Organisation erfassen und bearbeiten
Eine Organisation ist in ACEO Business jede Firma, Person oder Personengruppe, mit der Sie zu tun haben: Ihr eigenes Unternehmen und seine Abteilungen, Ihre Klient:innen und Ihre Lieferanten. Im Dialog «Organisation erstellen» geben Sie den Namen und Ihre eigenen Felder wie die Rechnungsadresse ein. Die Angaben können Sie später jederzeit ändern, und eine Organisation, die Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Organisationen Erstellen». Ohne sie ist der Button «Organisation erstellen» ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Organisationen Ersetzen». Ohne sie ist der Button «Editieren» ausgeblendet.
- Zum Archivieren haben Sie die Berechtigung «Organisationen Löschen», zum Wiederherstellen «Organisationen Wiederherstellen». Ohne sie sind die Buttons «Archivieren» und «Wiederherstellen» ausgeblendet. Was Archivieren bedeutet, steht in Archivieren, löschen und wiederherstellen.
Organisation erfassen
- Öffnen Sie in der Navigation Beziehungen → Organisationen.
- Klicken Sie auf «Organisation erstellen».
- Geben Sie im Feld «Name» den Namen der Organisation ein.
- Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein, zum Beispiel Ihre bisherige Kundennummer.
- Optional: Erfassen Sie die «Rechnungsadresse» und füllen Sie Ihre eigenen Felder aus.
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business legt die Organisation an und öffnet sie. Die «Id» vergibt ACEO Business automatisch. Damit die Organisation zum Beispiel in einem Auftrag als Kunde zur Auswahl steht, geben Sie ihr danach eine Rolle, wie in Organisation kennzeichnen beschrieben.
Im Feld «Name» der «Rechnungsadresse» können Sie einen anderen Namen für die Rechnung erfassen, zum Beispiel «Erbengemeinschaft Muster, c/o Anna Muster». Bleibt das Feld leer, verwendet ACEO Business auf der Rechnung den Namen der Organisation. Weitere eigene Felder legen Sie in den Einstellungen unter Details an.
Organisation bearbeiten
- Öffnen Sie die Organisation in der Liste mit einem Klick auf die Zeile.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Editieren» .
- Ändern Sie «Name», «Benutzerdefinierte Id», die «Rechnungsadresse» oder Ihre eigenen Felder.
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business speichert die Änderungen und lädt die Organisation neu. Die Rollen der Organisation ändern Sie nicht hier, sondern in den Karten im Tab «Details» (siehe Organisation kennzeichnen).
Schneller geht es aus der Liste der Organisationen: Fahren Sie mit der Maus über die Organisation und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» . Es öffnet sich derselbe Dialog.
Organisation archivieren
Eine Organisation, die Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie. Sie verschwindet aus der Liste, bleibt aber mit allen Angaben erhalten und lässt sich wiederherstellen.
Eine Organisation mit einer Rolle lässt sich nicht archivieren. Archivieren Sie zuerst ihre Rollen in den Karten im Tab «Details», wie in Organisation kennzeichnen beschrieben.
- Öffnen Sie die Organisation.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Archivieren» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja».
ACEO Business archiviert die Organisation und lädt sie neu. Im Kopfbereich steht bei «Archiviert» jetzt «Ja» mit dem «Archivierungsdatum», und statt «Editieren» und «Archivieren» erscheint «Wiederherstellen». Die Buttons zum Kennzeichnen sind ausgeblendet. Zusammen mit der Organisation archiviert ACEO Business alle ihre Verknüpfungen mit Kontaktpersonen (siehe Kontaktperson und Organisation verknüpfen). Mehr zum Unterschied zwischen Archivieren und Löschen steht in Archivieren, löschen und wiederherstellen.
Organisation wiederherstellen
- Wählen Sie in der Liste der Organisationen unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Archiv Liste».
- Öffnen Sie die Organisation mit einem Klick auf die Zeile.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Wiederherstellen» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wiederherstellen?» mit «Ja».
Die Organisation erscheint wieder in der Liste und lässt sich wieder bearbeiten und kennzeichnen. Ihre Verknüpfungen mit Kontaktpersonen bleiben archiviert. Stellen Sie die benötigten im Tab «Kontaktpersonen» einzeln wieder her, wie in Verknüpfung archivieren und wiederherstellen beschrieben.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Das Feld «Name» ist leer. Geben Sie den Namen ein und speichern Sie erneut.
«CustomId must be unique»
Die «Benutzerdefinierte Id» ist bereits bei einer anderen Organisation vergeben, möglicherweise bei einer archivierten. Wählen Sie eine andere Id oder lassen Sie das Feld leer.
Die Organisation lässt sich nicht archivieren
Die Organisation hat noch eine Rolle als Unternehmen, Abteilung, Kunde oder Lieferant. Archivieren Sie zuerst die Rollen in den Karten im Tab «Details» und danach die Organisation.
Der Button «Organisation erstellen» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung «Organisationen Erstellen». Wenden Sie sich an Ihren Admin-User.