Buchung erfassen und korrigieren
Buchungen erfassen Sie in einer Buchhaltung auf der Seite «Buchung erstellen»: als einfache Buchung mit Soll- und Haben-Konto oder als Sammelbuchung, die einen Betrag auf mehrere Konten verteilt. Eine erfasste Buchung bearbeiten oder löschen Sie, solange ihr Monat nicht gesperrt ist. Alle Buchungen sehen Sie im Buchungsjournal.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Journal Erstellen». Ohne sie sind die Buttons «Buchung erstellen» ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Journal Ersetzen», zum Löschen «Journal Löschen». Ohne sie fehlen die Buttons «Editieren» bzw. «Löschen».
- Für das Buchungsdatum ist eine Abrechnungsperiode erfasst, und der Monat ist nicht gesperrt. Wie das geht, steht in Abrechnungsperioden verwalten.
Buchung erfassen
- Öffnen Sie die Buchhaltung und klicken Sie im Tab «Journal» auf «Buchung erstellen». Die Seite «Buchung erstellen» öffnet sich.
- Prüfen Sie das «Datum». Vorausgefüllt ist das heutige Datum.
- Optional: Geben Sie im Feld «Buchungsreferenz» eine Referenz ein, zum Beispiel die Belegnummer oder den Platzhalter einer Laufnummer.
- Wählen Sie im Feld «Soll-Konto» das Konto aus. Sie können nach Nummer oder Name suchen.
- Wählen Sie im Feld «Haben-Konto» das Gegenkonto aus.
- Geben Sie im Feld «Betrag» den Betrag ein, inklusive Steuer.
- Optional: Wählen Sie im Feld «Steuer» den Steuersatz. Das Feld ist nur aktiv, wenn eines der Konten ein Ertrags- oder Aufwandkonto ist; die hinterlegte Steuer des Kontos («Hinterlegte Steuer») ist vorausgewählt.
- Optional: Geben Sie im Feld «Buchungstext» einen Text ein.
- Speichern Sie mit «Speichern» .
Die Buchung erscheint sofort zuoberst in der Liste «Letzte Buchungen» unter der Maske. Die Maske ist danach wieder leer, das Datum bleibt stehen: So erfassen Sie mehrere Buchungen desselben Tages nacheinander.
Den Button «Buchung erstellen» gibt es auch im Kopf der Buchhaltung. Von dort erreichen Sie die Maske aus jedem Tab.
Mehrere Zeilen: Mit «Neue zeile» fügen Sie der Buchung eine weitere Zeile mit eigenem Soll- und Haben-Konto hinzu. Eine Zeile entfernen Sie mit dem Kreuz in ihrem Block. Die letzte Zeile lässt sich nicht entfernen, bei einer Sammelbuchung die letzten zwei.
Mit der Tastatur: «Enter» springt ins nächste Feld, in einem Auswahlfeld übernimmt es zuerst die Auswahl. Nach dem letzten Feld steht der Cursor auf «Speichern»; ein weiteres «Enter» speichert. «Shift» und «Enter» fügen eine neue Zeile hinzu.
Sammelbuchung erfassen
Mit einer Sammelbuchung verteilen Sie einen Betrag auf mehrere Konten, zum Beispiel eine Zahlung, die mehrere Rechnungen begleicht. Jede Zeile bucht dann nur auf ein Konto, im Soll oder im Haben.
- Aktivieren Sie auf der Seite «Buchung erstellen» den Schalter «Sammelbuchung». Die Maske zeigt zwei leere Zeilen und die Summen.
- Haben Sie schon Werte eingegeben, fragt ACEO Business «Dies setzt alle Werte zurück.». Bestätigen Sie mit «Ja».
- Wählen Sie in jeder Zeile entweder ein «Soll-Konto» oder ein «Haben-Konto» und geben Sie den «Betrag» ein. Sobald Sie eines der beiden Konten wählen, ist das andere Feld der Zeile gesperrt.
- Optional: Fügen Sie mit «Neue zeile» weitere Zeilen hinzu.
- Prüfen Sie unter den Zeilen die «Differenz» zwischen «Total Soll» und «Total Haben». Sie muss CHF 0.00 betragen.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Mit «Nein» bleibt alles, wie es war. Dieselbe Rückfrage erscheint, wenn Sie den Schalter wieder ausschalten.
Wie eine einfache Buchung erscheint die Sammelbuchung danach zuoberst in «Letzte Buchungen», mit einer Zeile pro Konto. Ob eine Buchung eine Sammelbuchung ist, legen Sie beim Erfassen fest; beim Bearbeiten lässt es sich nicht mehr ändern.
Buchung bearbeiten
- Fahren Sie im Tab «Journal» mit der Maus über die Buchung.
- Klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren». Die Seite zum Bearbeiten der Buchung öffnet sich.
- Ändern Sie die gewünschten Felder. Die Maske ist dieselbe wie beim Erfassen.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Nach dem Speichern öffnet sich die Buchung. Den Button «Editieren» finden Sie auch beim Darüberfahren im Kontoauszug und im Kopf einer geöffneten Buchung. Er fehlt, wenn der Monat der Buchung gesperrt ist. Ein neues Datum muss in einer erfassten Periode und in einem offenen Monat liegen.
Buchung löschen
- Klicken Sie im Tab «Journal» auf die Zeile der Buchung. Die Buchung öffnet sich.
- Klicken Sie im Kopf der Buchung auf «Löschen».
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag unwiederruflich löschen?» mit «Ja».
Nach dem Löschen wechselt ACEO Business in den Tab «Journal». Der Button «Löschen» fehlt, wenn der Monat der Buchung gesperrt ist.
So ist eine Buchung aufgebaut
Eine geöffnete Buchung hat den Titel «Buchung» mit ihrer Buchungsreferenz. Im Kopf stehen die «Id» und die «Externe Id». Die Id vergibt ACEO Business beim Erfassen; sie ist eindeutig und lässt sich nicht ändern. Darunter sehen Sie:
- im Abschnitt «Buchung» die «Buchungsreferenz», den «Ersteller» und das «Datum»,
- eine Zeile pro Konto mit «Konto», «Steuer», «Soll» und «Haben»,
- bei einer Buchung aus einer Bankbewegung die Karte «Transaktion», bei einer Buchung aus einer Rechnung die Karte «Rechnung» mit deren Namen. Der Button rechts in der Karte öffnet die Transaktion bzw. die Rechnung.
Buchungsreferenz mit Laufnummer: Das Feld «Buchungsreferenz» unterstützt Laufnummern. Ist in Einstellungen → Laufnummern eine Laufnummer erfasst, geben Sie statt einer Referenz ihren Platzhalter ein, zum Beispiel {{REFERENZ_NR}}. Beim Speichern ersetzt ACEO Business ihn durch die nächste Nummer, zum Beispiel «2026-0001». Wie Sie eine Laufnummer einrichten, steht in Laufnummern.
Steuer: Der «Betrag» enthält die Steuer. Ist in der Buchhaltung beim «Mehrwertsteuersatz» «Effektiv» gewählt, rechnet ACEO Business den Steueranteil heraus und bucht ihn in einer eigenen Zeile auf das Konto der Steuer. Welche Steuersätze zur Auswahl stehen, legen Sie in Steuersätze verwalten fest.
Beispiel: Peter Beispiel erfasst am 12. März den Kauf von Druckerpapier ohne Steuer: Soll-Konto «6500 Büromaterial», Haben-Konto «1020 Bank», Betrag CHF 84.50, Buchungsreferenz 1041, Buchungstext «Druckerpapier». Im Journal steht danach die Zeile mit «6500» im Soll, «1020» im Haben, dem «Total Betrag» CHF 84.50 und «Peter Beispiel» als «Ersteller».
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
In einer Zeile fehlt der «Betrag», oder es ist weder ein Soll- noch ein Haben-Konto gewählt. Füllen Sie die Zeile aus oder entfernen Sie sie mit dem Kreuz.
«Invalid Period» oder «Month is locked»
Das Buchungsdatum liegt in keiner erfassten Abrechnungsperiode, oder sein Monat ist gesperrt. Beim Bearbeiten heissen die Meldungen «Invalid Target Period» bzw. «Target Month is locked». Wählen Sie ein anderes Datum, oder erfassen Sie die Periode bzw. entsperren Sie den Monat in Abrechnungsperioden verwalten.
«AccountAssignments must have a net zero balance»
Bei einer Sammelbuchung ist «Total Soll» nicht gleich «Total Haben». Gleichen Sie die Beträge aus, bis die «Differenz» CHF 0.00 beträgt.
Die Buttons «Editieren» und «Löschen» fehlen
Der Monat der Buchung ist gesperrt, oder Ihnen fehlt die Berechtigung «Journal Ersetzen» bzw. «Journal Löschen». Ein gesperrter Monat lässt sich im Tab «Sperren» wieder entsperren.
Das Feld «Steuer» lässt sich nicht auswählen
Keines der gewählten Konten ist ein Ertrags- oder Aufwandkonto. Nur auf diese Konten bucht ACEO Business eine Steuer.