Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung halten Sie in ACEO Business fest, wie viel Zeit Sie für einen Auftrag gearbeitet haben. Jede erfasste Zeit ist ein Zeiterfassungseintrag auf einer Auftragsposition. Aus Dauer, Stundensatz und Verrechenbarkeit berechnet ACEO Business den Betrag, den Sie später Ihrer Klientschaft verrechnen.
Voraussetzungen
- Ihr Benutzer ist mit einer Kontaktperson verknüpft, die als Mitarbeitende erfasst ist. Ohne diese Verknüpfung fehlt «Zeiterfassung» in der Navigation. Wie das geht, steht in Mitarbeitende erfassen.
- Sie haben die Berechtigung «Zeiterfassung Lesen». Ohne sie fehlen der Bereich «Zeiterfassung» und der Tab «Zeiterfassung» im Auftrag und in der Auftragsposition.
- Zum Erfassen haben Sie die Berechtigung «Zeiterfassung Erstellen», zum Bearbeiten «Zeiterfassung Ersetzen» und zum Löschen «Zeiterfassung Löschen». Ohne sie fehlen die Buttons «Zeit erfassen», «Editieren» bzw. «Löschen». Die Berechtigungen vergeben Sie in Rollen.
- Die Mitarbeitende hat ein Mitarbeitendenprofil in der Abteilung des Auftrags, oder sie ist im Auftrag im Tab «Profile» persönlich eingetragen. Sonst steht beim Erfassen kein «Profil» zur Auswahl.
Zeiterfassung im Auftrag und in der Auftragsposition
Zeit erfassen Sie in der Regel direkt im Auftrag oder in einer Auftragsposition: mit «Zeit erfassen» im Kopfbereich oder im Tab «Zeiterfassung». Dort sehen Sie die Einträge aller Mitarbeitenden. Ihre eigenen Einträge aus allen Aufträgen finden Sie zusätzlich in der Liste «Zeiterfassung».
| Tab im Auftrag | Tab in der Auftragsposition | Liste «Zeiterfassung» | |
|---|---|---|---|
| Welche Einträge | alle dieses Auftrags | alle dieser Position | Ihre eigenen, aus allen Aufträgen |
| Spalten | gemäss Ansicht | fest: «Id», «Profil», «Tätigkeit», «Datum», «Dauer», «Betrag» | gemäss Ansicht |
| Beim Erfassen wählen Sie | Auftragsposition und Mitarbeitende | Mitarbeitende | Auftrag und Auftragsposition |
| «Exportieren» | ja | nein | ja |
| Eintrag löschen | ja, solange er «Offen» ist | ja, solange er «Offen» ist | nein |
Im Auftrag und in der Auftragsposition erfassen Sie also auch Zeit für andere Mitarbeitende, zum Beispiel für eine Kollegin, die ihre Zeit auf Papier notiert hat.
Liste «Zeiterfassung»
Unter Leistungen → Zeiterfassung sehen Sie Ihre eigenen Zeiterfassungseinträge über alle Aufträge hinweg. Einträge anderer Mitarbeitender erscheinen hier nicht; diese sehen Sie im Auftrag.
- Unter «Ansicht wählen» wechseln Sie die Ansicht und damit die Spalten und die Sortierung der Liste. Eigene Ansichten legen Sie wie in Ansichten beschrieben an. Mit «Suchen» grenzen Sie die Liste weiter ein.
- «Zeit erfassen» öffnet den Dialog, in dem Sie Auftrag, Auftragsposition und Ihre Zeit erfassen.
- «Exportieren» erstellt eine Excel-Datei mit allen Einträgen der gewählten Ansicht. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente.
- «Editieren» erscheint, wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren. Löschen können Sie einen Eintrag hier nicht, nur im Auftrag oder in der Auftragsposition.
Die Spalte «Dauer» zeigt Stunden und Minuten (01:30 = 1 Stunde 30 Minuten). Wie Sie einen Eintrag erfassen, bearbeiten und löschen, steht in Zeiterfassungseintrag erfassen und bearbeiten.
So hängen Einträge mit Aufträgen, Positionen und Profilen zusammen
Ein Zeiterfassungseintrag gehört immer zu einer Auftragsposition und damit zu ihrem Auftrag. Auf welcher Position Sie die Zeit erfassen, bestimmt, wie sie verrechnet wird: Bei einer Position «Nach Zeitaufwand» ergibt die Summe der Einträge den Betrag der Position. Bei «Preis» oder «Nach Wert» zählt die Zeit für Ihre Auswertung, ändert den Betrag der Position aber nicht. Mehr dazu steht in Art der Abrechnung.
Das Profil legt den Stundensatz fest. Zur Auswahl stehen die Profile, die die Mitarbeitende in der Abteilung des Auftrags hat, und die Profile, die im Auftrag im Tab «Profile» für sie persönlich eingetragen sind. ACEO Business übernimmt «Stundensatz Extern» und «Stundensatz Intern» aus dem Auftrag, wenn er dort angepasst ist, sonst aus dem Mitarbeitendenprofil bzw. dem Profil. Die Reihenfolge steht in Profile und Stundenansatz im Auftrag anpassen.
Den Betrag eines Eintrags berechnet ACEO Business so: Dauer × «Stundensatz Extern» × Verrechenbarkeit des Eintrags × Verrechenbarkeit der Position. Mit der Verrechenbarkeit verrechnen Sie eine Zeit nur teilweise oder gar nicht.
Der Status zeigt, ob ein Eintrag schon auf einer Rechnung steht:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| «Offen» | Noch nicht verrechnet. Sie können alle Felder ändern und den Eintrag im Auftrag löschen. |
| «Teilweise verrechnet» | Ein Teil des Betrags ist verrechnet. Auftragsposition, Mitarbeitende, Profil, Dauer, «Stundensatz Extern» und Verrechenbarkeit sind gesperrt. |
| «Verrechnet» | Der ganze Betrag ist verrechnet. Es gelten dieselben Sperren wie bei «Teilweise verrechnet». |
Ist der Auftrag abgeschlossen, können Sie auf seinen Positionen keine Zeit mehr erfassen, und die bestehenden Einträge zeigt ACEO Business nur noch an (siehe Auftrag abschliessen und wiedereröffnen).
Beispiel: Anna Muster, Dipl. Notariatsfachangestellte, bespricht am 15. März 2026 eine Stunde und 30 Minuten den Erbteilungsvertrag mit der Erbengemeinschaft Muster. Am Abend erfasst sie unter Leistungen → Zeiterfassung den Eintrag auf der Position «Erbteilungsvertrag» des Auftrags «Erbteilung Muster». Ihr Profil hat einen «Stundensatz Extern» von CHF 160.00, also zeigt die Liste CHF 240.00 im Status «Offen». Der Notar sieht den Eintrag im Auftrag im Tab «Zeiterfassung», zusammen mit seinen eigenen Zeiten.
Seiten in diesem Kapitel
- Zeiterfassungseintrag erfassen und bearbeiten: Zeit erfassen, den Betrag anpassen, Auslagen ergänzen, Einträge bearbeiten und löschen