Buchhaltung einrichten
Bevor Sie für eine Organisation buchen können, richten Sie eine Buchhaltung ein. Im Dialog «Buchhaltung erstellen» wählen Sie die Organisation, auf Wunsch eine Buchhaltungsvorlage mit Kontenplan und Steuern, und legen die Einstellungen für Klientenkonti, Rechnungen und Mehrwertsteuer fest. Die Einstellungen können Sie später jederzeit ändern.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Buchhaltung Erstellen». Ohne sie ist der Button «Buchhaltung erstellen» ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Buchhaltung Ersetzen». Ohne sie ist der Button «Editieren» ausgeblendet.
- Die Organisation, für die Sie die Buchhaltung führen, ist erfasst und hat noch keine Buchhaltung. Wie Sie eine Organisation erfassen, steht in Organisation erfassen und bearbeiten.
- Optional: In Einstellungen → Buchhaltungsvorlagen ist eine Vorlage erfasst. Wie das geht, steht in Buchhaltungsvorlagen.
Buchhaltung erfassen
- Öffnen Sie in der Navigation Finanzen → Buchhaltungen.
- Klicken Sie auf «Buchhaltung erstellen».
- Optional: Wählen Sie im Feld «Buchhaltungsvorlage» eine Vorlage aus.
- Wählen Sie im Feld «Organisation» die Organisation aus.
- Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein und füllen Sie Ihre eigenen Felder aus.
- Optional: Aktivieren Sie «Klientenkonti aktivieren», wenn Sie in dieser Buchhaltung Klientenkonti führen.
- Prüfen Sie das «Standard Rechnungsdatum» und das «Standard Fälligkeitsdatum».
- Lassen Sie «Mehrwertsteuerpflichtig» eingeschaltet, wenn die Organisation mehrwertsteuerpflichtig ist. Sonst schalten Sie es aus.
- Wählen Sie bei einer mehrwertsteuerpflichtigen Organisation die «Mehrwertsteuer Abrechnungsmethode» und den «Mehrwertsteuersatz», bei «Effektiv» zusätzlich das «Mehrwertsteuer Rundungsverhalten».
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business legt die Buchhaltung an und öffnet sie. Die Id vergibt ACEO Business automatisch.
Mit einer Vorlage übernimmt die neue Buchhaltung die Kontengruppen, die Konten und die Steuern der Vorlage. Bei einer mehrwertsteuerpflichtigen Buchhaltung ergänzt ACEO Business ausserdem die Mehrwertsteuer-Einstellungen und das «Konto für Forderungen» und das «Konto für Verbindlichkeiten» aus der Vorlage, soweit sie im Dialog leer sind. Ohne Vorlage ist der Kontenplan leer: Sie erfassen die Konten dann im Kontenplan.
Bevor Sie buchen, erfassen Sie im Tab «Perioden» mindestens eine Abrechnungsperiode. Eine Buchung ist nur mit einem Datum innerhalb einer Periode möglich, siehe Abrechnungsperioden verwalten.
Buchhaltung bearbeiten
- Öffnen Sie die Buchhaltung in der Liste mit einem Klick auf die Zeile.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Editieren» .
- Ändern Sie die Einstellungen.
- Wählen Sie im Feld «Konto für Verbindlichkeiten» das Konto für Ihre offenen eingehenden Rechnungen aus.
- Wählen Sie im Feld «Konto für Forderungen» das Konto für Ihre offenen ausgehenden Rechnungen aus.
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business speichert die Einstellungen und lädt die Buchhaltung neu. Im Feld «Konto für Verbindlichkeiten» stehen nur Konten der Kategorie «Passiven», im Feld «Konto für Forderungen» nur Konten der Kategorie «Aktiven».
Schneller geht es aus der Liste der Buchhaltungen: Fahren Sie mit der Maus über die Buchhaltung und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» . Es öffnet sich derselbe Dialog.
Felder
Die Felder der beiden Dialoge in der Reihenfolge der App. «Buchhaltungsvorlage» und «Organisation» gibt es nur im Dialog «Buchhaltung erstellen», die beiden Konten nur im Dialog «Buchhaltung».
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| «Buchhaltungsvorlage» | Vorlage mit Kontengruppen, Konten, Steuern und Mehrwertsteuer-Einstellungen. Vorgabe: «– Keine –». |
| «Organisation» | Pflichtfeld. Die Organisation, zu der die Buchhaltung gehört. Jede Organisation hat höchstens eine Buchhaltung. |
| «Benutzerdefinierte Id» | Ihre eigene Kennung, zum Beispiel ein Kürzel. Sie muss eindeutig sein und erscheint in der Liste der Buchhaltungen. |
| «Klientenkonti aktivieren» | Erlaubt Klientenkonti in dieser Buchhaltung. Ist die Option in mindestens einer Buchhaltung eingeschaltet, zeigen Organisationen den Tab «Klientenkonti», siehe Klientenkonto erfassen und bearbeiten. |
| «Standard Rechnungsdatum» | Pflichtfeld. Das Rechnungsdatum, das eine neue Rechnung vorschlägt: «Heute» oder «Nächster Werktag» (Vorgabe). Bei jeder Rechnung änderbar. |
| «Standard Fälligkeitsdatum» | Pflichtfeld. Die Fälligkeit, die eine neue Rechnung vorschlägt: «30 Tage» (Vorgabe), «Sofort», «Nächster Werktag», «10 Tage», «15 Tage» oder «Ende des nächsten Monats». Bei jeder Rechnung änderbar. |
| «Mehrwertsteuerpflichtig» | Eingeschaltet, wenn die Organisation mehrwertsteuerpflichtig ist (Vorgabe). Dann sind die beiden folgenden Felder Pflichtfelder. |
| «Mehrwertsteuer Abrechnungsmethode» | «Vereinbart» oder «Vereinnahmt». Bei «Vereinbart» bucht ACEO Business eine Rechnung, sobald sie versendet ist, über das «Gegenkonto» der Rechnung. Bei «Vereinnahmt» entsteht beim Versand keine Buchung. |
| «Mehrwertsteuersatz» | «Effektiv» oder «Saldo». Bei «Saldo» erfassen Sie bei jeder Steuer zusätzlich die Aktivitäts Id und den Saldo Prozentsatz, siehe Steuersätze verwalten. |
| «Mehrwertsteuer Rundungsverhalten» | Pflichtfeld bei «Effektiv». «Aufwand oder Ertrag runden»: Der Betrag ohne MWST wird gerundet, die Steuer ist die Differenz. «Mehrwertsteuer runden»: Die Steuer wird gerundet, der Betrag ohne MWST ist die Differenz. Ohne Wahl rundet ACEO Business den Aufwand oder Ertrag. |
| «Konto für Verbindlichkeiten» | Konto der Kategorie «Passiven», zum Beispiel «2000 Kreditoren». Bei «Vereinbart» schlägt ACEO Business es in eingehenden Rechnungen als «Gegenkonto» vor. |
| «Konto für Forderungen» | Konto der Kategorie «Aktiven», zum Beispiel «1100 Debitoren». Bei «Vereinbart» schlägt ACEO Business es in ausgehenden Rechnungen als «Gegenkonto» vor. |
Haben Sie in den Einstellungen unter Details eigene Felder für Buchhaltungen angelegt, stehen sie am Ende der Dialoge. Ihre Werte sehen Sie danach im Tab «Details» der Buchhaltung.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer, meist eines der Mehrwertsteuer-Felder. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. Füllen Sie sie aus oder schalten Sie «Mehrwertsteuerpflichtig» aus, wenn die Organisation nicht mehrwertsteuerpflichtig ist.
Die Organisation fehlt im Feld «Organisation»
Die Organisation hat bereits eine Buchhaltung, möglicherweise eine archivierte. Suchen Sie in der Liste der Buchhaltungen mit der Ansicht «Standard Archiv Liste» und stellen Sie die archivierte Buchhaltung wieder her, statt eine neue zu erfassen. Ist die Organisation noch nicht erfasst, legen Sie sie zuerst unter Beziehungen → Organisationen an.
«CustomId must be unique»
Die «Benutzerdefinierte Id» ist bereits bei einer anderen Buchhaltung vergeben. Wählen Sie eine andere Id oder lassen Sie das Feld leer.
Im Kopfbereich steht «Unvollständige Einstellungen»
Die «Mehrwertsteuer Abrechnungsmethode» ist «Vereinbart», aber das «Konto für Forderungen» oder das «Konto für Verbindlichkeiten» fehlt. Hinterlegen Sie beide Konten wie unter Buchhaltung bearbeiten beschrieben.