Organisation kennzeichnen
Mit einer Rolle legen Sie fest, was eine Organisation für Ihr Unternehmen ist: Unternehmen, Abteilung, Kunde oder Lieferant. Erst mit der Rolle Kunde können Sie eine Organisation zum Beispiel mit einem Auftrag verknüpfen. Eine Organisation kann mehrere Rollen haben, jede aber nur einmal. Diese Seite zeigt, wie Sie eine Rolle zuweisen und wieder entfernen, und erklärt, was jede Rolle bewirkt.
Voraussetzungen
- Die Organisation ist erfasst und nicht archiviert, siehe Organisation erfassen und bearbeiten.
- Sie haben die Berechtigung für die Rolle: «Unternehmen Erstellen», «Kunden Erstellen», «Abteilungen Erstellen» oder «Lieferanten Erstellen». Ohne sie ist der Button der Rolle im Kopfbereich ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten, Archivieren und Wiederherstellen einer Rolle haben Sie die Berechtigungen «… Ersetzen», «… Löschen» und «… Wiederherstellen» der Rolle, zum Beispiel «Kunden Löschen». Ohne sie fehlen die Buttons in der Karte der Rolle.
- Für die Rolle Abteilung: Ihr Unternehmen ist bereits als Organisation mit der Rolle Unternehmen erfasst.
Rolle zuweisen
Die Buttons für die Rollen stehen im Kopfbereich der Organisation rechts vom Namen. Jeder Button erscheint nur, solange die Organisation diese Rolle noch nicht hat.
- Öffnen Sie die Organisation.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf den Button der Rolle, zum Beispiel «Kunde erstellen» .
- Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein, zum Beispiel Ihre Kundennummer.
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business lädt die Organisation neu. Im Tab «Details» steht jetzt die Karte «Kunde» mit ihrer «Id» und der «Benutzerdefinierte Id», und der Button «Kunde erstellen» ist ausgeblendet. Bei einem Kunden erscheint zusätzlich der Tab «Aufträge», bei einem Unternehmen die Tabs «Abteilungen» und «Mitarbeitende», bei einer Abteilung der Tab «Mitarbeitende».
Die Rollen Unternehmen und Lieferant weisen Sie gleich zu, mit «Unternehmen erstellen» oder «Lieferant erstellen» .
Organisation als Abteilung kennzeichnen
Eine Abteilung gehört immer zu einem Unternehmen. Darum hat der Dialog «Abteilung erstellen» zusätzlich das Feld «Unternehmen».
- Öffnen Sie die Organisation, die Abteilung werden soll.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Abteilung erstellen» .
- Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein.
- Wählen Sie im Feld «Unternehmen» das Unternehmen aus. Gibt es nur ein Unternehmen, ist es bereits eingetragen.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die Karte «Abteilung» im Tab «Details» zeigt danach auch das «Unternehmen». Das Unternehmen einer Abteilung lässt sich später nicht mehr ändern.
Rolle bearbeiten oder entfernen
Jede Rolle hat im Tab «Details» ihre eigene Karte. Mit «Editieren» in der Karte ändern Sie die «Benutzerdefinierte Id» der Rolle. Eine Rolle, die nicht mehr gilt, entfernen Sie, indem Sie sie archivieren.
- Öffnen Sie die Organisation. Der Tab «Details» ist geöffnet.
- Klicken Sie in der Karte der Rolle, zum Beispiel «Kunde», auf «Archivieren» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja».
Die Karte bleibt stehen und zeigt bei «Archiviert» «Ja» und das «Archivierungsdatum». Statt «Editieren» und «Archivieren» steht in der Karte jetzt «Wiederherstellen» . Damit geben Sie der Organisation die Rolle mit allen Angaben zurück. Der Button der Rolle im Kopfbereich erscheint nicht wieder, weil die archivierte Rolle zur Organisation gehört.
Ein archivierter Kunde steht in Aufträgen im Feld «Kunde» nicht mehr zur Auswahl. Bestehende Zuweisungen in Aufträgen bleiben erhalten.
Was die Rollen bewirken
Unternehmen
Ihr eigenes Unternehmen, zum Beispiel Ihre Kanzlei, erfassen Sie als Organisation mit der Rolle Unternehmen. Es ist die Grundlage für Ihre Abteilungen und Ihre Mitarbeitenden. Bei einem Unternehmen zeigt ACEO Business die Tabs «Abteilungen» und «Mitarbeitende».
Die Rechnungen eines Auftrags bucht ACEO Business in der Buchhaltung des Unternehmens, zu dem die Abteilung des Auftrags gehört. Ihr Unternehmen führt deshalb in der Regel die Buchhaltung (siehe Buchhaltung einrichten).
Abteilung
Eine Abteilung ist ein Teil Ihres Unternehmens, zum Beispiel ein Notariat oder ein Standort. Jeder Auftrag gehört zu einer Abteilung: Im Dialog «Auftrag erstellen» wählen Sie sie im Feld «Abteilung». Auch wenn Sie keine Abteilungen unterscheiden, braucht es deshalb mindestens eine. Bei einer Abteilung zeigt ACEO Business den Tab «Mitarbeitende», in dem Sie sehen, wer dort angestellt ist (siehe Mitarbeitende erfassen).
Kunde
Ihre Klient:innen erfassen Sie als Organisationen mit der Rolle Kunde. Nur Kunden stehen im Tab «Kunden» eines Auftrags und im Dialog «Auftrag erstellen» im Feld «Kunde» zur Auswahl (siehe Kunden eines Auftrags). Bei einem Kunden zeigt ACEO Business den Tab «Aufträge» mit allen seinen Aufträgen (siehe Organisationen).
Bei einer ausgehenden Rechnung stehen im Feld «Debitor hinzufügen» die Kunden zur Auswahl, bei denen eine «Rechnungsadresse» erfasst ist.
Lieferant
Partner, von denen Sie Leistungen beziehen, erfassen Sie als Organisationen mit der Rolle Lieferant. So führen Sie sie getrennt von Ihren Kunden. Wenn Sie eine eingehende Rechnung manuell erfassen, wählen Sie unter «Kreditor» im Feld «Lieferant» einen Lieferanten aus, bei dem eine «Rechnungsadresse» erfasst ist (siehe Eingehende Rechnung erfassen).
Beispiel: Die Muster Notariat AG erfasst sich selbst als Unternehmen und das «Notariat Muster» als Abteilung. Die Erbengemeinschaft Muster wird Kunde und erhält im Auftrag «Erbteilung Muster» die Bezeichnung «Erbengemeinschaft». Das Übersetzungsbüro, das Urkunden übersetzt, wird Lieferant. Mit einer eigenen Ansicht in der Liste der Organisationen sehen Sie nur Ihre Kunden (siehe Listen und Ansichten).
Wenn etwas nicht klappt
Der Button für die Rolle fehlt im Kopfbereich
Die Organisation hat diese Rolle schon, vielleicht archiviert: Sehen Sie im Tab «Details» nach, ob eine Karte der Rolle mit «Archiviert» «Ja» steht, und stellen Sie sie mit «Wiederherstellen» wieder her. Bei einer archivierten Organisation sind alle Buttons für Rollen ausgeblendet. Fehlt Ihnen die Berechtigung, wenden Sie sich an Ihren Admin-User.
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Im Dialog «Abteilung erstellen» ist das Feld «Unternehmen» leer. Wählen Sie das Unternehmen aus. Steht keines zur Auswahl, geben Sie zuerst Ihrem Unternehmen die Rolle Unternehmen.
«CustomId must be unique»
Die «Benutzerdefinierte Id» ist bei derselben Rolle einer anderen Organisation bereits vergeben, möglicherweise bei einer archivierten. Wählen Sie eine andere Id oder lassen Sie das Feld leer.
Das Unternehmen lässt sich nicht archivieren
Zum Unternehmen gehören noch Abteilungen. Archivieren Sie zuerst die Rolle Abteilung dieser Organisationen.