GwG-Einstufung
Mit der GwG-Einstufung halten Sie direkt im Auftrag fest, ob der Auftrag dem Geldwäschereigesetz (GwG) untersteht. Ist der Auftrag relevant, wählen Sie die beteiligten Geschäftsbeziehungen, für die eine Risikostufe vorliegen muss. So ist die Einstufung im Auftrag dokumentiert und nachvollziehbar.
Voraussetzungen
- Für diese Funktion muss die GwG-Einstufung für Ihre Organisation freigeschaltet sein. Die Einrichtung erfolgt durch die ACE digital solutions ag. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne. Ohne sie fehlt die Karte «GwG-Einstufung» im Auftrag.
- Um die Karte zu sehen, benötigen Sie die Berechtigung zum Anzeigen von GwG-Einstufungen. Um einen Auftrag einzustufen und Risikostufen zu erfassen oder zu bestätigen, benötigen Sie die Berechtigung zum Erstellen von GwG-Einstufungen. Ohne sie fehlen die Buttons «Einstufung starten» und «Einstufung wiederholen». Diese Berechtigungen sind standardmässig hinterlegt. Wenn Sie diese Berechtigung nicht für alle Mitarbeitenden freigeben möchten, kann die ACE digital solutions ag dies gerne auf Anfrage anpassen.
- Die Vertragsparteien sind als Kunden mit dem Auftrag verknüpft (siehe Kunden eines Auftrags). Als Geschäftsbeziehungen stehen nur die Kunden des Auftrags zur Auswahl.
Karte «GwG-Einstufung» im Auftrag
Die GwG-Einstufung finden Sie im Auftrag im Tab «Details» in der Karte «GwG-Einstufung». Die Karte zeigt:
- Status: «Noch nicht eingestuft», «Relevant», «Nicht relevant» oder «Manuelle Prüfung erforderlich»
- Tätigkeit: die im Assistenten gewählte Tätigkeit
- Begründung: nur wenn eine Begründung erfasst wurde
- GwG-Geschäftsbeziehungen und Risikostufe: nur bei relevanten Aufträgen, jede gewählte Geschäftsbeziehung mit ihrer Risikostufe
Auftrag einstufen
Der Assistent GwG-Einstufung führt Sie in vier Schritten durch die Einstufung: «Tätigkeit», «Fragebogen», «Geschäftsbeziehungen» und «Prüfen & Speichern». Oben sehen Sie den Namen und die Kunden des Auftrags.
Einstufung starten und Tätigkeit wählen
- Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Details».
- Klicken Sie in der Karte «GwG-Einstufung» auf «Einstufung starten» .
- Wählen Sie unter «Welche Tätigkeit betrifft dieser Auftrag?» die passende Tätigkeit, zum Beispiel «Kauf/Verkauf Liegenschaft».
- Klicken Sie auf «Weiter» .
Mit «Keine» ist der Auftrag «Nicht relevant», und der Assistent springt direkt zum Schritt «Prüfen & Speichern».
Fragebogen beantworten
ACEO Business stellt Ihnen nacheinander die Fragen zur gewählten Tätigkeit, meist Fragen nach Ausnahmen vom GwG.
- Beantworten Sie die angezeigte Frage mit «Ja», «Nein» oder «Unsicher».
- Beantworten Sie die folgenden Fragen, bis keine weitere Frage erscheint.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Je nach Antwort geht es so weiter:
- Nein: Die nächste Frage wird angezeigt. Beantworten Sie auch die letzte Frage mit «Nein», ist der Auftrag «Relevant».
- Ja: Eine Ausnahme trifft zu. Der Auftrag ist «Nicht relevant», und der Fragebogen ist abgeschlossen. Einzige Ausnahme ist die erste Frage bei «Gründung Gesellschaft/Stiftung/Trust» («Hat die neu gegründete Einheit ihren Sitz im Ausland?»): Ein «Ja» führt dort zur übernächsten Frage.
- Unsicher: Der Fragebogen ist abgeschlossen, und das Ergebnis lautet «Manuelle Prüfung erforderlich».
Ändern Sie eine bereits beantwortete Frage, werden alle folgenden Antworten zurückgesetzt.
Geschäftsbeziehungen wählen
Oben sehen Sie den «GwG-Status» und die «Rechtsgrundlage», wenn eine Ausnahme zutrifft (z. B. «Reine Beurkundung, Art. 2 Abs. 4ter Bst. h GwG»).
- Nur bei «Relevant»: Aktivieren Sie unter «Geschäftsbeziehungen wählen» die Geschäftsbeziehungen, für die eine Risikostufe hinterlegt werden muss. Zu jeder Geschäftsbeziehung sehen Sie ihre Rolle im Auftrag und ihre aktuelle Risikostufe.
- Optional: Begründen Sie Ihre Einstufung im Feld «Begründung».
- Klicken Sie auf «Weiter».
Für jede gewählte Geschäftsbeziehung ist eine Risikoeinteilung nach SRO-Formular vorzunehmen. Ist eine Geschäftsbeziehung noch nie eingestuft worden, legt ACEO Business für sie beim Speichern eine Risikoeinstufung mit der Risikostufe «Noch nicht eingestuft» an.
Prüfen und speichern
Im Schritt «Prüfen & Speichern» sehen Sie die Zusammenfassung: GwG-Status, Rechtsgrundlage, die gewählten Geschäftsbeziehungen, die Begründung und alle beantworteten Fragen.
- Prüfen Sie die Angaben. Mit «Zurück» können Sie sie noch ändern.
- Speichern Sie die Einstufung mit «Speichern» .
ACEO Business öffnet wieder den Auftrag. Die Karte «GwG-Einstufung» zeigt nun das Ergebnis.
Risikostufe der Geschäftsbeziehungen
Bei relevanten Aufträgen sehen Sie in der Karte unter «GwG-Geschäftsbeziehungen und Risikostufe» jede gewählte Geschäftsbeziehung mit ihrer Risikostufe. Die Risikostufe gehört zur Organisation und gilt damit für alle Aufträge dieser Geschäftsbeziehung. Wie Sie sie erfassen, editieren und ihre Details ansehen, steht unter GwG-Risikoeinstufung.
Im Auftrag fahren Sie dazu mit der Maus über eine Geschäftsbeziehung. Dann erscheinen die Buttons «Details zur Risikostufe anzeigen» und, je nachdem, ob die Geschäftsbeziehung schon eingestuft ist, «Risikostufe erfassen» oder «Risikostufe editieren» . In den Details sehen Sie im Auftrag zusätzlich unter «Dieser Auftrag», wer die Risikostufe wann für diesen Auftrag geprüft hat, oder dass die Bestätigung noch aussteht.
Bestehende Risikostufe für diesen Auftrag bestätigen
Wählen Sie eine Geschäftsbeziehung, die bereits aus einem früheren Auftrag eingestuft ist, übernimmt ACEO Business ihre bestehende Risikostufe. Sie muss für diesen Auftrag bestätigt werden. Bis dahin steht bei der Geschäftsbeziehung «Risikostufe für diesen Auftrag noch nicht bestätigt».
- Fahren Sie mit der Maus über die Geschäftsbeziehung und klicken Sie auf «Unverändert gültig» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Bestätigen, dass die bestehende Risikoeinteilung dieser Organisation für diesen Auftrag unverändert gilt?» mit «Ja».
Der Hinweis verschwindet. ACEO Business hält fest, wer die Risikostufe wann für diesen Auftrag geprüft hat.
Hat sich die Einschätzung geändert, bestätigen Sie die Risikostufe nicht, sondern passen Sie sie mit «Risikostufe editieren» an. Die neue Risikostufe gilt dann für diesen Auftrag als von Ihnen geprüft.
Beantwortete Fragen anzeigen
Über «Beantwortete Fragen anzeigen» in der Karte «GwG-Einstufung» öffnen Sie rechts die Übersicht «Beantwortete Fragen» mit:
- dem Status und der Begründung der aktuellen Einstufung
- allen beantworteten Fragen des Fragebogens
- wer den Auftrag wann eingestuft hat
- unter «Frühere GwG-Einstufungen» allen früheren Einstufungen dieses Auftrags mit ihren Antworten
Der Button erscheint erst, wenn der Auftrag eingestuft ist.
Einstufung wiederholen
Hat sich am Auftrag etwas geändert, stufen Sie ihn neu ein. Klicken Sie dazu in der Karte «GwG-Einstufung» auf «Einstufung wiederholen» und durchlaufen Sie den Assistenten erneut.
Die neue Einstufung ersetzt die bisherige im Auftrag. Die früheren Einstufungen bleiben unter «Beantwortete Fragen anzeigen» erhalten. Eine Einstufung kann nicht gelöscht werden. Geschäftsbeziehungen mit einer bestehenden Risikostufe müssen Sie nach dem Wiederholen erneut mit «Unverändert gültig» bestätigen.
Beispiel
Eine Notarin beurkundet den Verkauf einer Liegenschaft. Käufer und Verkäufer sind als Kunden mit dem Auftrag verknüpft.
- Im Assistenten wählt sie die Tätigkeit «Kauf/Verkauf Liegenschaft».
- Sie beantwortet alle Ausnahmefragen mit «Nein». Der Auftrag ist damit «Relevant».
- Sie wählt Käufer und Verkäufer als Geschäftsbeziehungen und speichert die Einstufung.
- Für den Käufer, der bereits aus einem früheren Auftrag eingestuft ist, bestätigt sie mit «Unverändert gültig». Für den Verkäufer erfasst sie mit «Risikostufe erfassen» das Ergebnis des SRO-Formulars.
Die Einstufung ist damit vollständig im Auftrag dokumentiert.
Wenn etwas nicht klappt
«Für diesen Auftrag wurden noch keine Kunden erfasst. Für den Abschluss der GwG-Einstufung wird mindestens ein Kunde vorausgesetzt.»
Diese Rückfrage erscheint beim Klick auf «Einstufung starten», wenn mit dem Auftrag noch keine Kunden verknüpft sind. Mit «Ja» starten Sie den Assistenten trotzdem, haben im Schritt «Geschäftsbeziehungen» aber keine Geschäftsbeziehung zur Auswahl. Verknüpfen Sie zuerst die Geschäftsbeziehungen als Kunden mit dem Auftrag.
«Es wurden nicht alle Fragen beantwortet»
Im Fragebogen ist eine angezeigte Frage noch offen. Beantworten Sie alle angezeigten Fragen und klicken Sie erneut auf «Weiter».
«‘Organisation Ids’ darf nicht leer sein.»
Diese Meldung erscheint, wenn Sie eine Einstufung mit «Relevant» ohne Geschäftsbeziehung speichern. Bei «Relevant» muss mindestens eine Geschäftsbeziehung gewählt sein. Gehen Sie mit «Zurück» zum Schritt «Geschäftsbeziehungen» und aktivieren Sie die Geschäftsbeziehungen.