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Zahlungskonto erfassen und bearbeiten

Im Tab «Zahlungskonti» einer Buchhaltung hinterlegen Sie Ihre Bankkonten mit IBAN und QR-IBAN. ACEO Business braucht sie für Rechnungen mit QR-Code, für eingehende Rechnungen, für die Zahlungsdatei an die Bank und für den Import von Kontoauszügen der Bank. Jedes Zahlungskonto ist mit einem Konto aus dem Kontenplan verbunden, zum Beispiel «1020 Bank».

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung «Zahlungskonti Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Zahlungskonti».
  • Zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen haben Sie die Berechtigung «Zahlungskonti Erstellen», «Zahlungskonti Ersetzen» oder «Zahlungskonti Löschen». Ohne sie fehlt der Button «Zahlungskonto erstellen» oder der Button in der Zeile.
  • Im Kontenplan gibt es für das Bankkonto ein aktives Konto der Art «Aktiven». Wie Sie es erstellen, steht in Kontenplan bearbeiten.

Zahlungskonto erfassen

  1. Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung, fahren Sie in der Tab-Leiste mit der Maus über «›» ganz rechts und klicken Sie auf «Zahlungskonti».
  2. Klicken Sie auf «Zahlungskonto erstellen» .
  3. Geben Sie im Feld «Name» einen Namen ein, unter dem Sie das Konto wiedererkennen.
  4. Wählen Sie im Feld «Konto» das Konto aus dem Kontenplan, auf das die Zahlungen gebucht werden.
  5. Geben Sie «Kontoinhaber» und «BIC/Swift» ein, wie sie die Bank angibt.
  6. Geben Sie die «IBAN», die «QR-IBAN» oder beide ein. Leerzeichen dürfen Sie mit eingeben.
  7. Optional: Geben Sie «Eröffnungsdatum» und «Saldierungsdatum» des Bankkontos ein.
  8. Speichern Sie mit «Speichern».
Buchhaltung «Muster Notariat AG», Tab «Zahlungskonti» mit Schritt 2, danach der Dialog «Zahlungskonto erstellen» mit den Schritten 3 bis 8

Das Zahlungskonto erscheint in der Liste. Ein Klick auf die Zeile öffnet den Kontoauszug des verbundenen Kontos. Wie Sie in der Liste suchen und Ansichten wechseln, steht in Listen und Ansichten.

Im Feld «Konto» stehen nur aktive Konten der Art «Aktiven» zur Auswahl. Jede IBAN und jede QR-IBAN darf in ACEO Business nur einmal vorkommen, auch über alle Buchhaltungen. Eine QR-IBAN gehört ins Feld «QR-IBAN», nicht ins Feld «IBAN». Der «Kontoinhaber» darf höchstens 70 Zeichen lang sein, der «BIC/Swift» hat 8 bis 11 Zeichen.

Zahlungskonto bearbeiten

  1. Fahren Sie im Tab «Zahlungskonti» mit der Maus über das Zahlungskonto.
  2. Klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» .
  3. Ändern Sie die Angaben, zum Beispiel die «QR-IBAN».
  4. Speichern Sie mit «Speichern».
Buchhaltung, Tab «Zahlungskonti», das Zahlungskonto «Geschäftskonto UBS» unter der Maus mit Schritt 2, danach der Dialog «Zahlungskonto editieren» mit den Schritten 3 und 4

Das Feld «Konto» fehlt beim Bearbeiten: Das verbundene Konto lässt sich nicht mehr ändern. Brauchen Sie ein anderes Konto, erfassen Sie ein neues Zahlungskonto.

Zahlungskonto löschen

  1. Fahren Sie im Tab «Zahlungskonti» mit der Maus über das Zahlungskonto.
  2. Klicken Sie rechts in der Zeile auf «Löschen» .
  3. Bestätigen Sie die Rückfrage mit «Ja».
Buchhaltung, Tab «Zahlungskonti», das Zahlungskonto «Klientengelder UBS» unter der Maus mit Schritt 2, danach die Rückfrage «Bestätigung» mit Schritt 3

Wofür ACEO Business IBAN und QR-IBAN verwendet

  • Ausgehende Rechnungen: Hat das Zahlungskonto eine QR-IBAN, erhält die Rechnung einen QR-Code mit QR-Referenz. Sonst verwendet ACEO Business die IBAN mit einer Creditor Reference (RF-Referenz).
  • Zahlungen an die Bank: Die Zahlungsdatei (PAIN-Datei) für das E-Banking belastet die IBAN des Zahlungskontos. Für eingehende Rechnungen, die Sie über ACEO Business bezahlen, braucht das Zahlungskonto deshalb eine IBAN. Mehr dazu in Zahlungen exportieren.
  • Kontoauszüge der Bank: Beim Import einer CAMT-Datei ordnet ACEO Business die Bewegungen über die IBAN dem Zahlungskonto zu. Mehr dazu in Zahlungen importieren.

Beispiel: Die Muster Notariat AG erfasst ihr Geschäftskonto mit IBAN und QR-IBAN. Ihre Honorarrechnungen tragen dann einen QR-Code mit der QR-IBAN, und die Zahlungsdatei für Lieferantenrechnungen belastet die IBAN desselben Kontos.

Wenn etwas nicht klappt

«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»

Ein Pflichtfeld ist leer: «Name», «Konto», «Kontoinhaber» oder «BIC/Swift». Füllen Sie alle Felder mit Stern aus und speichern Sie erneut.

«Either an Iban or QrIban must be specified»

Weder «IBAN» noch «QR-IBAN» ist ausgefüllt. Geben Sie mindestens eine der beiden ein.

«Iban is not valid» oder «Cannot insert QrIban into Iban field, use QrIban field instead»

Die IBAN ist ungültig, oder im Feld «IBAN» steht eine QR-IBAN. Prüfen Sie die Nummer und tragen Sie eine QR-IBAN ins Feld «QR-IBAN» ein.

«QrIban ist not valid» oder «QrIban is not valid»

Im Feld «QR-IBAN» steht keine gültige QR-IBAN, zum Beispiel eine gewöhnliche IBAN. Beim Erfassen lautet die Meldung «QrIban ist not valid», beim Bearbeiten «QrIban is not valid». Prüfen Sie die Nummer und tragen Sie eine gewöhnliche IBAN ins Feld «IBAN» ein.

«Iban must be globally unique» oder «QrIban must be globally unique»

Ein anderes Zahlungskonto, auch in einer anderen Buchhaltung, hat schon diese IBAN oder QR-IBAN. Verwenden Sie das bestehende Zahlungskonto.

«PaymentAccount already in use»

Mit dem Zahlungskonto sind schon Rechnungen oder Zahlungen erfasst. Es lässt sich nicht löschen.

«Account must be an enabled asset account»

Das gewählte Konto ist nicht von der Art «Aktiven» oder wurde inzwischen deaktiviert. Die Meldung erscheint nur beim Erfassen eines Zahlungskontos. Wählen Sie ein anderes Konto oder schalten Sie «Deaktiviert» beim Konto aus.

Das Konto erscheint nicht im Feld «Konto»

Das Konto ist deaktiviert oder nicht von der Art «Aktiven». Prüfen Sie es im Tab «Kontenplan», wie unter Kontenplan bearbeiten beschrieben.

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