Auftragsposition erfassen und bearbeiten
Mit Auftragspositionen bilden Sie die Leistungen eines Auftrags ab, die Sie verrechnen, z. B. eine Beglaubigung zum Fixpreis oder eine Beratung nach Zeitaufwand. Sie erfassen sie im Auftrag im Tab «Auftragpositionen». Auf die Positionen rapportieren Sie danach Zeit und Auslagen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung zum Erstellen von Auftragspositionen. Ohne sie sind die Buttons «Auftragsposition erstellen» ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten brauchen Sie die Berechtigung zum Bearbeiten von Auftragspositionen, zum Löschen die Berechtigung zum Löschen. Ohne sie fehlen die Buttons «Editieren» bzw. «Löschen».
- Der Auftrag ist nicht abgeschlossen. In einem abgeschlossenen Auftrag können Sie keine Positionen erfassen, und der Dialog einer Position lässt sich nur ansehen (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).
Auftragsposition erfassen
- Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Auftragpositionen».
- Klicken Sie auf «Auftragsposition erstellen» .
- Optional: Wählen Sie im Feld «Vorlage» eine Auftragspositionsvorlage. ACEO Business füllt die Felder mit den Werten der Vorlage aus.
- Geben Sie im Feld «Name» die Bezeichnung der Position ein.
- Wählen Sie im Feld «Art der Abrechnung» «Preis», «Nach Wert» oder «Nach Zeitaufwand». ACEO Business blendet die Felder ein, die zu dieser Art gehören.
- Füllen Sie die übrigen Felder aus. Was jedes Feld bedeutet, steht unter Felder.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
ACEO Business legt die Position an und zeigt sie in der Liste des Tabs «Auftragpositionen». Fehlt bei «Preis» der Preis oder bei «Nach Wert» der Wert, speichert ACEO Business die Position im Status «Entwurf». Sie können dann bereits Zeit darauf erfassen und den Betrag später nachtragen (siehe Status einer Auftragsposition).
Den Dialog öffnen Sie auch im Kopfbereich des Auftrags mit «Auftragsposition erstellen» . Dieser Button fehlt, wenn der Auftrag abgeschlossen oder archiviert ist.
Auftragsposition bearbeiten
- Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Auftragpositionen».
- Klicken Sie in der Liste auf die Position. Die Ansicht der Auftragsposition öffnet sich.
- Klicken Sie auf «Editieren» .
- Passen Sie die Felder an.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Schneller geht es direkt in der Liste: Fahren Sie mit der Maus über die Position und klicken Sie auf «Editieren» . Es öffnet sich derselbe Dialog.
Beim Bearbeiten gilt Folgendes:
- Beim Bearbeiten sind alle Pflichtfelder auszufüllen, auch die, die Sie beim Erfassen leer lassen durften: «Preis» bei «Preis» und «Berechnung», «Wert» und «Preis» bei «Nach Wert».
- Sobald eine Position auf einer Rechnung enthalten ist, können nur noch Angaben geändert werden, welche die Darstellung betreffen.
- «Art der Abrechnung» können Sie nur im Status «Entwurf» oder «Offen» ändern. Ist die Position «Teilweise verrechnet» oder «Verrechnet», ist das Feld gesperrt.
- Wechseln Sie die Art der Abrechnung, behält ACEO Business nur die Werte der neuen Art. Die Werte der bisherigen Art (z. B. «Min» und «Max») werden beim Speichern gelöscht.
- Ist der Auftrag abgeschlossen, zeigt der Dialog die Angaben nur an. Der Button «Speichern» fehlt.
Auftragsposition löschen
Eine Position können Sie nur löschen, solange sie im Status «Entwurf» oder «Offen» ist, keine Zeiterfassungseinträge und keine Auslagen hat und der Auftrag nicht abgeschlossen ist. Sonst ist der Button «Löschen» ausgeblendet.
- Öffnen Sie die Auftragsposition über die Liste im Tab «Auftragpositionen».
- Klicken Sie auf «Löschen» .
- Bestätigen Sie die Frage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag unwiederruflich löschen?» mit «Ja».
ACEO Business löscht die Position und zeigt wieder den Tab «Auftragpositionen» des Auftrags.
Tab «Details» der Auftragsposition
Wenn Sie eine Position öffnen, sehen Sie im Kopfbereich ihren Namen, ihre «Id», die «Externe Id» und die «Auftrags Id». Darunter liegen die Tabs «Details», «Zeiterfassung» und «Auslagen». Die Auslagen der Position erfassen Sie im Tab «Auslagen» (siehe Auslagen erfassen und bearbeiten).
Der Tab «Details» zeigt «Art der Abrechnung», «Status», «Beschreibung» und «Datum» sowie die zusätzlichen Felder Ihrer Organisation. Im Bereich «Abrechnung» stehen die Beträge der Position:
- Total Betrag: der Betrag der Position, inklusive Auslagen. Wie er entsteht, steht unter Art der Abrechnung.
- Offener Betrag: der Teil des Totals, der noch nicht verrechnet ist.
- Verrechneter Betrag: der Teil des Totals, der bereits auf Rechnungen steht.
- Zeiterfassungen Betrag und Auslagen Betrag: die Summe der Zeiterfassungseinträge und der Auslagen auf dieser Position.
Der Bereich «Übersicht» zeigt, wie viele Zeiterfassungseinträge und Auslagen auf der Position erfasst sind.
Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| «Vorlage» | Nur beim Erfassen. Füllt die Felder mit den Werten einer Auftragspositionsvorlage. «– Keine –» lässt die Felder leer. |
| «Name» | Pflichtfeld, höchstens 100 Zeichen. Bezeichnung der Position. |
| «Art der Abrechnung» | Pflichtfeld: «Preis», «Nach Wert» oder «Nach Zeitaufwand» (vorausgewählt). Siehe Art der Abrechnung. |
| «Preis» | Nur bei «Preis»: fixer Betrag in CHF. Beim Erfassen freiwillig (ohne Preis Status «Entwurf»), beim Bearbeiten Pflichtfeld. |
| «Min» und «Max» | Nur bei «Nach Zeitaufwand»: Mindest- und Höchstbetrag der Position in CHF, beide freiwillig. «Min» darf nicht grösser sein als «Max». |
| «Berechnung», «Wert», «Preis» | Nur bei «Nach Wert»: Tarif, Bemessungsgrundlage in CHF und Gebühr innerhalb der Grenzen des Tarifs. Beim Erfassen ist nur «Berechnung» Pflichtfeld. |
| «Beschreibung» | Freier Text, höchstens 750 Zeichen. |
| «Datum» | Leistungsdatum der Position. Es bestimmt, in welcher Periode die Position in Berichten und bei der Rechnungsstellung berücksichtigt wird. |
| «Verrechenbarkeit» | Pflichtfeld, ganze Zahl ab 0, vorausgefüllt mit 100 %. Siehe Verrechenbarkeit. |
| «Rabatt» | Betrag in CHF, den ACEO Business vom Betrag der Position abzieht, vorausgefüllt mit 0.00. Auslagen werden nicht reduziert. |
| «Benutzerdefinierte Id» | Ihre eigene Nummer für die Position, höchstens 100 Zeichen. Sie muss eindeutig sein. |
Unter «Benutzerdefinierte Id» folgen die zusätzlichen Felder, die Ihre Organisation in Einstellungen → Details angelegt hat (siehe Details).
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer. Füllen Sie die Felder mit Stern aus, beim Bearbeiten auch «Preis» bzw. bei «Nach Wert» die Felder «Berechnung», «Wert» und «Preis». Speichern Sie dann erneut.
Das Feld «Art der Abrechnung» ist gesperrt
Die Position ist bereits ganz oder teilweise verrechnet. Die Art der Abrechnung lässt sich dann nicht mehr ändern. Wird die Rechnung storniert, ist das Feld wieder frei (siehe Rechnung stornieren).
Der Button «Löschen» fehlt
Die Position hat Zeiterfassungseinträge oder Auslagen, ist bereits verrechnet, oder der Auftrag ist abgeschlossen. Löschen Sie zuerst die Einträge, oder lassen Sie die Position bestehen.
«The value of ‘Min’ must be less than or equal to ‘Max’»
Bei «Nach Zeitaufwand» ist der Betrag im Feld «Min» grösser als der Betrag im Feld «Max». Korrigieren Sie einen der beiden Beträge und speichern Sie erneut.
«CustomId must be unique»
Die «Benutzerdefinierte Id» ist bereits bei einer anderen Auftragsposition vergeben. Wählen Sie eine andere Id oder lassen Sie das Feld leer.
«Order not found or invalid State»
Der Auftrag ist abgeschlossen. In einem abgeschlossenen Auftrag lassen sich keine Positionen erfassen. Eröffnen Sie den Auftrag zuerst wieder (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).