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Organisationen

Eine Organisation ist in ACEO Business jede Firma, Person oder Personengruppe, mit der Sie zu tun haben: Ihr eigenes Unternehmen und seine Abteilungen, Ihre Klient:innen und Ihre Lieferanten. An der Organisation hängen die Kontaktpersonen, die Aufträge, die Klientenkonti und gegebenenfalls eine eigene Buchhaltung. Diese Seite zeigt, wie die Liste der Organisationen und eine einzelne Organisation aufgebaut sind.

Eine Organisation kann eine juristische Person sein (z. B. eine Aktiengesellschaft), eine natürliche Person oder eine Personengruppe wie ein Ehepaar oder eine Erbengemeinschaft. Was eine Organisation in ACEO Business ist, legen Sie mit ihren Rollen fest: Unternehmen, Abteilung, Kunde oder Lieferant.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung «Organisationen Lesen». Ohne sie fehlt der Eintrag «Organisationen» in der Navigation unter «Beziehungen».
  • Welche Tabs und Karten einer Organisation Sie sehen, hängt von weiteren Berechtigungen ab. Ein Tab ohne die passende Berechtigung wird nicht angezeigt.

Liste der Organisationen

Wenn Sie in der Navigation Beziehungen → Organisationen wählen, sehen Sie die Liste Ihrer Organisationen. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Organisation.

Liste der Organisationen mit der Ansicht «Benutzerdefinierte Organisations Liste»
  • Unter «Ansicht wählen» wechseln Sie die Ansicht und damit die Spalten der Liste. Die archivierten Organisationen sehen Sie mit der Ansicht «Standard Archiv Liste». Eigene Ansichten, zum Beispiel nur mit Ihren Kunden, beschreibt Listen und Ansichten.
  • «Suchen» grenzt die Liste auf Organisationen ein, die den eingegebenen Text enthalten (siehe Suche).
  • «Organisation erstellen» öffnet den Dialog für eine neue Organisation, siehe Organisation erfassen und bearbeiten.
  • «Exportieren» erstellt aus der Liste in der gewählten Ansicht eine Excel-Datei.

Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts «Editieren» . Damit bearbeiten Sie die Organisation direkt aus der Liste.

Aufbau einer Organisation

Wenn Sie eine Organisation öffnen, sehen Sie oben den Kopfbereich mit ihrem Namen und den Kenndaten «Id», «Externe Id», «Benutzerdefinierte Id», «Archiviert» und «Archivierungsdatum». Die Id vergibt ACEO Business beim Erfassen automatisch.

Rechts vom Namen stehen die Buttons, mit denen Sie der Organisation eine Rolle geben: «Unternehmen erstellen», «Kunde erstellen», «Abteilung erstellen» und «Lieferant erstellen». Jeder Button erscheint nur, solange die Organisation diese Rolle noch nicht hat und nicht archiviert ist. Unter dem Namen stehen rechts «Editieren» und «Archivieren», bei einer archivierten Organisation stattdessen «Wiederherstellen».

Organisation «Beispiel Immobilien AG» mit der Rolle Kunde: Kopfbereich, Tabs und Tab «Details»

Die Tabs einer Organisation:

Tab Inhalt Wann angezeigt Mehr dazu
«Details» Ihre eigenen Felder der Organisation, zum Beispiel die «Rechnungsadresse». Darunter je eine Karte pro Rolle («Unternehmen», «Kunde», «Abteilung», «Lieferant»), die Karte «Buchhaltung», wenn die Organisation eine eigene Buchhaltung führt, und die Karte «GwG-Risikoeinstufung», sobald für die Organisation eine Risikoeinstufung besteht. immer (mit der Berechtigung «Organisationen Lesen») Organisation erfassen und bearbeiten, Organisation kennzeichnen, GwG-Risikoeinstufung
«Kontaktpersonen» Die Kontaktpersonen der Organisation mit ihrer Funktion mit der Berechtigung zum Anzeigen von Verknüpfungen (siehe Voraussetzungen) Kontaktperson und Organisation verknüpfen
«Aufträge» Alle Aufträge, in denen die Organisation Kunde ist bei einem Kunden, wenn das Modul für Aufträge freigeschaltet ist und Sie die Berechtigung «Aufträge Lesen» haben Abschnitt Tab «Aufträge»
«Klientenkonti» Die Klientenkonti der Organisation wenn in mindestens einer Buchhaltung die Option «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet ist und Sie die Berechtigung «Konto Lesen» oder «Klientenkontoauszug Lesen» haben Klientenkonto erfassen und bearbeiten
«Abteilungen» Die Abteilungen des Unternehmens bei einem Unternehmen, mit der Berechtigung «Abteilungen Lesen» Organisation kennzeichnen
«Mitarbeitende» Die Mitarbeitenden des Unternehmens oder der Abteilung bei einem Unternehmen oder einer Abteilung, mit der Berechtigung «Mitarbeitende Lesen» Mitarbeitende erfassen

Die Karte «Buchhaltung» zeigt die Kenndaten der Buchhaltung. Mit «Zur Buchhaltung» öffnen Sie sie.

Tab «Aufträge»

Sobald eine Organisation die Rolle Kunde hat, zeigt ACEO Business den Tab «Aufträge». Er listet alle Aufträge, in denen die Organisation im Tab «Kunden» des Auftrags zugewiesen ist, die zuletzt zugewiesenen zuoberst. Ist sie im selben Auftrag mit mehreren Bezeichnungen zugewiesen, erscheint der Auftrag einmal pro Bezeichnung.

Spalte Inhalt
«Auftrag» Name des Auftrags. Ein Klick auf die Zeile öffnet ihn.
«Bezeichnung» Die Rolle der Organisation im Auftrag, zum Beispiel «Verkäuferschaft»
«Klientenkonto» Die Nummer des Klientenkontos, das bei dieser Zuweisung hinterlegt ist
«Status» «Offen» oder «Abgeschlossen», siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen
«Archiviert» «Ja» bei einem archivierten Auftrag

So sehen Sie für jeden Kunden die offenen, abgeschlossenen und archivierten Aufträge auf einen Blick. Das Feld «Suchen» durchsucht die Bezeichnungen. Mit «Editieren» in einer Zeile ändern Sie die Bezeichnung oder das Klientenkonto der Zuweisung, wie in Kunden eines Auftrags beschrieben.

Mit «Auftrag erstellen» erfassen Sie direkt aus der Organisation einen neuen Auftrag. Die Organisation ist im Dialog bereits als Kunde eingetragen. Wie Sie den Dialog ausfüllen, steht in Auftrag erfassen und bearbeiten.

So hängen Organisationen mit anderen Bereichen zusammen

  • Kontaktpersonen: Eine Organisation verknüpfen Sie mit beliebig vielen Kontaktpersonen, jeweils mit einer Bezeichnung für ihre Funktion.
  • Aufträge: Ein Auftrag gehört immer zu einer Abteilung, und seine Kunden sind Organisationen mit der Rolle Kunde (siehe Kunden eines Auftrags).
  • Buchhaltung: Eine Buchhaltung gehört zu einer Organisation, meist zu Ihrem Unternehmen. Klientenkonti gehören immer zu einer Organisation (siehe Buchhaltungen).
  • Mitarbeitende: Mitarbeitende sind Kontaktpersonen, die bei einem Unternehmen oder einer Abteilung angestellt sind.

Beispiel: Eine Notariatsangestellte erfasst die Erbengemeinschaft Muster als Organisation. Im Tab «Kontaktpersonen» verknüpft sie die drei Erbinnen und Erben. Im Tab «Aufträge» erstellt sie den Auftrag «Erbteilung Muster». Er erscheint danach in diesem Tab mit dem Status «Offen».

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