Rechnung aus Auftrag erstellen
Mit dem Rechnungsassistenten erstellen Sie aus einem Auftrag eine Rechnung: Sie wählen die Auftragspositionen, schränken die Leistungen auf einen Zeitraum ein, kontieren die Positionen und bestimmen die Rechnungsempfänger. Der Weg ist für Teilrechnungen und Schlussrechnungen derselbe. Die Rechnung entsteht im Status «Entwurf» im Tab «Rechnungsausgang» der Buchhaltung.
Voraussetzungen
- Das Modul «Rechnungen» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlen im Auftrag der Button «Rechnung erstellen» und der Tab «Rechnungen».
- Sie haben die Berechtigung «Rechnungen Erstellen». Ohne sie ist der Button «Rechnung erstellen» ausgeblendet.
- Der Auftrag ist offen und nicht archiviert. Bei einem abgeschlossenen oder archivierten Auftrag ist der Button «Rechnung erstellen» im Auftragskopf ausgeblendet.
- Die Abteilung des Auftrags gehört zu einer Organisation mit einer Buchhaltung, und in dieser Buchhaltung ist ein Zahlungskonto erfasst. Wie das geht, steht in Buchhaltung einrichten und Zahlungskonto erfassen und bearbeiten.
- Der Auftrag hat Auftragspositionen mit einem offenen Betrag. Positionen mit dem Betrag 0.00 lassen sich nur mit einem Schalter auswählen (siehe unten).
Rechnungsassistent öffnen
- Öffnen Sie unter Leistungen → Aufträge den Auftrag, den Sie abrechnen möchten.
- Klicken Sie im Kopf des Auftrags auf «Rechnung erstellen».
Der Rechnungsassistent öffnet sich als eigene Seite «Rechnung erstellen». Unten sehen Sie die Schrittanzeige: Ein Häkchen markiert erledigte Schritte, der aktuelle Schritt ist hervorgehoben. Mit «Zurück» gehen Sie einen Schritt zurück, mit «Weiter» zum nächsten.
Denselben Assistenten öffnen Sie auch im Tab «Rechnungen» des Auftrags mit «Rechnung erstellen» oder in der Buchhaltung mit «Rechnung erstellen» . Aus der Buchhaltung wählen Sie den Rechnungstyp «Aus Auftrag» selbst und fügen die Aufträge im Schritt «Auftrags- und Positionswahl» hinzu.
Allgemein: Name und Rechnungstyp
- Geben Sie im Feld «Name» einen Namen für die Rechnung ein, zum Beispiel «Honorar Kaufvertrag Seestrasse».
- Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein. Sie muss eindeutig sein.
- Prüfen Sie, dass unter «Rechnungstyp» die Option «Aus Auftrag» gewählt ist. Aus dem Auftrag ist sie vorausgewählt.
- Klicken Sie auf «Weiter» .
Im ersten Schritt zeigt die Schrittanzeige nur «Allgemein». Nach «Weiter» sehen Sie alle neun Schritte dieses Ablaufs. Mit «Vorschuss» erstellen Sie stattdessen einen Vorschuss für Leistungen, mit «Ausgehend (Manuell)» eine ausgehende Rechnung ohne Auftrag.
Absender & Rechnung: Buchhaltung, Kreditor und Daten
In diesem Schritt legen Sie fest, aus welcher Buchhaltung die Rechnung kommt, wer sie stellt und wann sie fällig ist. Aus einem Auftrag ist nur die Buchhaltung des Auftrags wählbar und bereits ausgewählt. Gibt es in der Buchhaltung nur ein Zahlungskonto, ist es ebenfalls ausgewählt. Als Kreditor übernimmt ACEO Business die Organisation der Buchhaltung mit ihrer Rechnungsadresse.
- Prüfen Sie «Buchhaltung» und «Zahlungskonto». Ist kein Zahlungskonto vorausgewählt, wählen Sie das Konto, auf das die Zahlung eingehen soll.
- Prüfen Sie die Adresse des Kreditors. Änderungen gelten nur für diese Rechnung.
- Optional: Ändern Sie das «Rechnungsdatum», im Datumsfeld oder mit der Auswahl daneben («Heute», «Nächster Werktag»).
- Optional: Ändern Sie das «Fälligkeitsdatum», im Datumsfeld oder mit der Auswahl daneben («30 Tage», «Sofort», «Nächster Werktag», «10 Tage», «15 Tage», «Ende des nächsten Monats»).
- Klicken Sie auf «Weiter».
Welche Auswahl beim Rechnungsdatum und beim Fälligkeitsdatum vorgewählt ist, bestimmen die Einstellungen «Standard Rechnungsdatum» und «Standard Fälligkeitsdatum» der Buchhaltung. Ab diesem Schritt zeigt der Kopf der Seite den Namen der Rechnung.
Auftrags- und Positionswahl
Hier wählen Sie, welche Auftragspositionen auf die Rechnung kommen. Der Auftrag, aus dem Sie den Assistenten geöffnet haben, ist bereits aufgeführt, mit dem «Total offener Betrag» und seinen «Kunden». Zur Auswahl stehen nur Positionen mit einem offenen Betrag.
- Optional: Aktivieren Sie «Positionen mit Betrag 0.00 anzeigen», wenn Sie auch Positionen ohne offenen Betrag abrechnen möchten, zum Beispiel für einen Vorschuss mit MWST.
- Wählen Sie im Auftrag unter «Auftragpositionen» im Auswahlfeld eine Position. Wiederholen Sie das für jede Position, oder wählen Sie «Alle».
- Optional: Wählen Sie im Auswahlfeld unter dem Auftrag einen weiteren Auftrag und dessen Positionen.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Jede gewählte Position erscheint als Karte mit ihrer Art der Abrechnung und ihrem offenen Betrag. Eine Position oder einen weiteren Auftrag entfernen Sie mit dem kleinen Kreuz auf der Karte. Weitere Aufträge stehen nur zur Auswahl, wenn sie offen sind, zur gleichen Abteilung gehören und einen offenen Betrag haben. Ohne gewählte Position geht der Assistent nicht weiter.
Nach Datum filtern
Im Schritt «Nach Datum filtern» sehen Sie die noch nicht verrechneten Leistungen der gewählten Positionen: Zeiterfassungen von Positionen «Nach Zeitaufwand» und Auslagen aller Positionen, je mit «Datum», «Text», «Auftragsposition» und «Offener Betrag». Darunter zeigt die «Rechnungspositions Vorschau», welcher offene Betrag pro Position auf die Rechnung kommt.
- Optional: Geben Sie im Feld «Datum von» den ersten Tag des Zeitraums ein, den Sie abrechnen möchten.
- Optional: Geben Sie im Feld «Datum bis» den letzten Tag des Zeitraums ein.
- Optional: Korrigieren Sie einen Eintrag: Fahren Sie mit der Maus über die Zeile und klicken Sie auf «Editieren» .
- Prüfen Sie in der «Rechnungspositions Vorschau» die offenen Beträge.
- Klicken Sie auf «Weiter».
So wirkt der Zeitraum:
- Zeiterfassungen zählen, wenn ihr Datum im Zeitraum liegt.
- Der Preis einer Position «Preis» oder «Nach Wert» zählt, wenn ihr Datum im Zeitraum liegt. Hat die Position kein Datum, zählt er immer.
- Eine Auslage zählt nach ihrem eigenen Datum. Hat sie keines, gilt das Datum ihrer Position; haben beide keines, zählt sie immer.
Positionen, die im Zeitraum keinen offenen Betrag haben, erscheinen in der Vorschau durchgestrichen und kommen nicht auf die Rechnung. Ausnahme: Sie haben im Schritt davor «Positionen mit Betrag 0.00 anzeigen» aktiviert. Ohne Datumsfelder rechnet der Assistent alle offenen Leistungen ab.
«Editieren» öffnet den Zeiteintrag oder die Auslage in einem seitlichen Dialog. Die Änderung gilt direkt im Auftrag, nicht nur für diese Rechnung. Den Button sehen Sie nur für offene Einträge und mit der Berechtigung «Zeiterfassung Ersetzen» bzw. «Auslagen Ersetzen».
Kontierung
Im Schritt «Kontierung» erscheint jede Auftragsposition als Rechnungsposition mit ihrem offenen Betrag. Sind bei der Auftragsposition eine Kontonummer und ein Rechnungspositionstext hinterlegt, zum Beispiel über die Auftragspositionsvorlage, sind «Konto» und «Rechnungspositionstext» bereits ausgefüllt. Hat das Konto einen Standard-Steuersatz, ist auch «Steuer» ausgefüllt und der «Betrag inkl. Steuern» berechnet.
- Nur bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart»: Prüfen Sie das «Buchungsdatum». Vorgegeben ist das heutige Datum.
- Nur bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart»: Prüfen Sie das «Gegenkonto».
- Prüfen Sie bei jeder Position «Konto» und «Steuer». Eine Steuer lässt sich nur bei Ertrags- und Aufwandkonten wählen.
- Optional: Passen Sie bei einer Position den «Betrag exkl. Steuern» oder den «Betrag inkl. Steuern» an. Den anderen Betrag berechnet ACEO Business neu.
- Optional: Ergänzen oder ändern Sie den «Rechnungspositionstext». Er erscheint so auf der Rechnung.
- Klicken Sie auf «Weiter».
«Buchungsdatum» und «Gegenkonto» erscheinen nur, wenn die Buchhaltung die Abrechnungsmethode «Vereinbart» hat: Die Buchung entsteht dann am Buchungsdatum, sobald Sie die Rechnung als versendet markieren. Als Gegenkonto ist das «Konto für Forderungen» aus den Einstellungen der Buchhaltung vorgegeben. Ist keines hinterlegt und ist mit den Aufträgen genau ein Klientenkonto verknüpft, ist dieses vorgegeben. Bei «Vereinnahmt» fehlen beide Felder.
Unter den Positionen sehen Sie die Summen: «Betrag exkl. Steuern», «Steuer Betrag» und «Betrag inkl. Steuern», daneben den «Offener Betrag» der Positionen und die «Differenz» zu Ihrem Betrag. Ist in den Rechnungseinstellungen eine automatische Anpassung der Beträge eingerichtet, sind die Beträge bereits angepasst; die Differenz zeigt die Abweichung. Verrechnen Sie weniger als den offenen Betrag, ist die Position danach nur teilweise verrechnet.
Klientenkonti
Diesen Schritt zeigt der Assistent nur, wenn in der Buchhaltung «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet ist; sonst springt er zu «Empfänger & Aufteilung». Hier verrechnen Sie den Saldo eines Klientenkontos mit der Rechnung, zum Beispiel einen bezahlten Vorschuss.
- Optional: Ändern Sie den «Stichtag». Vorgegeben ist das «Datum bis» aus dem Schritt «Nach Datum filtern», ohne dieses der letzte Tag des aktuellen Monats.
- Wählen Sie unter «Positionen» im Auswahlfeld das Klientenkonto. ACEO Business fügt eine Position mit dem «Saldo per Stichtag» hinzu.
- Geben Sie im Feld «Name» die Bezeichnung der Position ein, zum Beispiel «Abzüglich Vorschuss».
- Optional: Ändern Sie den «Betrag inkl. Steuern», wenn Sie nicht den ganzen Saldo verrechnen möchten.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Ein Guthaben der Klientschaft auf dem Klientenkonto übernimmt ACEO Business als negativen Betrag, der die Rechnung reduziert. Sie können ein Klientenkonto auf mehrere Positionen aufteilen, um die Klientschaft genauer zu informieren, zum Beispiel je eine Position pro Vorschuss. Unten sehen Sie «Total Positionen inkl. Steuer», «Total Klientenkonti» und die «Gesamtsumme». Die Gesamtsumme darf nicht negativ sein.
Empfänger & Aufteilung
Hier bestimmen Sie den Debitor, also den Empfänger der Rechnung. Zur Auswahl stehen die Kunden der gewählten Aufträge und die mit ihnen verknüpften Kontaktpersonen, sofern sie eine Rechnungsadresse haben. Mit «– Leer –» erfassen Sie einen Empfänger von Hand. Ab diesem Schritt zeigt der Kopf der Seite den «Betrag inkl. Steuern» der Rechnung.
- Wählen Sie im Feld «Debitor hinzufügen» einen Kunden oder «– Leer –». Für mehrere Empfänger wiederholen Sie das.
- Optional: Passen Sie die Adresse an oder schreiben Sie eine «Nachricht». Die Änderungen gelten nur für diese Rechnung, nicht für die Stammdaten.
- Bei mehreren Debitoren: Klicken Sie auf den Button mit der Waage, um den Betrag gleichmässig aufzuteilen, oder geben Sie pro Debitor den «Anteil» in Prozent oder den «Betrag inkl. Steuern» ein.
- Optional: Deaktivieren Sie «Rundungsposition aktivieren», wenn diese Rechnung nicht gerundet werden soll.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Die Option «Rundungsposition aktivieren» erscheint nur, wenn in den Rechnungseinstellungen die Rundung des Rechnungsbetrags eingerichtet ist. Sie ist dann eingeschaltet. ACEO Business zeigt bei jedem Debitor die «Rundungsdifferenz» und den «Anteil inkl. Steuer (gerundet)» sowie unten «Gesamtsumme», «Total (gerundet)» und «Rundungsdifferenz». Bei mehreren Debitoren wird jeder Anteil einzeln gerundet.
Die Summe der Anteile muss der Gesamtsumme entsprechen: Die «Differenz» unten muss 0.00 sein. Mit «Zurück» verwirft ACEO Business nach der Rückfrage «Beim Zurückgehen werden alle erfassten Empfänger verworfen» alle Debitoren.
Positionen anordnen
Hat die Rechnung mehr als eine Position (Auftragspositionen und Positionen aus Klientenkonti zusammen), legen Sie hier die Reihenfolge auf der Rechnung fest. Mit nur einer Position überspringt der Assistent diesen Schritt.
- Ziehen Sie eine Position an ihrem Griff oben rechts an die gewünschte Stelle.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Prüfen & Speichern
Der letzte Schritt fasst die Rechnung zusammen: die allgemeinen Angaben mit Buchhaltung, Zahlungskonto, Daten und «Total Betrag inkl. Steuer», die Adressen von Kreditor und Debitoren mit ihren Anteilen und alle Positionen mit Konto, Betrag und Steuer.
- Prüfen Sie die Angaben. Mit «Zurück» können Sie sie noch ändern.
- Speichern Sie die Rechnung mit «Speichern» .
ACEO Business speichert die Rechnung im Status «Entwurf». Mit einem Debitor öffnet sich die neue Rechnung. Mit mehreren Debitoren entsteht pro Debitor eine eigene Rechnung: Ihr Name endet mit dem Namen des Debitors, und eine «Benutzerdefinierte Id» erhält die Endung «_1», «_2» usw. ACEO Business öffnet dann den Tab «Rechnungsausgang» der Buchhaltung.
Danach exportieren Sie die Rechnung und versenden sie (siehe Rechnung exportieren und versenden).
So wirken Zeitraum und Beträge auf den Auftrag
Der Assistent verrechnet die offenen Leistungen der gewählten Auftragspositionen. Was Sie nicht verrechnen, bleibt offen und erscheint bei der nächsten Rechnung wieder.
Beispiel: Eine Notarin rechnet am 21.10.2026 den Kaufvertrag Seestrasse ab. Die Position «Beurkundung» (Nach Zeitaufwand) hat Zeiterfassungen vom September und vom Oktober. Mit «Datum bis» 30.09.2026 übernimmt der Assistent nur die Septemberleistungen in die Rechnung. Die Oktoberleistungen bleiben offen und kommen auf die nächste Rechnung.
Setzen Sie in der Kontierung einen tieferen Betrag als den offenen Betrag ein, ist die Position danach teilweise verrechnet. Mehr dazu unter Status einer Auftragsposition.
Wenn etwas nicht klappt
Der Button «Rechnung erstellen» fehlt im Auftrag
Der Auftrag ist abgeschlossen oder archiviert, Ihnen fehlt die Berechtigung «Rechnungen Erstellen», oder das Modul «Rechnungen» ist nicht freigeschaltet. Einen abgeschlossenen Auftrag eröffnen Sie wieder, siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen. Für die Berechtigung wenden Sie sich an Ihren Admin-User.
Ein Auftrag oder eine Position fehlt in der Auswahl
Zur Auswahl stehen nur offene Aufträge derselben Abteilung mit einem offenen Betrag, und nur Positionen mit einem offenen Betrag. Positionen mit dem Betrag 0.00 zeigt der Assistent erst mit «Positionen mit Betrag 0.00 anzeigen».
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
In der Kontierung fehlt bei einer Position das «Konto» oder ein Betrag, bei einem Klientenkonto der «Name», oder bei einem Debitor «Name», «PLZ», «Ort» oder «Betrag inkl. Steuern». Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie erneut auf «Weiter».
«Position list is empty»
Nach dem Filter nach Datum hat keine Position einen offenen Betrag, deshalb hat die Kontierung keine Position. Gehen Sie zurück und passen Sie den Zeitraum an, oder aktivieren Sie «Positionen mit Betrag 0.00 anzeigen».
«Grand total must not be negative»
Im Schritt «Klientenkonti» ist die «Gesamtsumme» negativ: Das Guthaben auf dem Klientenkonto ist grösser als die Rechnung. Reduzieren Sie den «Betrag inkl. Steuern» der Klientenkonto-Position.
«Debtor list is empty»
Im Schritt «Empfänger & Aufteilung» ist kein Debitor erfasst. Fügen Sie mit «Debitor hinzufügen» mindestens einen hinzu.
«Debtor shares must match invoice total»
Die Anteile der Debitoren ergeben zusammen nicht die Gesamtsumme. Klicken Sie auf den Button mit der Waage oder passen Sie die Beträge an, bis die «Differenz» 0.00 ist.