Speichern nur die Felder der neuen Art; die Werte der bisherigen Art (z. B. «Min» und «Max») werden gelöscht.
Ist die Position «Teilweise verrechnet» oder «Verrechnet», ist das Feld «Art der Abrechnung» gesperrt.