Abrechnungsperioden verwalten
Eine Abrechnungsperiode legt fest, in welchem Zeitraum Sie in einer Buchhaltung buchen können, zum Beispiel ein Geschäftsjahr. Im Tab «Perioden» erfassen Sie die Perioden, im Tab «Sperren» schliessen Sie einzelne Monate ab, damit ihre Buchungen nicht mehr geändert werden. Beide Tabs finden Sie in der Buchhaltung hinter dem Button «›» am rechten Ende der Tab-Leiste.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Perioden Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Perioden».
- Zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen haben Sie die Berechtigungen «Perioden Erstellen», «Perioden Ersetzen» und «Perioden Löschen». Ohne sie ist der jeweilige Button ausgeblendet.
- Für die Sperren haben Sie die Berechtigung «Sperren Lesen» (Tab «Sperren»), «Sperren Erstellen» (sperren) und «Sperren Löschen» (entsperren). Ohne sie fehlen der Tab bzw. die Buttons «Sperren» und «Entsperren», und ein Klick auf einen Monat bewirkt nichts.
Periode erfassen
- Öffnen Sie die Buchhaltung und fahren Sie mit der Maus über den Button «›» am rechten Ende der Tab-Leiste.
- Klicken Sie auf den Tab «Perioden».
- Klicken Sie auf «Periode erstellen».
- Geben Sie im Feld «Bezeichnung der Abrechnungsperiode» einen Namen ein, zum Beispiel das Jahr.
- Wählen Sie «Datum von» und «Datum bis».
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die neue Periode erscheint in der Liste. Die neueste Periode steht zuoberst. Ab jetzt können Sie Buchungen mit einem Datum in dieser Periode erfassen.
Die Dauer wählen Sie frei, zum Beispiel ein Quartal, ein Halbjahr oder ein Geschäftsjahr. ACEO Business setzt den Beginn immer auf den ersten und das Ende auf den letzten Tag eines Monats: Geben Sie «15.01.2026» als «Datum von» ein, beginnt die Periode am 01.01.2026.
Mit «Exportieren» erstellen Sie aus der Liste eine Excel-Datei.
Periode bearbeiten
Bei einer bestehenden Periode ändern Sie nur die Bezeichnung. Beginn und Ende stehen fest.
- Fahren Sie im Tab «Perioden» mit der Maus über die Periode.
- Klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren».
- Ändern Sie die «Bezeichnung der Abrechnungsperiode».
- Speichern Sie mit «Speichern».
Das Feld «Status» zeigt, ob die Monate der Periode gesperrt sind: «Entsperrt», «Teilweise gesperrt» oder «Gesperrt».
Periode sperren
Wenn ein Geschäftsjahr abgeschlossen ist, sperren Sie seine Periode. Damit sperrt ACEO Business alle Monate der Periode auf einmal.
- Fahren Sie im Tab «Perioden» mit der Maus über die Periode.
- Klicken Sie rechts in der Zeile auf «Sperren».
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Wollen Sie diese Periode wirklich sperren?» mit «Ja».
Alle Monate der Periode sind jetzt gesperrt. Im Tab «Sperren» sehen Sie sie als gesperrte Monate.
Eine ganz oder teilweise gesperrte Periode geben Sie mit «Entsperren» in der Zeile wieder frei. Nach der Rückfrage «Wollen Sie diese Periode wirklich entsperren?» und «Ja» sind alle Monate der Periode entsperrt. «Sperren» erscheint nur, solange nicht alle Monate gesperrt sind, «Entsperren» nur, solange mindestens ein Monat gesperrt ist.
Periode löschen
Eine Periode, die Sie irrtümlich erfasst haben, löschen Sie in der Zeile.
- Fahren Sie im Tab «Perioden» mit der Maus über die Periode.
- Klicken Sie rechts in der Zeile auf «Löschen» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag unwiederruflich löschen?» mit «Ja».
Monate sperren
Im Tab «Sperren» sperren und entsperren Sie einzelne Monate, zum Beispiel nach dem Monatsabschluss.
- Öffnen Sie über «›» den Tab «Sperren».
- Wählen Sie das Jahr aus. Mit den Pfeilen links und rechts wechseln Sie zum Vorjahr oder Folgejahr.
- Klicken Sie im Balken mit den zwölf Monaten auf den Monat, den Sie sperren möchten.
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Wollen Sie diesen Monat wirklich sperren?» mit «Ja».
Der Monat ist jetzt gesperrt. In der Legende unter dem Balken steht neben dem Schloss «Gesperrt», neben dem offenen Schloss «Entsperrt»: Gesperrte Monate haben im Balken die Farbe des Schlosses «Gesperrt».
Einen gesperrten Monat geben Sie mit einem Klick auf den Monat wieder frei. Bestätigen Sie die Rückfrage «Wollen Sie diesen Monat wirklich entsperren?» mit «Ja».
In der Auswahl des Jahres stehen die Jahre, in denen eine Ihrer Perioden beginnt, und das Jahr, das der Tab gerade zeigt. Beim Öffnen ist das das aktuelle Jahr; wechseln Sie mit den Pfeilen zu einem anderen Jahr, steht dieses Jahr in der Auswahl.
So funktionieren Perioden und Sperren
- Buchen nur in einer Periode: Eine Buchung ist nur möglich, wenn ihr Datum in einer Periode der Buchhaltung liegt. Ohne Periode können Sie in der Buchhaltung nicht buchen.
- Gesperrte Monate sind abgeschlossen: In einem gesperrten Monat können Sie keine Buchungen erfassen, ändern oder löschen. Das gilt auch, wenn Sie eine Buchung in einen gesperrten Monat verschieben möchten.
- Perioden und Sperren hängen zusammen: Eine neue Periode darf nicht vor einem bereits gesperrten Monat beginnen. Eine Periode mit gesperrten Monaten lässt sich nicht löschen.
- Filter im Journal: Im Tab «Journal» wählen Sie die Periode im Feld «Perioden» aus, siehe Buchungsjournal.
Beispiel: Die Buchhalterin der Muster Notariat AG erfasst im Dezember 2025 die Periode «2026» vom 01.01.2026 bis 31.12.2026. Nach dem Abschluss im März 2027 sperrt sie im Tab «Perioden» die ganze Periode «2026». Danach lehnt ACEO Business jede Buchung mit einem Datum im Jahr 2026 mit der Meldung «Month is locked» ab.
Wenn etwas nicht klappt
«Invalid Period»
Das Datum der Buchung liegt in keiner Periode. Erfassen Sie eine Periode, die das Datum umfasst, wie unter Periode erfassen beschrieben.
«Month is locked»
Der Monat der Buchung ist gesperrt. Wer die Berechtigung «Sperren Löschen» hat, kann den Monat im Tab «Sperren» oder die ganze Periode im Tab «Perioden» entsperren.
«Period must not precede existing locks»
Die neue Periode beginnt vor einem Monat, der bereits gesperrt ist. Wählen Sie ein späteres «Datum von» oder entsperren Sie zuerst die betroffenen Monate.
«DateFrom must be prior to DateTo»
Das «Datum bis» liegt vor dem «Datum von». Tauschen Sie die beiden Daten.
«Period contains locked months»
Die Periode, die Sie löschen möchten, enthält gesperrte Monate. Entsperren Sie die Periode zuerst.
«Deletion results in orphaned JournalEntries»
In der Periode liegen Buchungen, die zu keiner anderen Periode gehören. Eine solche Periode lässt sich nicht löschen.