Eingehende Rechnung erfassen
Im Tab «Rechnungseingang» einer Buchhaltung erfassen Sie die Rechnungen, die Ihre Kanzlei zur Zahlung erhält, zum Beispiel die Rechnung eines Übersetzungsbüros. Am schnellsten lesen Sie den QR-Code der Rechnung ein: aus einer PDF-Datei oder einem Bild, mit einer Kamera oder mit einem QR-Scanner. Ohne QR-Code erfassen Sie die Rechnung manuell. ACEO Business bereitet die Zahlung danach für Ihr E-Banking vor.
Voraussetzungen
- Das Modul «Rechnungen» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlen die Tabs «Rechnungseingang» und «Rechnungsausgang» und der Button «Rechnung erstellen».
- Sie haben die Berechtigung «Rechnungen Lesen» für den Tab und «Rechnungen Erstellen» zum Erfassen. Ohne «Rechnungen Erstellen» ist der Button «Rechnung erstellen» ausgeblendet.
- In der Buchhaltung ist ein Zahlungskonto mit IBAN erfasst, siehe Zahlungskonto erfassen und bearbeiten. Ohne Zahlungskonto bleibt das Pflichtfeld «Zahlungskonto» leer.
- Bei der Mehrwertsteuer Abrechnungsmethode «Vereinbart»: In den Einstellungen der Buchhaltung ist das «Konto für Verbindlichkeiten» erfasst, und für das Buchungsdatum gibt es eine Abrechnungsperiode. Siehe Buchhaltung einrichten und Abrechnungsperioden verwalten.
- Für den QR-Scan mit Kamera oder Scanner ist ein Gerät an Ihren Computer angeschlossen, siehe Geräte für den QR-Scan.
Rechnungen im Tab «Rechnungseingang»
- Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung und wechseln Sie in den Tab «Rechnungseingang».
- Optional: Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Liste (Rechnungseingang)». Sie zeigt das Zahlungsdatum statt des Fälligkeitsdatums.
- Optional: Klicken Sie auf eine Rechnung, um sie zu öffnen.
Mit «Exportieren» erhalten Sie die Liste als Excel-Datei. Wie Sie suchen und eine Ansicht als bevorzugte Ansicht speichern, steht in Listen und Ansichten.
Rechnung per QR-Code einlesen
Der Rechnungsassistent führt Sie in sechs Schritten durch die Erfassung: «Allgemein», «Rechnung einscannen», «Absender & Empfänger», «Kontierung», «Zahlung» und «Prüfen & Speichern».
- Klicken Sie im Tab «Rechnungseingang» auf «Rechnung erstellen» . Der Rechnungsassistent öffnet sich.
- Geben Sie im Feld «Name» einen Namen für die Rechnung ein, zum Beispiel den Lieferanten und den Zweck.
- Lassen Sie den Rechnungstyp «QR-Scan» gewählt.
- Klicken Sie auf «Weiter» .
«Rechnung erstellen» gibt es auch oben in der Buchhaltung und in der Übersicht aller Buchhaltungen. Dort ist «QR-Scan» ebenfalls vorausgewählt. Aus der Übersicht wählen Sie die Buchhaltung erst im Schritt «Absender & Empfänger».
QR-Code aus einer PDF-Datei oder einem Bild einlesen
Im Schritt «Rechnung einscannen» ist «PDF / Bild» vorausgewählt.
- Ziehen Sie die PDF-Datei oder das Bild der Rechnung in das Feld «Click to upload oder Drag & Drop». Oder klicken Sie in das Feld und wählen Sie die Datei aus.
- Enthält die Datei mehrere QR-Rechnungen, wählen Sie im Dialog «Auswählen» die zutreffende aus und klicken Sie auf «Ok».
- Prüfen Sie über dem Feld das Ergebnis: Kreditor, Referenz und Betrag.
- Klicken Sie auf «Weiter».
ACEO Business liest alle Seiten einer PDF-Datei. Angenommen werden PDF-Dateien und Bilder, je eine Datei. Weiter geht es erst, wenn ein QR-Code eingelesen ist; hat die Rechnung keinen QR-Code, wählen Sie den Rechnungstyp «Eingehend (Manuell)», siehe Rechnung manuell erfassen.
QR-Code mit der Kamera einlesen
- Klicken Sie im Schritt «Rechnung einscannen» auf «Kamera» .
- Wählen Sie unter «Verfügbare Kameras» die Kamera aus. Fehlt sie, klicken Sie rechts daneben auf den Button zum Neuladen .
- Halten Sie den QR-Code der Rechnung vor die Kamera, bis über dem Bild das Ergebnis erscheint.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Findet ACEO Business keine Kamera, steht unter «Verfügbare Kameras» nur «– Keine –» statt «– Kamera wählen –». Schliessen Sie die Kamera an und klicken Sie auf den Button zum Neuladen .
Erkennt ACEO Business einen gültigen QR-Code, erscheint das Ergebnis über dem Kamerabild. Ist der Code keine gültige QR-Rechnung, erscheint die Meldung «Invalid QR-Bill».
QR-Code mit einem QR-Scanner einlesen
- Klicken Sie im Schritt «Rechnung einscannen» auf «Scanner» .
- Scannen Sie den QR-Code der Rechnung mit dem Scanner, bis das Ergebnis erscheint.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Der Scanner gibt den Inhalt des QR-Codes wie eine Tastatur ein. Haben Sie den Text eines QR-Codes kopiert, fügen Sie ihn mit Ctrl+V ein (Cmd+V am Mac).
Absender und Empfänger prüfen
Im Schritt «Absender & Empfänger» sind die Angaben aus dem QR-Code schon eingetragen.
- Prüfen Sie im Feld «Buchhaltung» die Buchhaltung, in der die Rechnung erfasst wird.
- Wählen Sie im Feld «Zahlungskonto» das Bankkonto, von dem Sie die Rechnung bezahlen.
- Prüfen Sie unter «Debitor» und «Kreditor» Name und Adresse und ergänzen Sie fehlende Pflichtfelder («Name», «PLZ», «Ort»).
- Klicken Sie auf «Weiter».
Hat die Buchhaltung nur ein Zahlungskonto, ist es vorausgewählt. Gibt es nur eine Buchhaltung, ist sie ebenso vorausgewählt. Der Debitor ist der Zahler aus dem QR-Code; fehlt er dort, steht die Organisation der Buchhaltung. Wechseln Sie die Buchhaltung, setzt ACEO Business deren Organisation als Debitor ein.
Kontieren
Im Schritt «Kontierung» legen Sie fest, wie die Rechnung gebucht wird. Oben zeigt der Assistent nun auch «Kreditor» und «Debitor».
- Nur bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart»: Prüfen Sie das «Buchungsdatum». Vorausgefüllt ist das heutige Datum.
- Nur bei «Vereinbart»: Prüfen Sie das «Gegenkonto». Vorausgefüllt ist das «Konto für Verbindlichkeiten» aus den Einstellungen der Buchhaltung, zum Beispiel «2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen».
- Füllen Sie unter «Positionen» die erste Position aus: «Name», «Konto» (zum Beispiel ein Aufwandkonto), «Betrag inkl. Steuern» und bei Ertrags- und Aufwandkonten die «Steuer». Optional: «Rechnungspositionstext».
- Optional: Teilen Sie die Rechnung auf mehrere Konten auf. Mit «Neue zeile» fügen Sie eine Position hinzu.
- Prüfen Sie rechts unter den Positionen die «Differenz». Sie muss CHF 0.00 sein.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Das Feld «Steuer» ist nur bei einem Ertrags- oder Aufwandkonto aktiv. Hat das Konto eine «Hinterlegte Steuer», setzt ACEO Business sie ein (siehe Kontenplan bearbeiten). Die «Differenz» vergleicht die Summe der Positionen mit dem Betrag aus dem QR-Code: Stimmen sie überein, steht CHF 0.00, sonst lässt sich der Schritt nicht abschliessen. Hat der QR-Code keinen Betrag, fehlt die Differenz.
Bei der Abrechnungsmethode «Vereinnahmt» fehlen «Buchungsdatum» und «Gegenkonto». Gehen Sie mit «Zurück» einen Schritt zurück, verwirft ACEO Business die ganze Kontierung; vorher erscheint die Rückfrage «Beim Zurückgehen wird die gesamte Kontierung verworfen».
Zahlung festlegen
Im Schritt «Zahlung» sind Kreditor IBAN, Referenz und Nachricht aus dem QR-Code eingetragen. Oben zeigt der Assistent nun auch den «Betrag inkl. Steuern».
- Prüfen Sie das «Zahlungsdatum». Vorausgefüllt ist der nächste Tag. Es darf nicht in der Vergangenheit liegen.
- Prüfen Sie «Kreditor IBAN», «Referenz» und «Nachricht».
- Klicken Sie auf «Weiter».
Ist die «Kreditor IBAN» eine QR-IBAN, braucht die Rechnung eine gültige QR-Referenz. Bei einer normalen IBAN ist die «Referenz» leer oder eine Creditor Reference (RF-Referenz). Die «Nachricht» darf höchstens 250 Zeichen lang sein.
Prüfen und speichern
Im Schritt «Prüfen & Speichern» sehen Sie alle Angaben der Rechnung: Allgemein, Debitor, Kreditor, Positionen und Nachricht. Prüfen Sie sie und klicken Sie auf «Speichern» . Für Korrekturen gehen Sie mit «Zurück» zum betreffenden Schritt.
Nach dem Speichern startet der Assistent neu, damit Sie gleich die nächste Rechnung erfassen können. Was mit der gespeicherten Rechnung geschieht, steht unter Was nach dem Speichern geschieht.
Rechnung manuell erfassen
Ohne QR-Code, zum Beispiel bei einer Rechnung auf Papier ohne Kamera, erfassen Sie die Angaben selbst. Der Assistent hat dann fünf Schritte, ohne «Rechnung einscannen».
- Klicken Sie im Tab «Rechnungseingang» auf «Rechnung erstellen» .
- Geben Sie im Feld «Name» einen Namen für die Rechnung ein.
- Wählen Sie den Rechnungstyp «Eingehend (Manuell)».
- Klicken Sie auf «Weiter».
Absender und Empfänger erfassen
- Prüfen Sie «Buchhaltung» und «Zahlungskonto». Als Debitor ist die Organisation der Buchhaltung eingetragen.
- Optional: Wählen Sie unter «Kreditor» im Feld «Lieferant» einen Lieferanten aus. ACEO Business übernimmt Name, Adresse und IBAN.
- Ergänzen Sie den Kreditor nach den Angaben auf der Rechnung, mindestens «Name», «PLZ» und «Ort».
- Klicken Sie auf «Weiter».
Im Feld «Lieferant» stehen Organisationen mit der Rolle Lieferant, siehe Organisation kennzeichnen. Danach ist das Feld wieder leer; die übernommenen Angaben stehen in den Feldern darunter.
Kontieren, Zahlung festlegen und speichern
Die weiteren Schritte sind gleich wie beim QR-Scan, siehe Kontieren, Zahlung festlegen und Prüfen und speichern. Zwei Unterschiede:
- Im Schritt «Kontierung» gibt es keine «Differenz», weil kein Betrag aus einem QR-Code vorliegt. Unter den Positionen steht «Total Betrag inkl. Steuer».
- Im Schritt «Zahlung» geben Sie die «Kreditor IBAN» selbst ein, ausser ein gewählter Lieferant hat sie schon geliefert. Die «Referenz» übernehmen Sie vom Einzahlungsschein, die «Nachricht» ist für den Zahlungsempfänger.
Was nach dem Speichern geschieht
- Die Rechnung erscheint im Tab «Rechnungseingang» mit dem Status «Offen».
- ACEO Business legt eine Zahlung an. Sie exportieren sie in der Übersicht aller Buchhaltungen mit «Zahlungen exportieren» als PAIN-Datei für Ihr E-Banking, siehe Zahlungen exportieren.
- Bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart» bucht ACEO Business die Rechnung sofort mit dem Buchungsdatum auf das Gegenkonto. Die Buchung sehen Sie im Tab «Journal».
- Haben Sie die Zahlung ausgeführt und verbuchen Sie die Transaktion der Bank, erhält die Rechnung den Status «Bezahlt», siehe Transaktionen verarbeiten.
Beispiel: Die Muster Notariat AG liest am 21.10.2026 die QR-Rechnung der Übersetzungen Beispiel GmbH über CHF 540.00 ein und kontiert sie auf ein Aufwandkonto. Mit «Vereinbart» steht die Buchung am 21.10.2026 im Journal. Am Abend exportiert sie die Zahlungen und gibt die Zahlung im E-Banking für den 22.10.2026 frei.
Geräte für den QR-Scan
Die ACE digital solutions ag hat diese Geräte zum Scannen von QR-Codes in ACEO Business getestet:
- Kamera eines Notebooks
- Webcam Logitech C920S Pro
- QR-Scanner PayEye von Crealogix (die Finanzsoftware «PostFinance» und «UBS Switzerland AG» sind bereits enthalten; für «ACEO Business» braucht der Scanner eine Aktualisierung oder Neuinstallation)
- Mobiltelefon als Kamera: Grundsätzlich lässt sich jedes Mobiltelefon mit Ihrem Notebook oder PC verbinden und als Kamera verwenden. Die Verbindung ist aber je nach Modell verschieden. Richten Sie sie selbst ein oder lassen Sie sie durch Ihren IT-Provider einrichten.
Wenn etwas nicht klappt
«Keine gültige QR Rechnung gefunden»
Die Datei enthält keinen lesbaren QR-Code einer Schweizer QR-Rechnung. Prüfen Sie, ob Sie die richtige Datei gewählt haben. Bei einem unscharfen Bild versuchen Sie es mit der PDF-Datei oder erfassen Sie die Rechnung manuell.
«Invalid QR-Bill»
Die Kamera oder der Scanner hat einen QR-Code gelesen, der keine gültige Schweizer QR-Rechnung ist. Lesen Sie den QR-Code der Rechnung erneut ein oder erfassen Sie die Rechnung manuell.
«Maximal ein Dokument»
Sie haben mehrere Dateien in das Feld gezogen. Ziehen Sie jeweils nur eine Datei hinein.
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
In einem Schritt ist ein Pflichtfeld leer, zum Beispiel «Name», «Konto» oder «Betrag inkl. Steuern» einer Position. Füllen Sie alle Felder mit Stern aus.
«Position total must match invoice total»
Die Summe der Positionen weicht vom Betrag aus dem QR-Code ab. Korrigieren Sie die Beträge, bis die «Differenz» CHF 0.00 ist.
«PaymentDate must not be in the past»
Das Zahlungsdatum liegt vor dem heutigen Tag. Wählen Sie heute oder ein späteres Datum.
«Invalid Period» oder «BookingDate must not be in a locked month»
Für das Buchungsdatum gibt es keine Abrechnungsperiode, oder der Monat ist gesperrt. Wählen Sie ein anderes Buchungsdatum oder erfassen Sie die Periode, siehe Abrechnungsperioden verwalten.
«Reference is not a valid QR-Reference» oder «Reference is not a valid SCOR Reference»
Die «Referenz» passt nicht zur «Kreditor IBAN». Zu einer QR-IBAN gehört eine QR-Referenz, zu einer normalen IBAN keine oder eine RF-Referenz. Übernehmen Sie Referenz und IBAN genau vom Einzahlungsschein.
Das Feld «Zahlungskonto» ist leer
In der gewählten Buchhaltung ist kein Zahlungskonto erfasst. Erfassen Sie es, wie unter Zahlungskonto erfassen und bearbeiten beschrieben.