Transaktionen verarbeiten
Im Tab «Transaktionen» einer Buchhaltung verarbeiten Sie die Bewegungen, die Sie aus dem E-Banking importiert haben. Viele Zahlungen hat ACEO Business bereits einer Rechnung zugewiesen. Die übrigen weisen Sie selbst zu oder buchen sie von Hand; danach verbuchen Sie alle zugewiesenen Transaktionen auf einmal. Wie der Tab aufgebaut ist und wie die automatische Zuweisung funktioniert, steht unter Transaktionen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Transaktionen Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Transaktionen» in der Buchhaltung.
- Zum Zuweisen und Ignorieren brauchen Sie die Berechtigung «Transaktionen Aktualisieren». Ohne sie fehlen in der Transaktion die Buttons «Zuweisen» und «Ignorieren».
- Zum Verbuchen brauchen Sie die Berechtigung zum Verbuchen von Transaktionen. Ohne sie fehlt der Button «Transaktionen verbuchen».
Transaktion öffnen
- Öffnen Sie Finanzen → Buchhaltungen und klicken Sie auf die Buchhaltung.
- Wechseln Sie in den Tab «Transaktionen».
- Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Nicht zugewiesene Transaktionen».
- Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie bearbeiten möchten.
Die Transaktion öffnet sich auf einer eigenen Seite. Zurück zum Tab kommen Sie mit dem Pfeil am Anfang der Seite oder über «Details» in den Brotkrumen.
Aufbau einer Transaktion
Die Seite einer Transaktion hat drei Bereiche:
- Links die Bewegung aus dem Kontoauszug: «Transaktion» mit der Referenz, «Buchungsdatum», «Valutadatum», «Debitor Name», «Kreditor Name», «Debitor Adresse», «Kreditor Adresse» und unten der Betrag.
- Rechts die zugewiesenen Rechnungen, jede mit Name, Datum, «Betrag» und «Beschreibung», unten die Summe ihrer Beträge. Bei einer Rechnung, die Sie im Tab «Rechnungen» mit «+» hinzufügen, heisst das Feld stattdessen «Anteil inkl. Steuer (gerundet)». Als Betrag einer Rechnung steht dort der Anteil des jeweiligen Rechnungsempfängers, nicht das Total der ganzen Rechnung. Ist die Rundung des Rechnungsbetrags eingerichtet, ist es der gerundete Anteil, also der Betrag auf dem Einzahlungsschein.
- Darunter zwei Tabs: «Buchung» zeigt die Buchung, die beim Verbuchen geschrieben wird. «Rechnungen» listet die Rechnungen, die Sie der Transaktion zuweisen können.
Hat ACEO Business die Transaktion beim Import zugewiesen, steht die Rechnung bereits rechts und die Buchung ist vorbereitet. Stimmen beide, ist nichts weiter zu tun.
Rechnung zuweisen
Für eine Gutschrift listet der Tab «Rechnungen» die versendeten Rechnungen dieser Buchhaltung, für eine Lastschrift die offenen eingehenden Rechnungen.
- Öffnen Sie die Transaktion und wechseln Sie unten in den Tab «Rechnungen».
- Optional: Schalten Sie «Positionen übernehmen» aus, wenn Sie die Buchung selbst erfassen möchten. Eingeschaltet übernimmt ACEO Business die Positionen der Rechnung als Buchungszeilen.
- Suchen Sie die Rechnung im Suchfeld.
- Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf das Plus . Die Rechnung erscheint rechts bei den zugewiesenen Rechnungen.
- Prüfen Sie im Tab «Buchung», ob die Buchung stimmt.
- Klicken Sie auf «Zuweisen» .
ACEO Business kehrt in den Tab «Transaktionen» zurück. Die Transaktion erhält den Status «Vom Benutzer Zugewiesen» und erscheint in der Ansicht «Zugewiesene Transaktionen». Sie können einer Transaktion auch mehrere Rechnungen zuweisen, zum Beispiel wenn eine Klientin zwei Rechnungen mit einer Zahlung begleicht. Eine falsch zugewiesene Rechnung entfernen Sie mit dem Kreuz in ihrem Block.
Buchung erfassen oder korrigieren
Für eine Bewegung ohne Rechnung in ACEO Business, zum Beispiel Bankgebühren, erfassen Sie die Buchung von Hand. Die erste Zeile mit dem Konto des Zahlungskontos und dem Betrag der Bewegung ist fest vorgegeben.
- Öffnen Sie die Transaktion. Der Tab «Buchung» ist bereits offen.
- Optional: Geben Sie im Feld «Buchungsreferenz» eine Referenz ein.
- Wählen Sie in der leeren Zeile das «Soll-Konto» oder das «Haben-Konto» und geben Sie den «Betrag» ein.
- Optional: Wählen Sie bei einem Aufwands- oder Ertragskonto die «Steuer» aus und geben Sie einen «Text» ein.
- Optional: Fügen Sie mit «Neue zeile» weitere Zeilen hinzu.
- Prüfen Sie, dass die «Differenz» null ist.
- Klicken Sie auf «Zuweisen» .
Die Buchung ist eine Sammelbuchung: Jede Zeile hat entweder ein Soll- oder ein Haben-Konto. Das Datum der Buchung ist das Valutadatum der Bewegung und lässt sich nicht ändern. ACEO Business schreibt die Buchung erst beim Verbuchen ins Journal.
Transaktion ignorieren
Bewegungen, die Sie nicht in ACEO Business verbuchen möchten, nehmen Sie mit «Ignorieren» aus der Bearbeitung.
- Öffnen Sie die Transaktion.
- Klicken Sie im Block der Bewegung auf «Ignorieren» .
- Bestätigen Sie die Frage «Möchten Sie diese Transaktion wirklich ignorieren?» mit «Ja».
ACEO Business kehrt in den Tab «Transaktionen» zurück. Die Transaktion steht jetzt in der Ansicht «Ignorierte Transaktionen». Haben Sie eine Transaktion aus Versehen ignoriert, öffnen Sie sie dort und weisen Sie sie mit «Zuweisen» wieder zu.
Transaktionen verbuchen
Sind alle Transaktionen richtig zugewiesen und stimmen die Buchungen, verbuchen Sie sie gemeinsam.
Ist eine Transaktion falsch verbucht, korrigieren Sie die Buchung im Tab «Journal», wie unter Buchung erfassen und korrigieren beschrieben. Die Transaktion selbst bleibt verbucht.
- Öffnen Sie in der Buchhaltung den Tab «Transaktionen».
- Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Zugewiesene Transaktionen» und prüfen Sie die Liste.
- Klicken Sie auf «Transaktionen verbuchen».
- Bestätigen Sie die Frage «Möchten Sie alle zugewiesenen Transaktionen verbuchen?» mit «Ja».
ACEO Business schreibt für jede zugewiesene Transaktion die Buchung ins Journal und setzt die zugewiesenen Rechnungen auf «Bezahlt». Die Transaktionen erscheinen danach in der Ansicht «Verbuchte Transaktionen». Öffnen Sie eine verbuchte Transaktion, sehen Sie sie nur noch zum Lesen.
Eine einzelne zugewiesene Transaktion verbuchen Sie auch direkt auf ihrer Seite mit «Transaktionen verbuchen» .
Wenn etwas nicht klappt
Die Rechnung fehlt im Tab «Rechnungen»
Der Tab zeigt für eine Gutschrift nur Rechnungen mit dem Status «Versendet», für eine Lastschrift nur offene eingehende Rechnungen, jeweils aus derselben Buchhaltung. Eine bereits bezahlte Rechnung fehlt deshalb. Prüfen Sie den Status der Rechnung und ob das Zahlungskonto zur richtigen Buchhaltung gehört.
«Invoice already added to list»
Die Rechnung ist der Transaktion bereits zugewiesen und steht rechts in der Liste. Eine Rechnung lässt sich nur einmal hinzufügen.
«AccountAssignments must have a net zero balance»
Die Buchung geht nicht auf: Soll und Haben sind nicht gleich gross. Ergänzen oder korrigieren Sie die Zeilen im Tab «Buchung», bis die «Differenz» null ist, und klicken Sie erneut auf «Zuweisen».
«Month is locked» oder «Invalid Period»
Das Valutadatum der Transaktion liegt in einem gesperrten Monat oder in keiner Abrechnungsperiode der Buchhaltung. Heben Sie die Sperre auf oder erfassen Sie die Periode, wie unter Abrechnungsperioden verwalten beschrieben.
«JournalEntry is missing required assignment»
Mindestens eine zugewiesene Transaktion hat keine vollständige Buchung, zum Beispiel eine Belastung, die ACEO Business einer exportierten Zahlung ohne Rechnung zugewiesen hat. Dann verbucht ACEO Business keine der Transaktionen. Öffnen Sie die Transaktionen in der Ansicht «Zugewiesene Transaktionen», erfassen Sie die fehlende Buchung und klicken Sie auf «Zuweisen». Verbuchen Sie danach erneut.