Arbeitsbereich

Mit dem Arbeitsbereich verknüpfen Sie einen Auftrag mit einem Ordner in Ihrem SharePoint. Die Dateien und Unterordner dieses Ordners sehen Sie anschliessend direkt im Auftrag im Tab «Dokumente», ohne ACEO Business zu verlassen.

Voraussetzungen

Für diese Funktion muss ACEO Business mit Ihrem Microsoft 365 / SharePoint verbunden sein. Dabei wird auch festgelegt, in welchem SharePoint-Ordner die Arbeitsbereiche abgelegt werden. Die Einrichtung erfolgt durch die ACE digital solutions ag. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.

Ist der Arbeitsbereich nicht eingerichtet, werden die Option «Arbeitsbereich erstellen» beim Erfassen eines Auftrags und der Tab «Dokumente» im Auftrag nicht angezeigt.

Arbeitsbereich beim Erstellen eines Auftrags anlegen

Erfassen Sie den Auftrag wie gewohnt (siehe Auftrag erfassen und bearbeiten).
Aktivieren Sie die Option «Arbeitsbereich erstellen».
Prüfen Sie den Namen im Feld «Ordner Name». ACEO Business übernimmt beim Aktivieren den Namen des Auftrags. Passen Sie ihn bei Bedarf an.
Speichern Sie den Auftrag mit «Speichern» .

Auftragsliste und Dialog «Auftrag erstellen» (Ausschnitt) mit Schritt 2

Dialog «Auftrag erstellen» (Ausschnitt) mit eingeschaltetem Arbeitsbereich, Schritte 3 und 4

ACEO Business legt den Ordner in SharePoint an und verknüpft ihn mit dem neuen Auftrag. Existiert bereits ein Ordner mit demselben Namen, vergibt SharePoint automatisch einen anderen Namen für den neuen Ordner.

Arbeitsbereich in einem bestehenden Auftrag anlegen oder verknüpfen

Solange ein Auftrag mit keinem Ordner verknüpft ist, finden Sie im Tab «Dokumente» oben rechts die Schaltflächen «Arbeitsbereich erstellen» und «Arbeitsbereich verknüpfen» . Ist der Auftrag verknüpft, werden sie nicht mehr angezeigt.

Neuen Ordner erstellen

Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Dokumente».
Klicken Sie auf «Arbeitsbereich erstellen».
Prüfen Sie den Namen im Feld «Ordner Name». Vorausgefüllt ist der Name des Auftrags.
Bestätigen Sie mit «Arbeitsbereich erstellen».

Auftrag «Erbteilung Muster», Tab «Dokumente» ohne Arbeitsbereich mit den Schritten 1 und 2, danach der Dialog «Arbeitsbereich erstellen» mit den Schritten 3 und 4

Bestehenden Ordner verknüpfen

Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Dokumente».
Klicken Sie auf «Arbeitsbereich verknüpfen».
Geben Sie im Suchfeld einen Teil des Ordnernamens ein. Beim Öffnen zeigt die Liste alle Ordner, die direkt im eingerichteten SharePoint-Ordner für Arbeitsbereiche liegen. Die Suche grenzt sie ein.
Wählen Sie in der Liste den gewünschten Ordner aus.
Klicken Sie auf «Verknüpfen».

Auftrag «Erbteilung Muster», Tab «Dokumente» ohne Arbeitsbereich mit den Schritten 1 und 2, danach der Dialog «Arbeitsbereich verknüpfen» beim Öffnen mit Schritt 3

Dialog «Arbeitsbereich verknüpfen» nach der Suche, mit den Schritten 4 und 5

Die Liste zeigt höchstens 100 Ordner. Finden Sie Ihren Ordner nicht, geben Sie mehr vom Namen ein.

Mehrere Aufträge können mit demselben Ordner verknüpft werden, z. B. wenn mehrere Aufträge zum selben Geschäft gehören.

Tab «Dokumente» im Auftrag

Im Tab «Dokumente» sehen Sie links den verknüpften Ordner unter dem Namen Arbeitsablage mit seinen Dateien und Unterordnern. Zusätzlich wird auch hier der Ordner «Ihre temporären Dokumente» mit Ihren Exporten angezeigt (siehe Dokumente und Downloads).

Wenn Sie eine Datei auswählen, wird sie rechts in der Vorschau angezeigt. PDF-, Word- (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) sowie Textdateien und Bilder können Sie direkt in ACEO Business ansehen, ohne sie herunterzuladen. Für andere Dateitypen erscheint der Hinweis «Vorschau nicht verfügbar».

Auftrag «Erbteilung Muster», Tab «Dokumente» mit verknüpftem Arbeitsbereich und ausgewählter Word-Datei

Für die ausgewählte Datei stehen Ihnen oberhalb der Vorschau folgende Aktionen zur Verfügung:

In SharePoint öffnen : Die Datei wird in einem neuen Tab in SharePoint geöffnet.
In Microsoft Office öffnen : Word- und Excel-Dateien werden zum Bearbeiten direkt in Microsoft Word bzw. Excel geöffnet.
Metadaten : Zeigt «Dateityp», «Dateigrösse», «Erstellt von», «Zuletzt bearbeitet von», «Erstellungsdatum» und «Zuletzt bearbeitet am» an.

Dateien im Arbeitsbereich bearbeiten, umbenennen oder löschen Sie in SharePoint bzw. in Microsoft Office.

Berechtigungen

Jede Person sieht im Arbeitsbereich nur die Ordner und Dateien, für die sie auch in SharePoint berechtigt ist. Ihre bestehenden SharePoint-Berechtigungen gelten also auch in ACEO Business. Das gilt auch für die Suche beim Verknüpfen eines Ordners.

Einen Arbeitsbereich erstellen oder verknüpfen kann jede Person, die den Auftrag öffnen kann. Eine eigene Berechtigung dafür gibt es nicht.