Rechnungs-Export
Diese Platzhalter verwenden Sie in Dokumentenvorlagen vom Vorlagen Typ «Rechnung». Wie Platzhalter, Tabellen (Ranges) und Bedingungen funktionieren, steht in Dokumentenvorlagen. Mit der Vorlage exportieren Sie eine ausgehende Rechnung (siehe Rechnung exportieren und versenden).
Angaben zur Rechnung
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{ID} |
Id der Rechnung |
{EXTERNAL_ID} |
Externe Id der Rechnung |
{CUSTOM_ID} |
Benutzerdefinierte Id der Rechnung |
{TYPE} |
Typ der Rechnung, beim Export immer «Ausgehend» |
{INVOICE_STATE} |
Status der Rechnung |
{NAME} |
Name der Rechnung |
{INVOICE_TEXT} |
Rechnungstext |
{INVOICE_SHARE} |
Anteil dieser Rechnungsempfängerin oder dieses Rechnungsempfängers an der Rechnung in Prozent |
{MESSAGE} |
Nachricht auf dem Einzahlungsschein |
{REFERENCE} |
Referenz auf dem Einzahlungsschein |
{REFERENCE_TYPE} |
Art der Referenz |
{CURRENCY} |
Währung |
{DUE_DATE} |
Fälligkeitsdatum |
{PAYMENT_DATE} |
Zahlungsdatum |
{INVOICE_DATE} |
Rechnungsdatum |
{BOOKING_DATE} |
Buchungsdatum |
{EXPORT_DATE} |
Datum des Exports |
{IS_SPLIT_INVOICE} |
«True», wenn die Rechnung aufgeteilt ist (Anteil unter 100 Prozent), sonst «False». Für Bedingungen gedacht |
Beträge
«Total» meint die ganze Rechnung, «anteilsmässig» den Anteil dieser Rechnungsempfängerin oder dieses Rechnungsempfängers ({INVOICE_SHARE}). Bei einer Rechnung, die nicht aufgeteilt ist, sind beide gleich. Mit Auslagen sind die Auslagen gemeint, die in den Rechnungspositionen ausgewählt sind.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{TOTAL_AMOUNT_WITHOUT_TAX_AND_EXPENSE} |
Total Betrag ohne MWST und ohne Auslagen |
{TOTAL_AMOUNT_WITH_TAX_WITHOUT_EXPENSE} |
Total Betrag mit MWST, ohne Auslagen |
{TOTAL_TAX_AMOUNT} |
Total MWST |
{SHARE_AMOUNT_WITHOUT_TAX_AND_EXPENSE} |
Betrag anteilsmässig, ohne MWST und ohne Auslagen |
{SHARE_AMOUNT_WITH_TAX_WITHOUT_EXPENSE} |
Betrag anteilsmässig, mit MWST, ohne Auslagen |
{SHARE_TAX_AMOUNT} |
MWST anteilsmässig |
{TOTAL_EXPENSE_AMOUNT} |
Total Auslagen ohne MWST |
{TOTAL_EXPENSE_TAX_AMOUNT} |
Total MWST auf den Auslagen |
{TOTAL_EXPENSE_AMOUNT_WITH_TAX} |
Total Auslagen mit MWST |
{TOTAL_AMOUNT_WITH_EXPENSE_WITHOUT_TAX} |
Total Betrag mit Auslagen, ohne MWST |
{TOTAL_AMOUNT_WITH_EXPENSE_WITH_TAX} |
Total Betrag mit Auslagen und MWST |
{TOTAL_AMOUNT_TAXED_WITHOUT_TAX} |
Total der Positionen mit MWST, ohne MWST |
{TOTAL_AMOUNT_TAXED_WITH_TAX} |
Total der Positionen mit MWST, mit MWST |
{TOTAL_AMOUNT_NON_TAXED} |
Total der Positionen ohne MWST |
{SHARE_AMOUNT_WITH_EXPENSE_WITHOUT_TAX} |
Betrag anteilsmässig, mit Auslagen, ohne MWST |
{SHARE_AMOUNT_WITH_EXPENSE_AND_TAX} |
Betrag anteilsmässig, mit Auslagen und MWST |
{TOTAL_AMOUNT_WITH_TAX_ROUNDED} |
Total Betrag mit MWST und Auslagen, gerundet gemäss der Rundung des Rechnungsbetrags («Rundungsposition aktivieren» in den Rechnungseinstellungen). Bei aufgeteilten Rechnungen die Summe der gerundeten Anteile aller Rechnungsempfängerinnen und Rechnungsempfänger. Ohne Rundung der exakte Betrag |
{SHARE_AMOUNT_WITH_TAX_ROUNDED} |
Betrag anteilsmässig, mit MWST und Auslagen, gerundet gemäss der Rundung des Rechnungsbetrags. Entspricht dem Betrag auf dem Einzahlungsschein. Ohne Rundung der exakte Betrag |
{SHARE_ROUNDING_DIFFERENCE} |
Rundungsdifferenz des Anteils: gerundeter minus exakter Betrag, negativ bei Abrundung. Ohne Rundung 0 |
{TOTAL_ROUNDING_DIFFERENCE} |
Rundungsdifferenz total: gerundeter minus exakter Gesamtbetrag, negativ bei Abrundung. Ohne Rundung 0 |
Kreditor und Debitor
Der Kreditor ist der Zahlungsempfänger auf dem Einzahlungsschein, der Debitor der Rechnungsempfänger.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{CREDITOR_IBAN} |
IBAN des Kreditors |
{CREDITOR_NAME} |
Name des Kreditors |
{CREDITOR_ADDRESS_SUPPLEMENT} |
Adresszusatz des Kreditors |
{CREDITOR_STREET} |
Strasse des Kreditors |
{CREDITOR_HOUSENR} |
Hausnummer des Kreditors |
{CREDITOR_ZIP} |
PLZ des Kreditors |
{CREDITOR_CITY} |
Ort des Kreditors |
{CREDITOR_DISTRICT} |
Provinz des Kreditors |
{CREDITOR_COUNTRY} |
Land des Kreditors |
{CREDITOR_ADDRESS} |
Adresse des Kreditors auf einer Zeile, durch Kommas getrennt, ohne Name und Adresszusatz |
{CREDITOR_ADDRESS_BLOCK} |
Adressblock des Kreditors: Name, Adresszusatz und Adresse, jede Angabe auf einer eigenen Zeile |
{DEBTOR_NAME} |
Name des Debitors |
{DEBTOR_ADDRESS_SUPPLEMENT} |
Adresszusatz des Debitors |
{DEBTOR_STREET} |
Strasse des Debitors |
{DEBTOR_HOUSENR} |
Hausnummer des Debitors |
{DEBTOR_ZIP} |
PLZ des Debitors |
{DEBTOR_CITY} |
Ort des Debitors |
{DEBTOR_DISTRICT} |
Provinz des Debitors |
{DEBTOR_COUNTRY} |
Land des Debitors |
{DEBTOR_ADDRESS} |
Adresse des Debitors auf einer Zeile, durch Kommas getrennt, ohne Name und Adresszusatz |
{DEBTOR_ADDRESS_BLOCK} |
Adressblock des Debitors: Name, Adresszusatz und Adresse, jede Angabe auf einer eigenen Zeile |
Bilder und Ranges
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{IMAGE:PAYMENT_SLIP} |
Einzahlungsschein mit QR-Code, als Bild (siehe Bilder und Hinweise für Rechnungsvorlagen in Excel) |
{IMAGE:COMPANY_LOGO} |
Logo Ihrer Organisation, als Bild |
{START:POSITIONS} … {END:POSITIONS} |
Range mit einer Zeile pro Rechnungsposition, in der Reihenfolge der Rechnung (Platzhalter siehe Platzhalter pro Rechnungsposition) |
{START:EXPENSES} … {END:EXPENSES} |
Range mit einer Zeile pro Auslage der ganzen Rechnung (Platzhalter siehe Auslagen) |
Platzhalter pro Rechnungsposition (Range POSITIONS)
Die Angaben aus der Auftragsposition (Art der Abrechnung, Rabatt, Verrechnung, Auswertung der Zeitaufwände) gibt es nur für Rechnungspositionen aus einem Auftrag. Bei einer manuell erfassten Rechnungsposition bleiben sie leer.
Bei einer aufgeteilten Rechnung zeigen die Platzhalter der Rechnungspositionen immer die vollen Beträge, nicht den Anteil dieser Rechnungsempfängerin oder dieses Rechnungsempfängers.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{POSITION_ID} |
Id der Rechnungsposition |
{POSITION_EXTERNAL_ID} |
Externe Id der Rechnungsposition |
{POSITION_CUSTOM_ID} |
Benutzerdefinierte Id der Rechnungsposition |
{POSITION_NAME} |
Name der Rechnungsposition |
{POSITION_TEXT} |
Rechnungspositionstext |
{POSITION_AMOUNT_WITHOUT_TAX_AND_EXPENSE} |
Betrag der Position ohne MWST und ohne Auslagen |
{POSITION_AMOUNT_WITH_TAX_WITHOUT_EXPENSE} |
Betrag der Position mit MWST, ohne Auslagen |
{POSITION_TAX_AMOUNT} |
MWST der Position |
{POSITION_TAX_AMOUNT_WITHOUT_EXPENSE} |
MWST der Position ohne die MWST auf den Auslagen |
{POSITION_TAX_PERCENTAGE} |
MWST-Satz der Position in Prozent |
{START:EXPENSES} … {END:EXPENSES} |
Range mit einer Zeile pro Auslage dieser Position |
{POSITION_EXPENSE_AMOUNT} |
Auslagen der Position ohne MWST |
{POSITION_AMOUNT_WITH_EXPENSE_WITHOUT_TAX} |
Betrag der Position mit Auslagen, ohne MWST |
{POSITION_AMOUNT_WITH_EXPENSE_WITH_TAX} |
Betrag der Position mit Auslagen und MWST |
{START:POSITION_STATS_BY_EMPLOYEE} … |
Range: Zeitaufwand pro Mitarbeitende (siehe Auswertung der Zeitaufwände) |
{START:POSITION_STATS_BY_EMPLOYEE_ASSIGNMENT_TYPE_NAME} … |
Range: Zeitaufwand pro Mitarbeitendenprofil |
{START:POSITION_STATS_BY_HOURLY_RATE_EXTERNAL} … |
Range: Zeitaufwand pro Stundenansatz |
{START:POSITION_STATS_BY_LABEL_AND_HOURLY_RATE_EXTERNAL} … |
Range: Zeitaufwand pro Mitarbeitendenprofil und Stundenansatz |
{START:POSITION_STATS_BY_EMPLOYEE_AND_HOURLY_RATE_EXTERNAL} … |
Range: Zeitaufwand pro Mitarbeitende und Stundenansatz |
{POSITION_RATE_CALCULATION_NAME} |
Berechnung der Gebühr (bei «Nach Wert») |
{POSITION_RATE_CALCULATION_VALUE} |
Wert, nach dem die Gebühr berechnet wird (bei «Nach Wert») |
{POSITION_RATE_CALCULATION_MIN} |
Minimum der Gebühr für diesen Wert (bei «Nach Wert») |
{POSITION_RATE_CALCULATION_MEDIAN} |
Mittelwert der Gebühr für diesen Wert (bei «Nach Wert») |
{POSITION_RATE_CALCULATION_MAX} |
Maximum der Gebühr für diesen Wert (bei «Nach Wert») |
{POSITION_RATE_CALCULATION_PRICE} |
Festgelegte Gebühr der Position (bei «Nach Wert») |
{POSITION_RATE_CALCULATION_DIFFERENCE} |
Abweichung der Gebühr vom Mittelwert (bei «Nach Wert») |
{IS_BILLING_TYPE_FIXED} |
«True» bei der Art der Abrechnung «Preis», sonst «False» |
{IS_BILLING_TYPE_BY_VALUE} |
«True» bei der Art der Abrechnung «Nach Wert», sonst «False» |
{IS_BILLING_TYPE_BY_HOUR} |
«True» bei der Art der Abrechnung «Nach Zeitaufwand», sonst «False» |
{IS_POSITION_REDUCTION_ZERO} |
«True», wenn die Position keinen Rabatt hat, sonst «False» |
{POSITION_REDUCTION} |
Rabatt der Auftragsposition |
{IS_POSITION_OVERPAID_AMOUNT_ZERO} |
«True», wenn die Position nicht überbezahlt ist, sonst «False» |
{POSITION_OVERPAID_AMOUNT} |
Betrag, der auf der Auftragsposition über ihren Betrag hinaus verrechnet wurde |
{START:POSITION_BILLING_HISTORY} … |
Range: Rechnungshistorie der Auftragsposition (siehe Rechnungshistorie) |
{POSITION_BILLED_AMOUNT} |
Auf der Auftragsposition insgesamt verrechneter Betrag, mit dieser Rechnung |
{IS_POSITION_PREVIOUSLY_BILLED_AMOUNT_ZERO} |
«True», wenn auf der Auftragsposition vor dieser Rechnung nichts verrechnet wurde, sonst «False» |
{POSITION_PREVIOUSLY_BILLED_AMOUNT} |
Auf der Auftragsposition mit anderen Rechnungen verrechneter Betrag |
{POSITION_ADDITIONAL_BILLED_AMOUNT} |
Mit dieser Rechnung auf der Auftragsposition verrechneter Betrag |
{POSITION_AMOUNT} |
Betrag der Auftragsposition, mit Rabatt |
{POSITION_AMOUNT_WITHOUT_REDUCTION} |
Betrag der Auftragsposition ohne Rabatt |
Eine Range der Position endet jeweils mit der passenden END-Zeile, zum Beispiel {END:POSITION_STATS_BY_EMPLOYEE}.
Bedingungen für die Art der Abrechnung
Mit Bedingungen gestalten Sie Rechnungspositionen je nach Art der Abrechnung unterschiedlich, zum Beispiel mit dem Wert und der Gebühr nur bei «Nach Wert». Das Vorgehen steht in Bedingungen in Tabellen. Als Bedingung eignen sich {IS_BILLING_TYPE_FIXED}, {IS_BILLING_TYPE_BY_VALUE} und {IS_BILLING_TYPE_BY_HOUR}, für Beträge {IS_POSITION_REDUCTION_ZERO}, {IS_POSITION_OVERPAID_AMOUNT_ZERO} und {IS_POSITION_PREVIOUSLY_BILLED_AMOUNT_ZERO}.
Auswertung der Zeitaufwände pro Position
Diese Platzhalter gelten in den Ranges POSITION_STATS_BY_… einer Rechnungsposition. Jede Range fasst die Zeiterfassungen der Position anders zusammen, zum Beispiel eine Zeile pro Mitarbeitende. Welche Zeiterfassungen zählen, bestimmt beim Export das Feld «Zeitnachweis auf Rechnung»: «Gemäss ausgewählter Positionen» oder «Gemäss verrechnetem Betrag».
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{NAME} |
Name der Mitarbeitenden bzw. des Mitarbeitendenprofils. In der Range pro Stundenansatz leer |
{HOURLY_RATE} |
Stundenansatz extern. In den Ranges pro Mitarbeitende und pro Mitarbeitendenprofil leer |
{DURATION} |
Dauer in Stunden und Minuten, zum Beispiel 02:30 |
{DURATION_DECIMAL} |
Dauer in Stunden als Dezimalzahl |
{DURATION_BILLABLE} |
Verrechenbare Dauer (Dauer mal Verrechenbarkeit) in Stunden und Minuten |
{DURATION_BILLABLE_DECIMAL} |
Verrechenbare Dauer in Stunden als Dezimalzahl |
{AMOUNT} |
Betrag der Zeiterfassungen |
Rechnungshistorie einer Position
Diese Platzhalter gelten in der Range POSITION_BILLING_HISTORY: eine Zeile pro Rechnung, die auf der Auftragsposition etwas verrechnet hat.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{DATE} |
Datum der Verrechnung |
{DELTA_AMOUNT} |
Betrag, der damals auf der Auftragsposition verrechnet wurde |
Platzhalter pro Auslage (Range EXPENSES)
Diese Platzhalter gelten in der Range EXPENSES, sowohl für die ganze Rechnung als auch innerhalb einer Rechnungsposition.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{EXPENSE_ID} |
Id der Auslage |
{EXPENSE_CATEGORY} |
Kategorie der Auslage |
{EXPENSE_DESCRIPTION} |
Beschreibung |
{EXPENSE_AMOUNT} |
Betrag ohne MWST |
{EXPENSE_DATE} |
Datum |
{EXPENSE_STATE} |
Status der Auslage |
Hinweise für Rechnungsvorlagen in Excel
Den Einzahlungsschein schreiben Sie als {IMAGE:PAYMENT_SLIP} in die mittlere Fusszeile des zweiten Arbeitsblatts. Damit beide Arbeitsblätter (Rechnung und Einzahlungsschein) erscheinen, muss auf diesem zweiten Arbeitsblatt mindestens eine Zelle einen Inhalt haben, zum Beispiel eine Rechtsmittelbelehrung.
Setzen Sie zudem alle Seitenränder auf 0. Bei der Kopfzeile ist Spielraum erlaubt; einzig der untere Seitenrand muss mindestens 0,1 sein.