Auftrag abschliessen und wiedereröffnen
In ACEO Business hat jeder Auftrag den Status «Offen» oder «Abgeschlossen». Schliessen Sie einen Auftrag ab, sobald keine Leistungen mehr darauf erfasst und keine Rechnungen mehr dafür erstellt werden sollen. Einen abgeschlossenen Auftrag können Sie jederzeit wiedereröffnen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Aufträge Ersetzen». Ohne sie werden die Buttons «Auftrag abschliessen» und «Auftrag wiedereröffnen» im Auftrag nicht angezeigt.
- Der Auftrag ist nicht archiviert. In einem archivierten Auftrag steht nur «Wiederherstellen» zur Verfügung (siehe Auftrag archivieren und wiederherstellen).
Auftrag abschliessen
- Öffnen Sie den Auftrag aus der Liste Aufträge.
- Klicken Sie neben den Kopfdaten des Auftrags auf «Auftrag abschliessen» .
ACEO Business setzt den Auftrag ohne Rückfrage auf «Abgeschlossen» und lädt die Seite neu. Anstelle von «Auftrag abschliessen» sehen Sie nun «Auftrag wiedereröffnen». Die Buttons «Editieren», «Auftragsposition erstellen», «Zeit erfassen» und «Rechnung erstellen» werden im Auftrag nicht mehr angezeigt.
In der Liste Aufträge zeigt der Filter «Status» standardmässig nur offene Aufträge. Der abgeschlossene Auftrag erscheint dort erst wieder, wenn Sie im Filter «Status» den Wert «Abgeschlossen» oder «– Alle –» wählen.
Auftrag wiedereröffnen
- Wählen Sie in der Liste Aufträge im Filter «Status» den Wert «Abgeschlossen» und öffnen Sie den Auftrag.
- Klicken Sie neben den Kopfdaten des Auftrags auf «Auftrag wiedereröffnen» .
Der Auftrag hat wieder den Status «Offen». Sie können wieder Auftragspositionen, Zeiten, Auslagen und Rechnungen dafür erfassen, und er erscheint wieder in der Liste der offenen Aufträge.
So funktioniert der Status eines Auftrags
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| «Offen» | Jeder neue Auftrag erhält den Status «Offen», auch wenn er aus einer Auftragsvorlage erstellt wird. Sie können Auftragspositionen, Zeiten und Auslagen erfassen, den Auftrag editieren und Rechnungen erstellen. Der Auftrag bleibt offen, bis Sie ihn abschliessen. |
| «Abgeschlossen» | Sie können keine neuen Auftragspositionen, Zeiten oder Auslagen mehr erfassen und keine Rechnungen mehr erstellen. Bestehende Auftragspositionen, Zeiterfassungseinträge und Auslagen können Sie ansehen, aber nicht mehr bearbeiten oder löschen. |
Zeiten und Auslagen erfassen Sie in einem offenen Auftrag sofort, auch auf Auftragspositionen im Status «Entwurf». Das gilt auch für einen Auftrag aus einer Auftragsvorlage: Die Auftragspositionen der Vorlage sind bereits enthalten, und Sie können sie ergänzen oder löschen.
Einen Auftrag können Sie jederzeit abschliessen. Es müssen nicht alle Auftragspositionen vollständig verrechnet sein: Auch ein Auftrag mit offenen oder nur teilweise verrechneten Positionen lässt sich abschliessen (siehe Status einer Auftragsposition).
Der Status ist unabhängig vom Archivieren: Offene und abgeschlossene Aufträge können Sie archivieren und wiederherstellen.
Beispiel: Eine Notarin legt den Auftrag «Kaufvertrag Seestrasse» aus einer Auftragsvorlage an. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten sofort, auch auf die Position «Kaufvertrag», die noch im Status «Entwurf» ist. Nach der Schlussrechnung vom 15.03.2026 schliesst die Notarin den Auftrag ab. Ab dann erscheint er nicht mehr in der Liste der offenen Aufträge, und niemand kann mehr Zeit darauf erfassen.
Wenn etwas nicht klappt
«Zeit erfassen» oder «Rechnung erstellen» fehlt im Auftrag
Der Auftrag ist abgeschlossen oder archiviert. Eröffnen Sie ihn wieder oder stellen Sie ihn wieder her. Fehlt nur ein einzelner Button, fehlt Ihnen die Berechtigung dafür. «Rechnung erstellen» setzt zusätzlich voraus, dass Rechnungen für Ihre Organisation freigeschaltet sind.
Zeit oder Auftragsposition lässt sich nicht speichern
In den Tabs «Auftragpositionen» und «Zeiterfassung» eines abgeschlossenen Auftrags werden die Buttons zum Hinzufügen weiterhin angezeigt. Auch im Bereich Zeiterfassung können Sie einen abgeschlossenen Auftrag auswählen. Beim Speichern erscheint dann die Meldung «Order not found or invalid State» (Auftragsposition) bzw. «OrderPosition not found or Order is complete» (Zeit), und nichts wird gespeichert. Eröffnen Sie den Auftrag zuerst wieder.
Der Auftrag fehlt in der Liste «Aufträge»
Die Liste zeigt standardmässig nur offene Aufträge. Wählen Sie im Filter «Status» den Wert «Abgeschlossen» oder «– Alle –». Archivierte Aufträge sehen Sie nur mit «Nur Archivierte Einträge» (siehe Auftrag archivieren und wiederherstellen).