Kontaktperson und Organisation verknüpfen
Im Tab «Kontaktpersonen» einer Organisation halten Sie fest, welche Personen zur Organisation gehören und welche Funktion sie dort haben, zum Beispiel «Geschäftsführerin», «Ansprechperson» oder «Erblasser». Dieselbe Verknüpfung können Sie auch von der Kontaktperson aus erfassen, im Tab «Organisationen». Beide Tabs zeigen dieselben Verknüpfungen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung zum Anzeigen von Verknüpfungen. Ohne sie fehlen die Tabs «Kontaktpersonen» in der Organisation und «Organisationen» in der Kontaktperson.
- Sie haben die Berechtigung zum Erstellen von Verknüpfungen. Ohne sie sind die Buttons «Kontaktperson zuweisen» und «Organisation zuweisen» ausgeblendet.
- Für das Bearbeiten, Archivieren und Wiederherstellen brauchen Sie die jeweilige Berechtigung. Ohne die Berechtigung zum Bearbeiten fehlt «Editieren» in der Liste.
- Die Kontaktperson und die Organisation sind bereits erfasst (siehe Kontaktperson erfassen und bearbeiten und Organisation erfassen und bearbeiten).
Kontaktperson in der Organisation zuweisen
- Öffnen Sie die Organisation und wechseln Sie in den Tab «Kontaktpersonen».
- Klicken Sie auf «Kontaktperson zuweisen».
- Wählen Sie im Feld «Kontaktperson» die Person aus. Die Auswahl zeigt die Id und den Namen der Person.
- Geben Sie im Feld «Bezeichnung» die Funktion der Person in der Organisation ein, zum Beispiel «Geschäftsführerin».
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die Person erscheint in der Liste im Tab «Kontaktpersonen». In der Kontaktperson erscheint die Organisation im Tab «Organisationen». Ein Klick auf die Zeile öffnet die Kontaktperson.
Dieselbe Person können Sie mehrmals mit unterschiedlicher Bezeichnung zuweisen, zum Beispiel als «Geschäftsführerin» und als «Ansprechperson». Die Liste zeigt sie in einer Zeile mit allen Bezeichnungen, durch Kommas getrennt. Das Feld «Suchen» durchsucht Namen und Bezeichnungen.
Organisation in der Kontaktperson zuweisen
Diesen Weg wählen Sie, wenn Sie gerade mit der Kontaktperson arbeiten, zum Beispiel nach dem Erfassen einer neuen Person.
- Öffnen Sie die Kontaktperson und wechseln Sie in den Tab «Organisationen».
- Klicken Sie auf «Organisation zuweisen».
- Wählen Sie im Feld «Organisation» die Organisation aus. Die Auswahl zeigt die Id und den Namen der Organisation.
- Geben Sie im Feld «Bezeichnung» die Funktion der Person in dieser Organisation ein.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die Organisation erscheint in der Liste im Tab «Organisationen». Ein Klick auf die Zeile öffnet die Organisation.
Verknüpfung bearbeiten, archivieren oder wiederherstellen
Die Verknüpfungen einer Person mit einer Organisation bearbeiten Sie in einem Dialog. Er sieht im Tab «Kontaktpersonen» der Organisation und im Tab «Organisationen» der Kontaktperson gleich aus und trägt den Namen der Organisation als Titel.
- Fahren Sie im Tab «Kontaktpersonen» mit der Maus über die Person und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» . Unter «Aktive Verknüpfungen» stehen alle Bezeichnungen dieser Person in der Organisation, unter «Archivierte Verknüpfungen» die archivierten.
- Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Bezeichnung auf den Button mit dem Stift .
- Ändern Sie die Bezeichnung.
- Klicken Sie in derselben Zeile auf «Speichern» .
- Schliessen Sie den Dialog mit «Abbrechen». Die Liste wird dabei aktualisiert.
Das Stift-Symbol schaltet nur diese Zeile in den Bearbeitungsmodus: Statt der Bezeichnung steht ein Textfeld, statt «Archivieren» erscheint «Speichern».
«Speichern» schaltet die Zeile mit der neuen Bezeichnung zurück. Die Liste hinter dem Dialog zeigt noch die alte Bezeichnung, bis Sie den Dialog schliessen.
Jede Zeile speichern Sie einzeln. Die Person oder die Organisation einer Verknüpfung lässt sich nicht ändern. Weisen Sie dafür die richtige Person neu zu und archivieren Sie die falsche Verknüpfung.
Verknüpfung archivieren und wiederherstellen
Eine Verknüpfung, die nicht mehr gilt, zum Beispiel nach einem Stellenwechsel, archivieren Sie, statt sie zu löschen. Sie bleibt nachvollziehbar und lässt sich wiederherstellen.
- Archivieren: Klicken Sie im Dialog in der Zeile der Bezeichnung auf «Archivieren» . Die Zeile wechselt sofort, ohne Rückfrage, unter «Archivierte Verknüpfungen».
- Wiederherstellen: Klicken Sie unter «Archivierte Verknüpfungen» auf «Wiederherstellen» . Die Zeile wechselt sofort zurück unter «Aktive Verknüpfungen».
Archivierte Verknüpfungen erscheinen nicht mehr in der Liste. Um sie zu sehen, schalten Sie über der Liste den Filter «Nur Archivierte Einträge» ein. Sind alle Bezeichnungen einer Person archiviert, erscheint die Person nur noch dort. Mehr zum Archivieren steht in Archivieren, löschen und wiederherstellen.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
«Kontaktperson» bzw. «Organisation» oder «Bezeichnung» ist leer. Füllen Sie beide Felder aus und speichern Sie erneut.
Der Button «Kontaktperson zuweisen» oder «Editieren» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung zum Erstellen bzw. Bearbeiten von Verknüpfungen. Wenden Sie sich an Ihren Admin-User.
Eine Verknüpfung ist aus der Liste verschwunden
Die Verknüpfung wurde archiviert. Schalten Sie den Filter «Nur Archivierte Einträge» ein und stellen Sie sie im Dialog der Person mit «Wiederherstellen» wieder her.