Dokumente
Alle Exporte, die Sie in ACEO Business erstellen, landen im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente»: zum Beispiel Kontoauszüge, das Journal, die Bilanz, Rechnungen oder Listen, die Sie mit «Exportieren» herunterladen. Dort sehen Sie die Datei in einer Vorschau an, laden sie herunter oder löschen sie. Jeder Export steht 24 Stunden zur Verfügung.
Export öffnen
- Klicken Sie in der Navigation auf «Dokumente».
- Öffnen Sie den Ordner «Ihre temporären Dokumente».
- Wählen Sie die Datei aus.
Der Ordner zeigt nur Ihre eigenen Exporte, den neuesten zuoberst. Exporte, die Sie in diesem Browser gestartet und noch nicht geöffnet haben, sind fett. Sobald Sie eine Datei auswählen, gilt sie als gelesen. Exporte aus einem anderen Browser oder von einem anderen Gerät erscheinen nicht fett. Wählen Sie den Ordner selbst aus, listet ACEO Business rechts alle Dateien auf. Fahren Sie dort mit der Maus über eine Datei, erscheinen die Buttons zum Löschen, Herunterladen und, bei Word- und Excel-Dateien, zum Öffnen in Microsoft Office.
Wenn ein Export einen langen Dateinamen hat, können Sie mit der Maus über den Namen fahren, um ihn vollständig anzuzeigen.
Was Sie mit der ausgewählten Datei tun können
Wenn Sie eine Datei auswählen, steht ihr Name als Titel über der Vorschau, und rechts daneben erscheinen ihre Buttons.
- «Löschen» entfernt die Datei aus dem Ordner «Ihre temporären Dokumente».
- «Metadaten» zeigt statt der Vorschau die Angaben zur Datei: «Dateityp», «Status» («In Verarbeitung», «Bereit» oder «Fehlgeschlagen»), «Erstellungsdatum», «Eigentümer» und «Fehler» (der Grund, falls der Export fehlgeschlagen ist, sonst «Keine»). Mit «Schliessen» kehren Sie zur Vorschau zurück.
- «Herunterladen» übergibt die Datei an Ihren Browser. Was dann passiert, hängt vom Dateityp und von den Einstellungen Ihres Browsers ab: Er zeigt die Datei in einem neuen Tab an, zum Beispiel ein PDF, speichert sie direkt, zum Beispiel im Ordner Downloads, oder fragt Sie, wo sie gespeichert werden soll.
- «In Microsoft Office öffnen» öffnet eine Word- oder Excel-Datei zum Ansehen direkt in Microsoft Word bzw. Excel. Auf einem Mac fehlt der Button.
Solange ein Export den Status «In Verarbeitung» hat, gibt es noch keine Vorschau und nichts zum Herunterladen. Warten Sie, bis der Status «Bereit» ist.
Vorschau
Die Vorschau zeigt die ausgewählte Datei, ohne dass Sie sie herunterladen müssen:
- PDF: Seiten blättern, zoomen, suchen, drucken und Text kopieren
- Word (.docx): lesen, suchen und Text kopieren
- Excel (.xlsx): zwischen Tabellenblättern wechseln, suchen und Inhalte kopieren
- Textdateien und Bilder: lesen bzw. ansehen
Beim ersten Öffnen einer Word- oder Excel-Datei kann die Vorschau einen Moment dauern. Ältere Formate wie .doc oder .xls und andere Dateitypen zeigt die Vorschau nicht an; dann erscheint der Hinweis «Vorschau nicht verfügbar». Herunterladen können Sie diese Dateien trotzdem.
So funktionieren die Exporte
Grössere Exporte erstellt ACEO Business im Hintergrund. Sie können in dieser Zeit weiterarbeiten. Ein Symbol rechts beim Menüpunkt «Dokumente» zeigt den Stand der Exporte, die Sie in diesem Browser gestartet haben:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Drehender Kreis | Ein Export wird noch erstellt. |
| Punkt | Ein Export ist fertig, und Sie haben ihn noch nicht geöffnet. |
Zeigt der Menüpunkt den Punkt, öffnet ein Klick auf «Dokumente» den Ordner «Ihre temporären Dokumente» und wählt den neuen Export gleich aus.
Ein Export steht 24 Stunden zur Verfügung. In dieser Zeit können Sie ihn beliebig oft ansehen und herunterladen. Danach entfernt ACEO Business ihn automatisch. Speichern Sie Dateien, die Sie länger brauchen, auf Ihrem Computer oder in Ihrer Ablage.
Wie Sie eine Liste mit «Exportieren» als Excel-Datei exportieren und welche Spalten sie enthält, steht unter Liste exportieren. Exporte mit einer Vorlage, etwa der Kontoauszug, sind in Exportieren mit Vorlagen beschrieben.
Beispiel: Eine Sachbearbeiterin exportiert am Nachmittag den Klientenkontoauszug als PDF und arbeitet weiter. Beim Menüpunkt «Dokumente» dreht sich ein Kreis , nach einem Moment erscheint ein Punkt . Sie klickt auf «Dokumente», die Datei «Kontoauszug.pdf» ist bereits ausgewählt, und sie lädt sie herunter. Am nächsten Tag ist die Datei nicht mehr im Ordner.
Wenn etwas nicht klappt
«Vorschau nicht verfügbar»
Die Vorschau kennt das Format nicht, zum Beispiel .doc oder .xls, oder die Datei liess sich nicht laden. Laden Sie die Datei mit «Herunterladen» herunter.
Der Export hat den Status «Fehlgeschlagen»
ACEO Business konnte die Datei nicht erstellen. Den Grund sehen Sie mit «Metadaten» im Feld «Fehler». Erstellen Sie den Export erneut; bleibt der Fehler, melden Sie ihn mit dem Text aus «Fehler» dem Support.
Ein Export fehlt im Ordner
Der Export ist älter als 24 Stunden, oder Sie haben ihn gelöscht. Exporte anderer Personen sehen Sie nicht. Erstellen Sie den Export neu.
Beim Menüpunkt erscheint kein Symbol
Das Symbol zeigt nur Exporte, die Sie in diesem Browser gestartet haben. Haben Sie den Export in einem anderen Browser oder auf einem anderen Gerät gestartet, öffnen Sie den Ordner «Ihre temporären Dokumente» direkt.