Kontenplan bearbeiten
Im Tab «Kontenplan» einer Buchhaltung sehen Sie alle Kontengruppen und Konten als Baum, zum Beispiel «1 Aktiven» mit «10 Umlaufvermögen» und darin das Konto «1020 Bank». Hier erstellen, bearbeiten, verschieben und löschen Sie Kontengruppen und Konten und exportieren den Kontenplan. Bei der Einrichtung Ihrer Buchhaltung wird der Kontenplan aus Ihren Ausgangsdaten importiert.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Buchhaltung Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Kontenplan».
- Zum Erstellen haben Sie die Berechtigung «Kontengruppen Erstellen» oder «Konto Erstellen». Ohne «Kontengruppen Erstellen» ist der Button «Kontengruppe erstellen» ausgeblendet, ohne beide fehlt «Kontengruppe oder Konto hinzufügen» in den Zeilen.
- Zum Bearbeiten, Verschieben und Löschen haben Sie die passende Berechtigung, zum Beispiel «Konto Ersetzen», «Konto Verschieben» oder «Kontengruppen Löschen». Ohne sie fehlt der Button in der Zeile.
- Zum Exportieren haben Sie die Berechtigung «Konto Lesen». Ohne sie ist der Button «Exportieren» ausgeblendet.
Kontenplan ansehen
- Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung.
- Fahren Sie in der Tab-Leiste mit der Maus über «›» ganz rechts und klicken Sie auf «Kontenplan».
- Optional: Klicken Sie auf eine Kontengruppe, um sie ein- oder auszuklappen. «Alle einklappen» klappt alle Gruppen ein, «Alle ausklappen» wieder aus.
- Optional: Aktivieren Sie «Deaktivierte Einträge anzeigen» oder «Klientenkonti anzeigen».
- Optional: Klicken Sie auf ein Konto, um seinen Kontoauszug zu öffnen.
Ohne die Schalter zeigt der Kontenplan nur die aktiven Konten. Klientenkonti sind ausgeblendet, damit der Kontenplan übersichtlich bleibt. «Klientenkonti anzeigen» erscheint nur, wenn in der Buchhaltung die Klientenkonti aktiviert sind. Ein deaktiviertes Konto erscheint in heller Schrift und mit einem Schloss neben dem Namen.
Kontengruppe erstellen
Kontengruppen fassen Konten zusammen, zum Beispiel «100 Flüssige Mittel» mit den Konten «1000 Kasse» und «1020 Bank».
- Fahren Sie im Tab «Kontenplan» mit der Maus über die Kontengruppe, in der die neue Gruppe stehen soll, und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Kontengruppe oder Konto hinzufügen» .
- Lassen Sie die Auswahl auf «Gruppe».
- Geben Sie im Feld «Kontengruppe Bezeichnung» den Namen ein, zum Beispiel «Ertrag aus Dienstleistungen».
- Geben Sie im Feld «Kontengruppe Nummer» die Nummer ein, zum Beispiel «34».
- Optional: Schalten Sie «Zunahme im Soll» aus. Die Option ist eingeschaltet.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die Gruppe erscheint im Kontenplan unter der gewählten Kontengruppe. Eine Kontengruppe auf oberster Ebene, wie «1 Aktiven» oder «2 Passiven», erstellen Sie mit «Kontengruppe erstellen» rechts über dem Kontenplan. Der Dialog hat dann keine Auswahl «Gruppe» oder «Konto».
Jede Nummer darf in der Buchhaltung nur einmal vorkommen und höchstens 25 Zeichen lang sein. Was die Option «Zunahme im Soll» bewirkt, steht unter So wirken «Zunahme im Soll» und «Deaktiviert».
Konto erstellen
Ein Konto steht immer in einer Kontengruppe. Erstellen Sie die Gruppe deshalb zuerst.
- Fahren Sie im Tab «Kontenplan» mit der Maus über die Kontengruppe und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Kontengruppe oder Konto hinzufügen» .
- Wählen Sie «Konto». Der Dialog heisst nun «Konto erstellen».
- Geben Sie im Feld «Kontobezeichnung» den Namen des Kontos ein.
- Geben Sie im Feld «Kontonummer» die Nummer ein.
- Wählen Sie im Feld «Art des Kontos» die Art aus: «Aktiven», «Passiven», «Ertrag», «Aufwand», «Eröffnung / Abschluss» oder «Klientenkonto».
- Optional, nur bei «Ertrag» und «Aufwand»: Wählen Sie im Feld «Hinterlegte Steuer» den Steuersatz, der bei Buchungen auf dieses Konto vorgeschlagen wird.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Das Konto erscheint in der Kontengruppe. Die Kontonummer darf in der Buchhaltung nur einmal vorkommen. Die Steuersätze für das Feld «Hinterlegte Steuer» erfassen Sie im Tab «Steuern», siehe Steuersätze verwalten.
Klientenkonto erstellen
Die Art «Klientenkonto» steht nur zur Auswahl, wenn in der Buchhaltung die Klientenkonti aktiviert sind (siehe Buchhaltung einrichten). Wählen Sie sie, erscheint das Pflichtfeld «Organisation»: Wählen Sie dort die Organisation, der das Klientenkonto gehört. Klientenkonti erfassen Sie meist direkt in der Organisation, wie unter Klientenkonto erfassen und bearbeiten beschrieben.
Kontengruppe oder Konto bearbeiten
Ein Konto, das Sie nicht mehr verwenden, deaktivieren Sie hier, statt es zu löschen.
- Fahren Sie im Tab «Kontenplan» mit der Maus über das Konto und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Konto editieren» . Bei einer Kontengruppe heisst der Button «Editieren» .
- Ändern Sie die Angaben, zum Beispiel die «Kontonummer».
- Optional: Aktivieren Sie «Deaktiviert», wenn das Konto nicht mehr verwendet werden soll.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Nach dem Speichern springt der Kontenplan zur geänderten Zeile und hebt sie hervor. Der Dialog «Kontengruppe editieren» einer Gruppe enthält «Kontengruppe Bezeichnung», «Kontengruppe Nummer», «Benutzerdefinierte Id» und «Zunahme im Soll». In welcher Gruppe ein Konto steht, ändern Sie mit «Konto verschieben».
Konto verschieben
- Fahren Sie im Tab «Kontenplan» mit der Maus über das Konto und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Konto verschieben» .
- Wählen Sie im Feld «Kontengruppen» die neue Kontengruppe aus.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Das Feld zeigt zuerst die bisherige Kontengruppe. Ein Konto lässt sich nur innerhalb derselben Buchhaltung verschieben. Kontengruppen selbst lassen sich nicht verschieben.
Kontengruppe oder Konto löschen
- Fahren Sie im Tab «Kontenplan» mit der Maus über das Konto oder die Kontengruppe und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Löschen» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage mit «Ja».
Bei einer Kontengruppe erscheint «Löschen» nur, wenn sie im Kontenplan, so wie er gerade angezeigt wird, keine Konten und keine Untergruppen enthält. Löschen oder verschieben Sie diese zuerst. Deaktivierte Konten und Klientenkonti sind ausgeblendet, solange «Deaktivierte Einträge anzeigen» bzw. «Klientenkonti anzeigen» aus ist. Enthält die Gruppe nur solche Konten, erscheint «Löschen» zwar, das Löschen schlägt aber fehl. Schalten Sie die beiden Optionen ein, um alle Konten der Gruppe zu sehen.
Kontenplan exportieren
- Klicken Sie im Tab «Kontenplan» rechts über dem Kontenplan auf «Exportieren» .
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Optional: Aktivieren Sie «Als pdf», um eine PDF-Datei zu erhalten.
- Optional: Aktivieren Sie «Deaktivierte Einträge anzeigen» oder «Klientenkonti anzeigen», um diese Konten mit zu exportieren.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund, ein Symbol beim Menüpunkt «Dokumente» zeigt den Stand. Sie finden die Datei danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente» und laden sie dort herunter. Das Format kommt aus der Vorlage (Word oder Excel), mit «Als pdf» können Sie das Dokument direkt als PDF herunterladen. Eine Excel-Vorlage empfiehlt sich, wenn Sie das Ergebnis danach noch anpassen möchten. Die Vorlagen vom Vorlagen Typ «Kontenplan» erfassen Sie in Einstellungen → Dokumentenvorlagen, die Platzhalter stehen unter Bilanz-, Erfolgsrechnungs- und Kontenplan-Export.
So wirken «Zunahme im Soll» und «Deaktiviert»
Zunahme im Soll gibt es nur bei Kontengruppen. Die Option legt fest, ob eine Zunahme in der Gruppe im Soll oder im Haben steht. Davon hängt ab, ob die Summe der Gruppe in der Bilanz und der Erfolgsrechnung als positiver oder als negativer Betrag erscheint. Die Buchungen selbst ändern sich nicht. Bei einem Konto ergibt sich die Richtung nur aus seiner «Art des Kontos»: Bei «Aktiven», «Aufwand» und «Eröffnung / Abschluss» erhöht ein Soll-Betrag den Saldo, bei allen anderen Arten ein Haben-Betrag. Den Saldo eines Kontos, zum Beispiel im Kontoauszug, beeinflusst «Zunahme im Soll» nicht.
Beispiel: Die Gruppe «1 Aktiven» hat «Zunahme im Soll» eingeschaltet, die Gruppe «2 Passiven» ausgeschaltet. So erscheinen beide Summen in der Bilanz im Normalfall ohne Minuszeichen.
Deaktiviert gibt es nur bei Konten. Ein deaktiviertes Konto steht in den Feldern zur Auswahl eines Kontos nicht mehr zur Verfügung, zum Beispiel beim Erfassen einer Buchung. Bestehende Buchungen bleiben unverändert. Im Kontenplan sehen Sie es nur mit «Deaktivierte Einträge anzeigen». Um es wieder zu verwenden, schalten Sie «Deaktiviert» im Dialog «Konto editieren» wieder aus.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer, zum Beispiel die Bezeichnung oder die Nummer. Füllen Sie alle Felder mit Stern aus und speichern Sie erneut.
«Account Number already in use»
Die Nummer gibt es in dieser Buchhaltung schon. Wählen Sie eine andere Nummer.
«Account is already in use»
Auf das Konto ist schon gebucht. Bei Konten der Art «Aktiven» und «Passiven» genügt es, dass früher einmal darauf gebucht wurde: ACEO Business führt für sie Monatssalden, die auch nach dem Löschen der Buchungen bestehen bleiben. Ein solches Konto lässt sich nicht löschen. Deaktivieren Sie es stattdessen.
«Counter placeholders are only allowed for client accounts»
Im Feld «Kontonummer» steht ein Platzhalter einer Laufnummer, das Konto ist aber kein Klientenkonto. Geben Sie eine Nummer ein oder wählen Sie die Art «Klientenkonto».
«Account Group has assigned accounts» oder «Account Group has Sub-Groups assigned»
Die Gruppe enthält noch Konten oder Untergruppen, die im Kontenplan ausgeblendet sind, zum Beispiel deaktivierte Konten oder Klientenkonti. «Löschen» erscheint in diesem Fall trotzdem. Schalten Sie «Deaktivierte Einträge anzeigen» und «Klientenkonti anzeigen» ein, verschieben oder löschen Sie die Konten und Untergruppen und löschen Sie die Gruppe danach erneut.
Bei einer Kontengruppe fehlt «Löschen»
Die Gruppe enthält im angezeigten Kontenplan noch Konten oder Untergruppen. Verschieben oder löschen Sie diese zuerst.