Status einer Auftragsposition
Jede Auftragsposition hat einen Status. ACEO Business setzt ihn automatisch aus den Angaben der Position und aus den Beträgen, die bereits auf Rechnungen stehen. Von Hand ändern können Sie ihn nicht. Sie sehen den Status im Tab «Details» der Position im Feld «Status».
Die Status im Überblick
| Status | Bedeutung | Zeit erfassen | Auslagen erfassen | Verrechnen | «Art der Abrechnung» ändern |
|---|---|---|---|---|---|
| «Entwurf» | Der Betrag fehlt noch: bei «Preis» der Preis, bei «Nach Wert» der Wert oder der Preis. | ja | ja | nein | ja |
| «Offen» | Die Position ist vollständig, und noch nichts davon ist verrechnet. | ja | ja | ja | ja |
| «Teilweise verrechnet» | Ein Teil des Betrags steht auf Rechnungen, ein Rest ist offen. | ja | ja | ja, der offene Rest | nein |
| «Verrechnet» | Der verrechnete Betrag hat den Betrag der Position erreicht. | ja | nein | nein | nein |
Zeit und Auslagen erfassen Sie in allen Status nur, solange der Auftrag nicht abgeschlossen ist. Löschen können Sie eine Position nur im Status «Entwurf» oder «Offen» und nur, wenn noch keine Zeit und keine Auslagen darauf erfasst sind (siehe Auftragsposition erfassen und bearbeiten).
Entwurf
Eine Position «Preis» ohne Preis oder eine Position «Nach Wert» ohne Wert erhält beim Erfassen den Status «Entwurf». Das ist praktisch, wenn Sie schon Zeit auf die Position erfassen wollen, der Wert aber erst später feststeht, z. B. nach der Verurkundung. Positionen «Nach Zeitaufwand» sind nie im Status «Entwurf».
Leer lassen dürfen Sie diese Felder nur beim Erfassen. Sobald Sie die Position bearbeiten, sind «Preis» bzw. «Wert» und «Preis» Pflichtfelder. Mit dem Speichern wechselt die Position in den Status «Offen». Tragen Sie den Betrag deshalb nach, sobald er bekannt ist.
Solange eine Position im Status «Entwurf» ist, kann sie nicht auf eine Rechnung. Ihre Gebühr zählt in Beträgen und Auswertungen mit 0, z. B. im Export der offenen Aufträge. Erfasste Auslagen zählen bereits mit.
Offen
Eine Position ist «Offen», wenn alle nötigen Angaben erfasst sind und noch nichts verrechnet ist. Auch eine Position mit dem Betrag 0 ist «Offen», z. B. eine Position «Nach Zeitaufwand», auf der noch keine Zeit erfasst ist.
Teilweise verrechnet
Im Rechnungsprozess können Sie den offenen Betrag einer Position ganz oder nur teilweise verrechnen. Verrechnen Sie weniger als den offenen Betrag, wechselt die Position auf «Teilweise verrechnet». Den Rest nehmen Sie später in eine weitere Rechnung auf (siehe Rechnung aus Auftrag erstellen).
Beispiel: Auf der Position «Beratung Erbrecht» («Nach Zeitaufwand») sind Leistungen für CHF 1’000.00 erfasst. Die Anwältin stellt im März eine Rechnung über CHF 600.00. Die Position ist danach «Teilweise verrechnet», der «Offene Betrag» beträgt CHF 400.00.
Verrechnet
Hat der verrechnete Betrag den Betrag der Position erreicht, wechselt sie auf «Verrechnet». Auf eine verrechnete Position können Sie keine Auslagen mehr erfassen. Zeit können Sie weiterhin erfassen, solange der Auftrag nicht abgeschlossen ist.
Steigt der Betrag einer verrechneten Position, wechselt sie wieder auf «Teilweise verrechnet». Das geschieht z. B., wenn Sie auf eine Position «Nach Zeitaufwand» weitere Zeit erfassen, oder wenn Sie den Preis erhöhen. Bei «Preis» und «Nach Wert» ändert zusätzliche Zeit den Betrag nicht.
Status nach dem Löschen oder Stornieren einer Rechnung
Löschen oder stornieren Sie eine Rechnung, nimmt ACEO Business die verrechneten Beträge der Positionen zurück. Der Status der betroffenen Positionen wird neu bestimmt, z. B. von «Verrechnet» zurück auf «Offen». Wie das Stornieren geht, steht unter Rechnung stornieren.
Status und Abschluss des Auftrags
Einen Auftrag können Sie abschliessen, unabhängig vom Status seiner Positionen. Eine Position muss also nicht verrechnet sein, damit der Auftrag abgeschlossen werden kann. Wie das geht, steht unter Auftrag abschliessen und wiedereröffnen.