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Auftragspositionsvorlagen

Mit Auftragspositionsvorlagen legen Sie Leistungen, die Sie oft erfassen, einmal fest: Name, Art der Abrechnung, Beträge, Rechnungspositionstext und Kontonummer. Beim Erfassen einer Auftragsposition wählen Sie die Vorlage im Feld «Vorlage», und ACEO Business füllt die Felder damit aus. Die Vorlagen verwalten Sie im Tab «Auftragspositionsvorlagen» der Einstellungen.

Voraussetzungen

  • Das Modul «Aufträge» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlt der Tab «Auftragspositionsvorlagen».
  • Sie haben die Berechtigung «Auftragspositionsvorlagen Lesen». Ohne sie fehlt der Tab.
  • Zum Erstellen brauchen Sie zusätzlich «Auftragspositionsvorlagen Erstellen», zum Bearbeiten «Auftragspositionsvorlagen Ersetzen», zum Archivieren «Auftragspositionsvorlagen Löschen» und zum Wiederherstellen «Auftragspositionsvorlagen Wiederherstellen». Ohne sie fehlt der jeweilige Button.

Auftragspositionsvorlage erstellen

  1. Klicken Sie unten in der Navigation auf «Einstellungen».
  2. Fahren Sie mit der Maus über den Pfeil «›» am rechten Ende der Tab-Leiste und wählen Sie im Menü «Auftragspositionsvorlagen».
  3. Klicken Sie auf «Auftragspositionsvorlage erstellen» .
  4. Geben Sie im Feld «Name der Vorlage» den Namen ein, unter dem Sie die Vorlage später auswählen, zum Beispiel «Beurkundung Kaufvertrag».
  5. Optional: Geben Sie im Feld «Name» den Namen ein, den die Auftragsposition erhalten soll.
  6. Wählen Sie im Feld «Art der Abrechnung» die Art der Abrechnung aus. Darunter erscheinen die Felder dieser Art.
  7. Füllen Sie die Felder der Art der Abrechnung aus, zum Beispiel bei «Preis» das Feld «Preis».
  8. Optional: Geben Sie im Feld «Rechnungspositionstext» den Text ein, der auf der Rechnung bei dieser Position stehen soll.
  9. Optional: Geben Sie im Feld «Kontonummer» die Nummer des Ertragskontos ein, zum Beispiel «3400».
  10. Speichern Sie mit «Speichern» .
Einstellungen mit dem geöffneten Menü der weiteren Tabs, Pfeil «›» und Eintrag «Auftragspositionsvorlagen» zu Schritt 2
Einstellungen, Tab «Auftragspositionsvorlagen» mit Schritt 3, danach der Dialog «Auftragspositionsvorlage erstellen» mit den Schritten 4 bis 6
Dialog «Auftragspositionsvorlage erstellen» mit der Art der Abrechnung «Preis», Schritte 7 bis 10

Die Vorlage erscheint in der Liste. Ab sofort steht sie beim Erfassen einer Auftragsposition im Feld «Vorlage» zur Auswahl.

Die Felder «Rechnungspositionstext» und «Kontonummer» sind benutzerdefinierte Felder der Auftragsposition, die ACEO Business mitliefert. Weitere benutzerdefinierte Felder, die Sie im Tab Details für die Auftragsposition anlegen, erscheinen ebenfalls am Ende des Dialogs.

Auftragspositionsvorlage bearbeiten

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» .
  2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
  3. Speichern Sie mit «Speichern» .
Einstellungen, Tab «Auftragspositionsvorlagen», die Zeile «Beurkundung Kaufvertrag» unter der Maus mit Schritt 1, danach der Dialog zum Bearbeiten (Ausschnitt) mit den Schritten 2 und 3

Änderungen an einer Vorlage wirken nur auf Auftragspositionen, die Sie danach mit dieser Vorlage erfassen. Bereits erfasste Positionen bleiben unverändert.

Auftragspositionsvorlage archivieren

Eine archivierte Vorlage steht beim Erfassen einer Auftragsposition nicht mehr zur Auswahl. Auftragspositionen, die mit ihr erfasst wurden, bleiben unverändert.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Archivieren» .
  2. Bestätigen Sie die Rückfrage mit «Ja».
Einstellungen, Tab «Auftragspositionsvorlagen», die Zeile «Erbvertrag» unter der Maus mit Schritt 1, danach die Rückfrage «Bestätigung» mit Schritt 2

Auftragspositionsvorlage wiederherstellen

Archivierte Vorlagen zeigt die Ansicht «Standard Archiv Liste» des Tabs, mit dem Archivierungsdatum.

  1. Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Archiv Liste».
  2. Fahren Sie mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Wiederherstellen» .
  3. Bestätigen Sie die Rückfrage mit «Ja».
Einstellungen, Tab «Auftragspositionsvorlagen» mit der Ansicht «Standard Archiv Liste», Schritte 1 und 2, danach die Rückfrage «Bestätigung» mit Schritt 3

Die Vorlage steht danach wieder im Feld «Vorlage» zur Auswahl.

So füllt eine Vorlage eine Auftragsposition aus

Wählen Sie beim Erfassen einer Auftragsposition im Feld «Vorlage» eine Vorlage, übernimmt ACEO Business ihre Werte in die leeren und die bereits ausgefüllten Felder des Dialogs. Felder, die in der Vorlage leer sind, bleiben unverändert. Danach können Sie jeden Wert für diese Position anpassen.

  • Rechnungspositionstext: Steht im Rechnungsprozess bei der Position und kann je nach Rechnungsvorlage auf der Rechnung erscheinen. So sehen Ihre Rechnungen für alle Kund:innen gleich aus.
  • Kontonummer: Die Nummer des Ertragskontos, auf das die Leistung gebucht wird, zum Beispiel «3400». Kommt die Position auf eine Rechnung, setzt ACEO Business im Rechnungsprozess das Konto mit dieser Nummer aus dem Kontenplan der Buchhaltung ein. Das spart die Kontierung beim Erstellen und Verbuchen der Rechnung.

Beispiel: Ein Notariat verrechnet die Beurkundung eines Kaufvertrags pauschal mit CHF 1’800.00 auf das Konto «3400». Die Sachbearbeiterin wählt beim Erfassen der Auftragsposition die Vorlage «Beurkundung Kaufvertrag». Name, Art der Abrechnung «Preis», Preis, Rechnungspositionstext und Kontonummer sind ausgefüllt; sie speichert nur noch.

Felder

Die Felder des Dialogs «Auftragspositionsvorlage erstellen». Kein Feld ausser «Name der Vorlage» ist Pflicht; was Sie leer lassen, füllen Sie in der Auftragsposition aus.

Feld Bedeutung
«Name der Vorlage» Pflichtfeld, höchstens 50 Zeichen. Name im Feld «Vorlage» der Auftragsposition und in der Liste.
«Name» Name der Auftragsposition.
«Art der Abrechnung» «Preis», «Nach Wert» oder «Nach Zeitaufwand»; vorausgewählt ist «–Keine–». Bestimmt, welche Felder darunter erscheinen (siehe Art der Abrechnung).
«Preis» Nur bei «Preis»: fester Betrag in CHF.
«Min», «Max» Nur bei «Nach Zeitaufwand»: Mindest- und Höchstbetrag in CHF. «Min» darf nicht grösser sein als «Max».
«Berechnung», «Wert», «Preis» Nur bei «Nach Wert»: Tarif, Wert in CHF und Preis innerhalb der Grenzen des Tarifs.
«Beschreibung» Beschreibung der Auftragsposition.
«Datum» Datum der Auftragsposition.
«Verrechenbarkeit» Anteil in Prozent, der verrechnet wird, vorgegeben 100 (siehe Verrechenbarkeit).
«Rabatt» Rabatt in CHF, vorgegeben 0.00.
«Benutzerdefinierte Id» Optional. Eigene Kennung der Vorlage, muss eindeutig sein.
«Rechnungspositionstext» Text der Position auf der Rechnung.
«Kontonummer» Nummer des Ertragskontos, auf das die Position im Rechnungsprozess kontiert wird.

Wenn etwas nicht klappt

«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»

«Name der Vorlage» ist leer. Geben Sie einen Namen ein und speichern Sie erneut.

«The value of ‘Min’ must be less than or equal to ‘Max’»

Bei «Nach Zeitaufwand» ist «Min» grösser als «Max». Korrigieren Sie einen der beiden Beträge.

Die Vorlage fehlt im Feld «Vorlage» der Auftragsposition

Die Vorlage ist archiviert. Stellen Sie sie wieder her, wie unter Auftragspositionsvorlage wiederherstellen beschrieben.

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