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Aufträge

Ein Auftrag bündelt in ACEO Business alles, was Sie und Ihre Mitarbeitenden in einem Geschäft für Ihre Klient:innen leisten: die Auftragspositionen, die erfassten Zeiten und Auslagen, die Rechnungen und die Dokumente. Diese Seite zeigt, wie ein Auftrag aufgebaut ist und wie Sie in der Auftragsliste den richtigen Auftrag finden.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung «Aufträge Lesen». Ohne sie fehlt der Eintrag «Aufträge» in der Navigation unter «Leistungen».
  • Welche Tabs eines Auftrags Sie sehen, hängt von weiteren Berechtigungen ab. Ein Tab ohne die passende Berechtigung wird nicht angezeigt.

Aufbau eines Auftrags

Wenn Sie einen Auftrag öffnen, sehen Sie oben den Kopfbereich mit dem Namen des Auftrags und seinen Kenndaten «Id», «Externe Id» und «Benutzerdefinierte Id». Die Id vergibt ACEO Business beim Erfassen automatisch und fortlaufend. Rechts stehen die Schnellzugriffe «Auftragsposition erstellen», «Zeit erfassen» und «Rechnung erstellen». Sie erscheinen nur bei einem offenen Auftrag, der nicht archiviert ist.

Unter den Kenndaten finden Sie die Buttons für den ganzen Auftrag: «Auftrag abschliessen», «Editieren», «Archivieren» und «Auftrag exportieren».

Auftrag «Erbteilung Muster» mit Kopfbereich, Tabs und dem Inhalt des Tabs «Details»

Die Tabs eines Auftrags:

Tab Inhalt Mehr dazu
«Details» Abteilung, Beschreibung und Ihre eigenen Felder. Dazu die Beträge unter «Abrechnung» («Total Betrag», «Offener Betrag», «Verrechneter Betrag», «Vorschuss») und die Anzahl Positionen, Zeiterfassungen, Auslagen und Kunden unter «Übersicht». Mit dem GwG-Modul steht hier auch die GwG-Einstufung. Auftrag erfassen und bearbeiten, GwG-Einstufung
«Auftragpositionen» Die Leistungen des Auftrags, zu einem Fixpreis, nach Wert oder nach Zeitaufwand abgerechnet. Auftragspositionen
«Kunden» Die Organisationen, die zum Auftrag gehören, mit ihrer Rolle und ihrem Klientenkonto. Kunden eines Auftrags
«Profile» Stundenansätze, die nur in diesem Auftrag gelten, für ein Profil oder für einzelne Mitarbeitende. Stundenansatz im Auftrag anpassen
«Zeiterfassung» Alle Zeiterfassungseinträge auf den Positionen dieses Auftrags. Zeiterfassungseintrag erfassen und bearbeiten
«Rechnungen» Die Rechnungen zum Auftrag. Der Tab erscheint nur, wenn das Modul «Rechnungen» freigeschaltet ist. Rechnung aus Auftrag erstellen
«Dokumente» Die Dateien des verknüpften SharePoint-Ordners (Arbeitsbereich). Der Tab erscheint nur, wenn die Verbindung zu SharePoint durch die ACE digital solutions ag eingerichtet ist. Arbeitsbereich

Beispiel: Eine Notariatsangestellte erfasst für eine Erbteilung den Auftrag «Erbteilung Muster» und verknüpft im Tab «Kunden» die Erbengemeinschaft als Kunde. Im Tab «Auftragpositionen» legt sie die Position «Erbteilungsvertrag» an, auf die der Notar seine Zeit erfasst. Im Tab «Details» sieht sie danach unter «Abrechnung», welcher Betrag noch offen ist.

Auftragsliste

Wenn Sie in der Navigation «Aufträge» wählen, sehen Sie die Liste Ihrer Aufträge, die neuesten zuoberst. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie den Auftrag. Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts «Editieren» . Damit bearbeiten Sie den Auftrag direkt aus der Liste.

Die Liste hat feste Spalten und lässt sich nicht über eigene Ansichten anpassen:

Spalte Inhalt
«Id» Fortlaufende Nummer, die ACEO Business beim Erfassen vergibt
«Name» Name des Auftrags
«Kunden» Alle Organisationen, die im Tab «Kunden» mit dem Auftrag verknüpft sind
«Klientenkonti» Die Nummern der Klientenkonti, die bei diesen Kunden hinterlegt sind
«Status» «Offen» oder «Abgeschlossen», siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen
Auftragsliste mit Filtern, Suchfeld und den ersten Zeilen

Mit diesen Filtern grenzen Sie die Liste ein. Sie lassen sich kombinieren:

  • «Nur Archivierte Einträge» zeigt nur die archivierten Aufträge. Ein zweiter Klick zeigt wieder die übrigen. Mehr dazu unter Auftrag archivieren und wiederherstellen.
  • «Status» zeigt die Aufträge mit dem gewählten Status. Beim Öffnen der Liste ist «Offen» gewählt. Mit «– Alle –» sehen Sie offene und abgeschlossene Aufträge.
  • «Suchen» findet Aufträge, deren Name, Kunde oder Klientenkontonummer den eingegebenen Text enthält.

Beispiel: Sie geben im Feld «Suchen» «Muster» ein. Die Liste zeigt «Erbteilung Muster», weil der Name den Text enthält, und alle Aufträge mit einem Kunden wie «Muster Immobilien AG».

Über «Auftrag erstellen» erfassen Sie einen neuen Auftrag, über «Aufträge exportieren» erstellen Sie eine Liste der offenen Aufträge als Datei.

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