Laufnummern
Mit Laufnummern vergibt ACEO Business Nummern automatisch und fortlaufend, zum Beispiel die Kontonummern neuer Klientenkonti. Im Tab «Laufnummern» der Einstellungen legen Sie fest, wie eine Nummer aufgebaut ist, und geben ihr einen Platzhalter. Tragen Sie diesen Platzhalter beim Erfassen in ein Feld ein, ersetzt ACEO Business ihn beim Speichern durch die nächste Nummer.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Laufnummern Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Laufnummern».
- Zum Hinzufügen brauchen Sie zusätzlich «Laufnummern Erstellen», zum Bearbeiten «Laufnummern Ersetzen». Ohne sie fehlen die Buttons «Laufnummer hinzufügen» und «Editieren».
Laufnummer hinzufügen
- Öffnen Sie die Einstellungen. Fahren Sie mit der Maus über den Pfeil am Ende der Tab-Leiste und klicken Sie im Menü auf «Laufnummern».
- Klicken Sie auf «Laufnummer hinzufügen» .
- Geben Sie im Feld «Name» eine Bezeichnung ein, zum Beispiel «Klientenkonti».
- Geben Sie im Feld «Platzhalter» den Platzhalter ein, zum Beispiel «{{KLIENTENKONTO}}»: zwei geschweifte Klammern, dazwischen nur Grossbuchstaben, Ziffern und Unterstriche.
- Geben Sie im Feld «Muster» den Aufbau der Nummer ein, zum Beispiel «2$nn» (siehe So funktionieren Laufnummern).
- Passen Sie beim Zähler, den das Muster verwendet, «Startwert» und «Anzahl Ziffern» an. Unter «Vorschau» sehen Sie die erste Nummer, zum Beispiel «20001».
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Die Laufnummer erscheint in der Liste. Ab jetzt können Sie ihren Platzhalter in einem Feld verwenden, das Laufnummern unterstützt (siehe Wo Sie Laufnummern verwenden).
Laufnummer bearbeiten
- Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Laufnummer und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» . Der Dialog «Laufnummer bearbeiten» öffnet sich.
- Ändern Sie die gewünschten Felder.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Beim Bearbeiten gilt:
- Den «Startwert» des Zählers «Laufnummer (nie zurückgesetzt)» können Sie nicht mehr ändern. Dieser Zähler läuft ab dem einmal festgelegten Wert weiter.
- Ein geänderter «Startwert» der anderen Zähler gilt erst ab dem nächsten Zurücksetzen. Der laufende Zähler bleibt unverändert.
- Eine neue «Anzahl Ziffern» gilt ab der nächsten Nummer. Bereits vergebene Nummern ändern sich nicht.
So funktionieren Laufnummern
Das Muster bestimmt den Aufbau der Nummer. Es besteht aus festem Text und Platzhaltern und muss mindestens einen Zähler enthalten. Jeder Platzhalter darf höchstens einmal vorkommen.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
$nn |
Zähler «Laufnummer (nie zurückgesetzt)»: zählt immer weiter. |
$ny |
Zähler «Laufnummer (jährlich zurückgesetzt)»: beginnt jedes Jahr wieder beim Startwert. |
$nm |
Zähler «Laufnummer (monatlich zurückgesetzt)»: beginnt jeden Monat wieder beim Startwert. |
$nd |
Zähler «Laufnummer (täglich zurückgesetzt)»: beginnt jeden Tag wieder beim Startwert. |
$y |
Aktuelles Jahr, vierstellig, z. B. 2026. |
$m |
Aktueller Monat, zweistellig, z. B. 03. |
$d |
Aktueller Tag, zweistellig, z. B. 15. |
Die erste Nummer eines Zählers ist sein «Startwert». «Anzahl Ziffern» füllt die Zahl links mit Nullen auf. Wird die Zahl länger, bekommt die Nummer einfach mehr Ziffern: Bei 4 Ziffern folgt auf 9999 die Nummer 10000.
Beispiele:
- «2$nn» mit Startwert 1 und 4 Ziffern ergibt 20001, 20002, 20003 … So beginnen die Kontonummern der Klientenkonti mit 2.
- «$y-$ny» mit 3 Ziffern ergibt 2026-001, 2026-002 … und im neuen Jahr wieder 2027-001. So ist die mitgelieferte Laufnummer «GwG Nummer» aufgebaut.
Wo Sie Laufnummern verwenden
Diese Felder haben neben dem Namen ein Info-Symbol mit dem Hinweis «Dieses Eingabefeld unterstützt Laufnummern» und nehmen eine Laufnummer an:
- das Feld «Kontonummer» beim Erfassen eines Klientenkontos,
- das Feld «Buchungsreferenz» beim Erfassen und Bearbeiten einer Buchung.
Ohne Info-Symbol nimmt auch die Nummer eines Kontos der Kategorie «Klientenkonto» eine Laufnummer an, wenn Sie das Konto im Kontenplan einer Buchhaltung erstellen. Bei Konten anderer Kategorien lehnt ACEO Business einen Platzhalter ab.
Geben Sie dort den Platzhalter ein, zum Beispiel «{{KLIENTENKONTO}}». Beim Speichern ersetzt ACEO Business ihn durch die nächste Nummer. Ist eine Kontonummer schon vergeben, nimmt ACEO Business automatisch die folgende Nummer.
Felder
Die Felder der Dialoge «Laufnummer hinzufügen» und «Laufnummer bearbeiten»:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| «Name» | Pflichtfeld. Bezeichnung der Laufnummer in der Liste. |
| «Platzhalter» | Pflichtfeld, höchstens 50 Zeichen. Form «{{NAME}}» mit Grossbuchstaben, Ziffern und Unterstrichen. Muss eindeutig sein. |
| «Muster» | Pflichtfeld, höchstens 50 Zeichen. Aufbau der Nummer mit mindestens einem Zähler ($nn, $ny, $nm, $nd). |
| «Vorschau» | Zeigt die erste Nummer nach dem aktuellen Muster, mit dem heutigen Datum. |
| «Startwert» | Pro Zähler: erste Zahl, mindestens 1, vorgegeben 1. |
| «Anzahl Ziffern» | Pro Zähler: Stellen der Zahl, 1 bis 20, vorgegeben 1. |
| «Benutzerdefinierte Id» | Optional. Eigene Kennung, muss eindeutig sein. |
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
«Name», «Platzhalter» oder «Muster» ist leer. Füllen Sie die Felder aus und speichern Sie erneut.
«Pattern must contain at least one counter placeholder ($nn, $ny, $nm, $nd)»
Das Muster enthält keinen Zähler, zum Beispiel nur «$y-». Ergänzen Sie einen Zähler wie «$ny».
«Pattern must not contain duplicate counter placeholders»
Ein Platzhalter kommt im Muster zweimal vor. Verwenden Sie jeden Platzhalter höchstens einmal.
«Placeholder must be in the format {{NAME}} using only uppercase letters, numbers and underscores.»
Der Platzhalter hat nicht die Form «{{NAME}}», zum Beispiel wegen Kleinbuchstaben, Leerzeichen oder Bindestrichen. Schreiben Sie ihn wie «{{KLIENTENKONTO}}».
«A counter with this placeholder already exists.»
Eine andere Laufnummer verwendet denselben Platzhalter. Wählen Sie einen anderen.