Zahlungen exportieren

Mit Zahlungen exportieren erstellt ACEO Business aus den Zahlungen Ihrer eingehenden Rechnungen eine PAIN-Datei (Payment Initiation). Diese Datei laden Sie in Ihrem E-Banking hoch und geben die Zahlungen dort frei, statt jede Zahlung von Hand zu erfassen.

Voraussetzungen

Sie haben die Berechtigung zum Exportieren von Zahlungen. Ohne sie fehlt der Button «Zahlungen exportieren» in der Übersicht der Buchhaltungen.
Sie haben eingehende Rechnungen mit einer Zahlung über ein Zahlungskonto erfasst, die noch nicht exportiert sind. Im Dialog stehen nur Zahlungskonti mit solchen offenen Zahlungen zur Auswahl.
Das Hochladen von Zahlungsdateien ist in Ihrem E-Banking eingerichtet. Wie das bei PostFinance und UBS geht, steht unter E-Banking PostFinance und E-Banking UBS.

PAIN-Datei erstellen

Sie erstellen die Datei in der Übersicht aller Buchhaltungen. Eine Datei kann die Zahlungen mehrerer Zahlungskonti derselben Bank enthalten, auch wenn die Konten zu verschiedenen Buchhaltungen gehören; warum das so ist, steht in der Übersicht des Unterkapitels.

Öffnen Sie Finanzen → Buchhaltungen.
Klicken Sie auf «Zahlungen exportieren».
Wählen Sie im Feld «Zahlungskonti» das Zahlungskonto aus. Es erscheint in der Liste unter dem Feld.
Optional: Wählen Sie im selben Feld weitere Zahlungskonti derselben Bank aus.
Erstellen Sie die Datei mit «Dokument Erstellen».

Übersicht «Buchhaltungen» mit Schritt 2, danach der Dialog «Zahlungen exportieren» mit den Schritten 3 bis 5

ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund, ein Symbol beim Menüpunkt «Dokumente» zeigt den Stand. Sie finden die Datei danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente» und laden sie dort herunter. Der Dateiname beginnt mit dem «BIC/Swift» der Bank und enthält Datum und Uhrzeit des Exports. Die Datei enthält alle offenen Zahlungen der gewählten Zahlungskonti. Ein Zahlungskonto, das Sie aus Versehen gewählt haben, entfernen Sie vor dem Erstellen mit «Schliessen» aus der Liste.

Haben Sie die Datei verloren, laden Sie sie im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente» erneut herunter, solange sie dort noch steht. Ist sie nicht mehr da oder lehnt die Bank sie ab, wenden Sie sich an den Support der ACE digital solutions ag.

Datei im E-Banking hochladen

Laden Sie die PAIN-Datei in Ihrem E-Banking hoch. Wo das geht, ist bei jeder Bank anders: Für PostFinance steht es unter E-Banking PostFinance, für UBS unter E-Banking UBS. Bei einer anderen Bank fragen Sie am besten Ihre Bankberaterin oder Ihren Bankberater. Nach dem Upload prüfen Sie die Zahlungen im E-Banking und geben sie frei.

Die PAIN-Datei fordert bei Ihrer Bank eine Sammelbuchung an: Die Zahlungen eines Zahlungskontos mit demselben Ausführungsdatum erscheinen auf Ihrem Kontoauszug als eine einzige Belastung, und die einzelnen Zahlungen werden im Avis aufgeführt. Ob und wie Ihre Bank dies umsetzt, hängt von der Bank ab.

Sobald die Bank die Zahlungen ausgeführt hat, importieren Sie den Kontoauszug als CAMT-Datei. ACEO Business weist die Belastungen den exportierten Zahlungen zu, wenn der Betrag übereinstimmt.

Wenn etwas nicht klappt

Das Zahlungskonto fehlt im Feld «Zahlungskonti»

Für dieses Zahlungskonto gibt es keine offene Zahlung: Entweder ist noch keine eingehende Rechnung mit Zahlung über dieses Konto erfasst, oder alle Zahlungen sind bereits exportiert. Erfassen Sie die Rechnung, wie unter Eingehende Rechnung erfassen beschrieben.

Zahlungskonti verschiedener Banken in einer Datei

Alle Zahlungskonti einer Datei brauchen denselben «BIC/Swift». Wählen Sie Konten verschiedener Banken, erstellt ACEO Business keine Datei. Erstellen Sie für jede Bank eine eigene Datei.