Rechnung exportieren und versenden
Eine Rechnung, die Sie mit dem Rechnungsassistenten erstellt haben, ist zuerst ein Entwurf. Mit «Exportieren» erstellen Sie daraus ein Dokument mit Ihrer Rechnungsvorlage und markieren die Rechnung als versendet. Danach senden Sie das Dokument auf dem gewohnten Weg an Ihre Klientschaft. Auf die gleiche Weise exportieren Sie eine überfällige Rechnung erneut als Mahnung.
Voraussetzungen
- Das Modul «Rechnungen» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlen in der Buchhaltung die Tabs «Rechnungseingang» und «Rechnungsausgang».
- Sie haben die Berechtigung «Rechnungen Lesen». Ohne sie fehlen die Tabs «Rechnungseingang» und «Rechnungsausgang», und Sie können keine Rechnung öffnen.
- In den Einstellungen ist mindestens eine Dokumentenvorlage vom Vorlagen Typ «Rechnung» hinterlegt. Wie das geht, steht in Dokumentenvorlagen. Die Platzhalter für Rechnungen stehen in Rechnungs-Export.
Rechnung öffnen
Alle ausgehenden Rechnungen einer Buchhaltung stehen im Tab «Rechnungsausgang», die neueste zuoberst.
- Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung und wechseln Sie in den Tab «Rechnungsausgang».
- Klicken Sie auf die Zeile der Rechnung.
Die Rechnung öffnet sich in ihrer Detailseite. Eine Rechnung hat einen dieser Status: «Entwurf», «Versendet», «Bezahlt» oder «Storniert». Welche Spalten die Liste zeigt, hängt von der gewählten Ansicht ab; mehr dazu unter Listen und Ansichten.
Rechnung exportieren und als versendet markieren
Beim Export einer Rechnung im Status «Entwurf» ist der Schalter «Versendet» bereits eingeschaltet. Lassen Sie ihn eingeschaltet, wenn Sie die Rechnung jetzt verschicken. Wollen Sie den Entwurf nur ansehen, schalten Sie ihn aus: Einen Entwurf können Sie beliebig oft exportieren.
- Klicken Sie in der Rechnung auf «Exportieren» .
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Nur bei einer Rechnung aus einem Auftrag: Wählen Sie im Feld «Zeitnachweis auf Rechnung», welche Zeiterfassungen die Rechnung ausweist.
- Optional: Schalten Sie «Als pdf» aus, wenn Sie die Datei im Format der Vorlage (Word oder Excel) brauchen.
- Lassen Sie «Versendet» eingeschaltet, um die Rechnung als versendet zu markieren, oder schalten Sie es für einen Entwurf aus.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Senden Sie sie anschliessend auf dem gewünschten Weg an Ihre Klientschaft, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
War «Versendet» eingeschaltet, hat die Rechnung danach den Status «Versendet». Im Kopf der Rechnung fehlt dann «Löschen». Je nach Einstellung der Buchhaltung erscheint «Zur Buchung» (siehe So funktioniert der Versand).
Das Feld «Zeitnachweis auf Rechnung» erscheint nur, wenn die Rechnung Positionen aus einem Auftrag hat. Zur Auswahl stehen «Gemäss verrechnetem Betrag» und «Gemäss ausgewählter Positionen»; vorausgewählt ist der Wert aus den Rechnungseinstellungen der Buchhaltung. Die Auswahl gilt nur für diesen Export.
Überfällige Rechnungen finden
ACEO Business hat keine eigene Mahnfunktion und keinen Status «überfällig». Überfällige Rechnungen finden Sie mit einem Export der Liste: Er enthält alle Spalten der gewählten Ansicht, also auch «Fälligkeitsdatum» und «Status».
- Öffnen Sie in der Buchhaltung den Tab «Rechnungsausgang».
- Klicken Sie über der Liste auf «Exportieren».
Die Excel-Datei finden Sie im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Filtern Sie dort die Rechnungen mit dem Status «Versendet», deren Fälligkeitsdatum vorbei ist.
Mahnung exportieren
Eine Mahnung ist ein erneuter Export der Rechnung mit einer Vorlage für Mahnungen. Diese Vorlage ist eine Dokumentenvorlage vom Vorlagen Typ «Rechnung»; ob Ihr ACEO Business eine hat, sehen Sie unter Einstellungen → Dokumentenvorlagen. Fehlt sie, richtet die ACE digital solutions ag sie bei Bedarf ein. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.
- Öffnen Sie die überfällige Rechnung und klicken Sie auf «Exportieren».
- Wählen Sie im Feld «Vorlage» Ihre Vorlage für Mahnungen aus.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
Bei einer Rechnung, die nicht mehr im Status «Entwurf» ist, ist «Versendet» ausgeschaltet und gesperrt: Der erneute Export ändert den Status nicht. Senden Sie die Mahnung anschliessend an die betroffene Klientschaft.
So funktioniert der Versand
Wenn Sie eine Rechnung mit eingeschaltetem «Versendet» exportieren, setzt ACEO Business ihren Status auf «Versendet». Was sonst noch passiert, hängt von der «Mehrwertsteuer Abrechnungsmethode» der Buchhaltung ab (siehe Buchhaltung einrichten):
| Abrechnungsmethode | Beim Versand |
|---|---|
| «Vereinbart» | ACEO Business bucht die Rechnung am Buchungsdatum, das Sie im Rechnungsassistenten erfasst haben, auf das Gegenkonto (zum Beispiel Forderungen). Im Kopf der Rechnung erscheint «Zur Buchung». |
| «Vereinnahmt» | ACEO Business schreibt beim Versand keine Buchung. |
Ist die Rechnung ein Vorschuss für einen Auftrag, trägt ACEO Business den Vorschuss beim Versand zusätzlich im Auftrag ein (siehe Vorschuss für Leistungen).
Sobald die Zahlung eingegangen ist, verbuchen Sie sie im Tab «Transaktionen», wie unter Transaktionen verarbeiten beschrieben. Die Rechnung erhält dann den Status «Bezahlt». Ohne den Import der Zahlungen markieren Sie die Rechnung von Hand, siehe Rechnung als bezahlt markieren.
Beispiel: Eine Sachbearbeiterin exportiert am 15.03.2026 die Rechnung «Honorar Erbteilung Muster» über CHF 2’105.00 als PDF und lässt «Versendet» eingeschaltet. Die Rechnung steht danach im Tab «Rechnungsausgang» mit dem Status «Versendet». In einer Buchhaltung mit der Abrechnungsmethode «Vereinbart» steht die Buchung im Journal am Buchungsdatum der Rechnung.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Das Feld «Vorlage» ist leer, weil es keine Dokumentenvorlage vom Vorlagen Typ «Rechnung» gibt. Legen Sie unter Dokumentenvorlagen eine Vorlage an.
Der Schalter «Versendet» lässt sich nicht einschalten
Die Rechnung ist nicht mehr im Status «Entwurf». Nur ein Entwurf kann als versendet markiert werden. Der Export funktioniert trotzdem.
Der Button «Exportieren» fehlt
Sie haben eine eingehende Rechnung geöffnet. Eingehende Rechnungen lassen sich nicht exportieren.
Ich finde die exportierte Datei nicht mehr
Exporte bleiben nur eine bestimmte Zeit im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Wie lange, steht unter Dokumente. Exportieren Sie die Rechnung bei Bedarf erneut.