Auftrag archivieren und wiederherstellen
Aufträge, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie archivieren, ob sie offen oder abgeschlossen sind. Archivierte Aufträge erscheinen nicht mehr in der Liste Aufträge. So bleibt die Liste übersichtlich. Einen archivierten Auftrag können Sie jederzeit wiederherstellen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Aufträge Löschen». Ohne sie wird der Button «Archivieren» im Auftrag nicht angezeigt.
- Zum Wiederherstellen haben Sie die Berechtigung «Aufträge Wiederherstellen». Ohne sie wird der Button «Wiederherstellen» nicht angezeigt.
Auftrag archivieren
- Öffnen Sie den Auftrag aus der Liste Aufträge.
- Klicken Sie neben den Kopfdaten des Auftrags auf «Archivieren» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja».
Die Seite wird neu geladen. Im Kopf des Auftrags steht nun «Archiviert: Ja» und unter «Archivierungsdatum» das heutige Datum. Neben den Kopfdaten steht nur noch «Wiederherstellen»: Solange der Auftrag archiviert ist, können Sie ihn weder editieren noch abschliessen. Auch die Buttons «Auftragsposition erstellen», «Zeit erfassen» und «Rechnung erstellen» im Kopf des Auftrags werden nicht angezeigt.
Der Auftrag erscheint nicht mehr in der Liste Aufträge, unabhängig davon, welchen Status Sie im Filter wählen.
Archivierte Aufträge anzeigen
- Öffnen Sie in der Navigation Aufträge.
- Klicken Sie links neben dem Filter «Status» auf «Nur Archivierte Einträge» . Der Button ist danach hervorgehoben.
- Optional: Wählen Sie im Filter «Status» den Wert «– Alle –», um auch archivierte abgeschlossene Aufträge zu sehen.
Die Liste zeigt nun nur archivierte Aufträge. Der Filter «Status» gilt auch hier: Steht er auf «Offen» (Standard), sehen Sie nur archivierte offene Aufträge. Um zur normalen Liste zurückzukehren, klicken Sie erneut auf «Nur Archivierte Einträge».
Auftrag wiederherstellen
- Öffnen Sie den Auftrag aus der Liste der archivierten Aufträge.
- Klicken Sie neben den Kopfdaten des Auftrags auf «Wiederherstellen» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wiederherstellen?» mit «Ja».
Der Auftrag erscheint wieder in der Liste Aufträge, mit dem Status, den er vor dem Archivieren hatte. Das Archivierungsdatum im Kopf des Auftrags ist wieder leer.
Wenn etwas nicht klappt
Der archivierte Auftrag fehlt in der Liste der archivierten Aufträge
Der Filter «Status» steht noch auf «Offen», der Auftrag ist aber abgeschlossen. Wählen Sie im Filter «Status» den Wert «Abgeschlossen» oder «– Alle –».
«Archivieren» oder «Wiederherstellen» fehlt im Auftrag
Ihnen fehlt die Berechtigung dafür (siehe Voraussetzungen). Wenden Sie sich an eine Person mit Administrationsrechten in Ihrer Organisation.