Vorschuss für Leistungen
Mit dem Rechnungstyp Vorschuss fordern Sie für einen oder mehrere laufende Aufträge einen Vorschuss für Ihre Leistungen an. Bezahlte Vorschüsse verrechnen Sie später mit der Teil- oder Schlussrechnung. Einen Vorschuss mit MWST erstellen Sie dagegen als normale Rechnung aus dem Auftrag (siehe unten).
Ein Vorschuss ist für die Arbeit der Kanzlei gedacht. Einen Vorschuss für Auslagen oder Gebühren fordern Sie mit einer ausgehenden Rechnung an.
Voraussetzungen
- Das Modul «Rechnungen» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlen der Button «Rechnung erstellen» und im Auftrag der Tab «Rechnungen».
- Sie haben die Berechtigung «Rechnungen Erstellen». Ohne sie ist der Button «Rechnung erstellen» ausgeblendet.
- Der Auftrag ist offen. Abgeschlossene Aufträge stehen nicht zur Auswahl.
- In der Buchhaltung ist ein Zahlungskonto erfasst (siehe Zahlungskonto erfassen und bearbeiten). Für die spätere Verrechnung über das Klientenkonto ist der Kunde des Auftrags mit einem Klientenkonto verknüpft (siehe Klientenkonto erfassen und bearbeiten).
Rechnungsassistent öffnen
- Öffnen Sie unter Leistungen → Aufträge den Auftrag.
- Klicken Sie im Kopf des Auftrags auf «Rechnung erstellen» .
Den Rechnungsassistenten öffnen Sie auch unter Finanzen → Buchhaltungen oder in einer Buchhaltung mit demselben Button. Aus dem Auftrag ist der Auftrag im Schritt «Vorschusspositionen» bereits erfasst; aus der Buchhaltung wählen Sie ihn dort selbst.
Allgemein: Name und Rechnungstyp
- Geben Sie im Feld «Name» einen Namen für den Vorschuss ein, zum Beispiel «Vorschuss Kaufvertrag Seestrasse».
- Wählen Sie unter «Rechnungstyp» die Option «Vorschuss».
- Klicken Sie auf «Weiter» .
Aus einem Auftrag ist «Aus Auftrag» vorausgewählt; wählen Sie stattdessen «Vorschuss». Nach «Weiter» zeigt die Schrittanzeige die sechs Schritte dieses Ablaufs.
Absender & Rechnung: Buchhaltung, Kreditor und Daten
Aus einem Auftrag ist nur die Buchhaltung des Auftrags wählbar und bereits ausgewählt. Gibt es nur ein Zahlungskonto, ist es ebenfalls ausgewählt. Als Kreditor übernimmt ACEO Business die Organisation der Buchhaltung mit ihrer Rechnungsadresse.
- Prüfen Sie «Buchhaltung» und «Zahlungskonto». Ist kein Zahlungskonto vorausgewählt, wählen Sie das Konto, auf das der Vorschuss eingehen soll.
- Prüfen Sie die Adresse des Kreditors. Änderungen gelten nur für diesen Vorschuss.
- Optional: Ändern Sie das «Rechnungsdatum», im Datumsfeld oder mit der Auswahl daneben.
- Optional: Ändern Sie das «Fälligkeitsdatum», im Datumsfeld oder mit der Auswahl daneben, zum Beispiel «10 Tage».
- Klicken Sie auf «Weiter».
Die Auswahl beim Rechnungsdatum bietet «Heute» und «Nächster Werktag», beim Fälligkeitsdatum «30 Tage», «Sofort», «Nächster Werktag», «10 Tage», «15 Tage» und «Ende des nächsten Monats». Vorgewählt sind die Einstellungen «Standard Rechnungsdatum» und «Standard Fälligkeitsdatum» der Buchhaltung.
Vorschusspositionen
Hier bestimmen Sie, auf welches Konto der Vorschuss gebucht wird und für welche Aufträge Sie ihn verlangen. Jeder Auftrag wird eine Position des Vorschusses. Aus einem Auftrag ist er bereits erfasst, mit seinem offenen Betrag als «Betrag inkl. Steuern».
- Wählen Sie im Feld «Konto» das Konto für den Vorschuss, in der Regel das Klientenkonto des Kunden.
- Optional: Wählen Sie unter «Aufträge» im Auswahlfeld einen weiteren Auftrag. Mit einem Klientenkonto im Feld «Konto» stehen nur die Aufträge zur Auswahl, die mit diesem Klientenkonto verknüpft sind.
- Geben Sie bei jedem Auftrag im Feld «Betrag inkl. Steuern» den Betrag ein, den Sie als Vorschuss verlangen.
- Optional: Geben Sie einen «Rechnungspositionstext» ein. Er erscheint so auf dem Vorschuss.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Im Feld «Konto» stehen Aktiv-, Passiv- und Klientenkonten zur Auswahl. Bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart» ist es vorausgefüllt: mit dem «Konto für Forderungen» aus den Einstellungen der Buchhaltung oder, falls keines hinterlegt ist, mit dem Klientenkonto des Auftrags, sofern genau eines mit ihm verknüpft ist. Ein Vorschuss hat keine Steuer: «Betrag inkl. Steuern» ist der ganze Betrag. Als Buchungsdatum gilt der Tag, an dem Sie den Vorschuss erfassen.
Ist in den Rechnungseinstellungen eine automatische Anpassung der Beträge eingerichtet, ist der vorgeschlagene Betrag bereits angepasst. Unten sehen Sie den «Total Betrag inkl. Steuer» aller Positionen. Mit «Zurück» verwirft ACEO Business nach der Rückfrage «Beim Zurückgehen wird die gesamte Kontierung verworfen» die Eingaben dieses Schritts.
Empfänger & Aufteilung
Hier bestimmen Sie den Debitor, also den Empfänger des Vorschusses. Zur Auswahl stehen die Kunden der gewählten Aufträge und die mit ihnen verknüpften Kontaktpersonen, sofern sie eine Rechnungsadresse haben. Mit «– Leer –» erfassen Sie einen Empfänger von Hand. Ab diesem Schritt zeigt der Kopf der Seite den «Betrag inkl. Steuern».
- Wählen Sie im Feld «Debitor hinzufügen» einen Kunden oder «– Leer –». Für mehrere Empfänger wiederholen Sie das.
- Optional: Passen Sie die Adresse an oder schreiben Sie eine «Nachricht». Die Änderungen gelten nur für diesen Vorschuss.
- Bei mehreren Debitoren: Klicken Sie auf den Button mit der Waage, um den Betrag gleichmässig aufzuteilen, oder geben Sie pro Debitor den «Anteil» in Prozent oder den «Betrag inkl. Steuern» ein.
- Optional: Deaktivieren Sie «Rundungsposition aktivieren», wenn dieser Vorschuss nicht gerundet werden soll.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Die Option «Rundungsposition aktivieren» erscheint nur, wenn in den Rechnungseinstellungen die Rundung des Rechnungsbetrags eingerichtet ist; dann ist sie eingeschaltet, und jeder Anteil wird einzeln gerundet. Die Summe der Anteile muss der Gesamtsumme entsprechen: Die «Differenz» unten muss 0.00 sein. Mit «Zurück» verwirft ACEO Business nach der Rückfrage «Beim Zurückgehen werden alle erfassten Empfänger verworfen» alle Debitoren.
Positionen anordnen
Mit mehr als einem Auftrag legen Sie hier die Reihenfolge der Positionen auf dem Vorschuss fest. Mit nur einem Auftrag überspringt der Assistent diesen Schritt.
- Ziehen Sie eine Position an ihrem Griff oben rechts an die gewünschte Stelle.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Prüfen & Speichern
Der letzte Schritt fasst den Vorschuss zusammen: Buchhaltung, Zahlungskonto, Daten, «Total Betrag inkl. Steuer», die Adressen von Kreditor und Debitoren und alle Positionen mit Konto und Betrag.
- Prüfen Sie die Angaben. Mit «Zurück» können Sie sie noch ändern.
- Speichern Sie den Vorschuss mit «Speichern» .
ACEO Business speichert den Vorschuss als ausgehende Rechnung im Status «Entwurf». Mit einem Debitor öffnet sich der neue Vorschuss, mit mehreren entsteht pro Debitor ein eigener Vorschuss und ACEO Business öffnet den Tab «Rechnungsausgang» der Buchhaltung. Sie finden ihn auch im Auftrag im Tab «Rechnungen». Danach exportieren und versenden Sie ihn wie eine Rechnung (siehe Rechnung exportieren und versenden).
Vorschuss für Leistungen mit MWST erstellen
Einen Vorschuss inkl. MWST erstellen Sie als normale Rechnung aus dem Auftrag. Weil es eine Rechnung mit Steuer ist, berechnet ACEO Business die MWST wie bei jeder Rechnung. Dafür brauchen Sie:
- einen offenen Auftrag,
- eine Auftragsposition ohne rapportierte Leistungen (Betrag CHF 0.00) oder eine Position, für die Sie mehr als die bereits rapportierten Leistungen als Vorschuss verlangen,
- optional eine eigene Vorlage für den Vorschuss, die Sie beim Export wählen.
- Öffnen Sie den Rechnungsassistenten aus dem Auftrag und lassen Sie im Schritt «Allgemein» den Rechnungstyp «Aus Auftrag» gewählt.
- Aktivieren Sie im Schritt «Auftrags- und Positionswahl» die Option «Positionen mit Betrag 0.00 anzeigen» und wählen Sie die Position.
- Geben Sie im Schritt «Kontierung» bei der Position den Vorschussbetrag als «Betrag exkl. Steuern» oder «Betrag inkl. Steuern» ein und prüfen Sie «Konto» und «Steuer».
- Schliessen Sie die übrigen Schritte ab wie bei jeder Rechnung und speichern Sie.
Die einzelnen Schritte beschreibt Rechnung aus Auftrag erstellen.
Schlussrechnung und erneuter Vorschuss
Wie es nach einem Vorschuss mit MWST weitergeht, hängt vom Verhältnis zwischen rapportierten Leistungen und Vorschuss ab:
- Die Leistungen übersteigen den Vorschuss: Die Position hat wieder einen offenen Betrag. Nehmen Sie sie wie gewohnt auf die nächste Rechnung und rechnen Sie den Rest als Schlussrechnung ab, mit der Vorlage für normale Rechnungen oder einer eigenen Vorlage für Schlussrechnungen.
- Die Leistungen liegen noch unter dem Vorschuss, und Sie verlangen einen weiteren Vorschuss: Wiederholen Sie den Ablauf oben mit «Positionen mit Betrag 0.00 anzeigen» und dem neuen Vorschussbetrag, wieder mit der Vorlage für den Vorschuss.
- Die Leistungen haben den Vorschuss schon überschritten, und Sie verlangen trotzdem einen Vorschuss: Die Position erscheint mit ihrem offenen Betrag wie jede Auftragsposition. Wählen Sie sie und passen Sie in der Kontierung den Betrag auf den gewünschten Vorschuss an.
Einen Vorschuss ohne MWST, der auf das Klientenkonto gebucht ist, verrechnen Sie in der Schlussrechnung im Schritt «Klientenkonti»: ACEO Business übernimmt das Guthaben auf dem Klientenkonto als Abzug. In der Auftragsposition sehen Sie jederzeit, was bereits verrechnet ist und welche Leistungen rapportiert und noch offen sind.
Wenn etwas nicht klappt
Ein Auftrag fehlt in der Auswahl
Zur Auswahl stehen nur offene Aufträge der gewählten Buchhaltung. Steht im Feld «Konto» ein Klientenkonto, sehen Sie nur die Aufträge, die mit diesem Klientenkonto verknüpft sind. Wählen Sie ein anderes Konto oder verknüpfen Sie den Kunden des Auftrags mit dem Klientenkonto.
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Im Schritt «Vorschusspositionen» fehlt das «Konto», ein «Name» oder ein Betrag, oder bei einem Debitor fehlen «Name», «PLZ», «Ort» oder «Betrag inkl. Steuern». Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie erneut auf «Weiter».
«Position list is empty»
Im Schritt «Vorschusspositionen» ist kein Auftrag erfasst. Wählen Sie unter «Aufträge» mindestens einen Auftrag.
«Debtor list is empty»
Im Schritt «Empfänger & Aufteilung» ist kein Debitor erfasst. Fügen Sie mit «Debitor hinzufügen» mindestens einen hinzu.
«Debtor shares must match invoice total»
Die Anteile der Debitoren ergeben zusammen nicht den Betrag des Vorschusses. Klicken Sie auf den Button mit der Waage oder passen Sie die Beträge an, bis die «Differenz» 0.00 ist.