Exportieren mit Vorlagen
Viele Daten exportieren Sie in ACEO Business mit einer Vorlage: die Liste der offenen Aufträge, den Auszug eines Auftrags, eine Rechnung und in der Buchhaltung das Journal, den Kontoauszug, die Bilanz, die Erfolgsrechnung und den Kontenplan. Die Vorlage bestimmt Aufbau und Dateiformat (Word oder Excel); auf Wunsch erstellt ACEO Business stattdessen eine PDF-Datei. Die fertige Datei finden Sie im Bereich Dokumente.
Voraussetzungen
- In den Einstellungen unter Dokumentenvorlagen ist mindestens eine Vorlage mit dem passenden «Vorlagen Typ» erfasst, zum Beispiel «Journal» für den Journal-Export. Ohne sie bleibt das Feld «Vorlage» leer und der Export lässt sich nicht erstellen. Wie Sie Vorlagen erfassen und mit Platzhaltern füllen, steht in Dokumentenvorlagen.
- Sie haben die Berechtigung, die Liste oder den Tab zu sehen, aus dem Sie exportieren. Ohne sie fehlt der Bereich in der Navigation oder der Tab.
Export erstellen
Die Seitenleiste für den Export sieht überall gleich aus. Am Beispiel der Liste Aufträge:
- Öffnen Sie die Ansicht, die Sie exportieren möchten, zum Beispiel Leistungen → Aufträge.
- Klicken Sie auf den Export-Button der Ansicht, hier «Aufträge exportieren» . Rechts öffnet sich die Seitenleiste.
- Optional: Füllen Sie die weiteren Felder der Seitenleiste aus, hier «Abteilung» und unter der Vorlage «Währungsgenauigkeit».
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Optional: Aktivieren Sie «Als pdf», wenn Sie eine PDF-Datei möchten.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen» .
Die Seitenleiste schliesst sich und ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund. Beim Menüpunkt «Dokumente» zeigt ein Symbol, dass die Datei entsteht, und danach, dass sie bereit ist. Sie finden sie im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente», benannt nach der Vorlage.
Das Format kommt aus der Vorlage (Word oder Excel), mit «Als pdf» können Sie das Dokument direkt als PDF herunterladen. Mit einer Excel-Vorlage können Sie das Ergebnis danach noch anpassen.
Wo Sie mit einer Vorlage exportieren
| Ort | Export-Button | Titel der Seitenleiste | Weitere Felder | Vorlagen Typ |
|---|---|---|---|---|
| Liste Aufträge, Seitenkopf | «Aufträge exportieren» | «Aufträge exportieren» | «Abteilung», «Währungsgenauigkeit» | «Mehrere Aufträge» |
| Auftrag, Kopfdaten | «Auftrag exportieren» | «Auftrag exportieren» | «Währungsgenauigkeit» | «Einzelner Auftrag» |
| Ausgehende Rechnung, Seitenkopf | «Exportieren» | «Rechnung herunterladen» | «Zeitnachweis auf Rechnung», «Versendet»; «Als pdf» ist vorausgewählt | «Rechnung» |
| Buchhaltung, Tab «Journal» | «Journal exportieren» | Journal-Export | - | «Journal» |
| Buchhaltung, Tab «Kontoauszug» | «Kontoauszug exportieren» | «Exportieren» | - | «Kontoauszug» |
| Buchhaltung, Tab «Bilanz» | «Bilanz exportieren» | «Bilanz exportieren» | - | «Bilanz» |
| Buchhaltung, Tab «Erfolgsrechnung» | «Erfolgsrechnung exportieren» | «Erfolgsrechnung exportieren» | - | «Erfolgsrechnung» |
| Buchhaltung, Tab «Kontenplan» | «Exportieren» | «Kontenplan exportieren» | «Deaktivierte Einträge anzeigen», «Klientenkonti anzeigen» | «Kontenplan» |
| Bereich Klientenkontoauszug | «Klientenkonti exportieren» | «Klientenkonti exportieren» | - | «Kontoauszug» |
In den Tabs der Buchhaltung übernimmt der Export den Zeitraum und die Einstellungen, die Sie im Tab gewählt haben, zum Beispiel «Datum von» und «Datum bis» oder die «Währungsgenauigkeit» der Bilanz. Kontoauszug und Klientenkontoauszug verwenden dieselben Vorlagen.
Die Einzelheiten zu jedem Export stehen auf den Seiten Aufträge exportieren, Rechnung exportieren und versenden, Buchungsjournal, Kontoauszug, Bilanz und Erfolgsrechnung, Kontenplan bearbeiten und Klientenkontoauszug.
Listen mit Ansicht, etwa Organisationen, exportieren Sie ohne Vorlage mit «Exportieren» als Excel-Datei, siehe Listen und Ansichten.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Das Feld «Vorlage» ist leer, weil es keine Dokumentenvorlage mit dem passenden «Vorlagen Typ» gibt. Erfassen Sie in den Einstellungen unter Dokumentenvorlagen eine Vorlage dieses Typs, oder wenden Sie sich an Ihre Administration.
Die Datei fehlt im Bereich «Dokumente»
Exporte bleiben nur eine begrenzte Zeit im Ordner «Ihre temporären Dokumente», siehe Dokumente. Erstellen Sie den Export bei Bedarf neu. Ist der Export fehlgeschlagen, hilft Dokumentenvorlagen.