Ausgehende Rechnung manuell erstellen
Eine Rechnung, die zu keinem Auftrag gehört, erstellen Sie mit dem Rechnungsassistenten und dem Rechnungstyp «Ausgehend (Manuell)». Sie erfassen die Positionen selbst, kontieren sie, verrechnen bei Bedarf Klientenkonti und teilen den Betrag auf einen oder mehrere Empfänger auf. Für Rechnungen aus einem Auftrag gibt es eine eigene Anleitung: Rechnung aus Auftrag erstellen.
Voraussetzungen
- Das Modul «Rechnungen» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlen in der Buchhaltung die Tabs «Rechnungseingang» und «Rechnungsausgang» und der Button «Rechnung erstellen».
- Sie haben die Berechtigung «Rechnungen Erstellen». Ohne sie ist der Button «Rechnung erstellen» ausgeblendet.
- In der Buchhaltung ist mindestens ein Zahlungskonto erfasst. Wie das geht, steht in Zahlungskonto erfassen und bearbeiten.
- Für den Schritt «Klientenkonti»: In der Buchhaltung ist die Option «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet (siehe Buchhaltung einrichten). Sonst überspringt der Assistent diesen Schritt.
Rechnungsassistent öffnen
- Öffnen Sie unter Finanzen → Buchhaltungen die Buchhaltung und wechseln Sie in den Tab «Rechnungsausgang».
- Klicken Sie über der Liste auf «Rechnung erstellen».
Der Rechnungsassistent öffnet sich mit dem Rechnungstyp «Ausgehend (Manuell)» und der Buchhaltung, aus der Sie kommen. Sie können ihn auch mit «Rechnung erstellen» im Kopf einer Buchhaltung oder in der Liste aller Buchhaltungen öffnen. Dann ist der Rechnungstyp «QR-Scan» vorausgewählt; wählen Sie «Ausgehend (Manuell)».
Allgemein
- Geben Sie im Feld «Name» einen Namen für die Rechnung ein, zum Beispiel «Beglaubigung Unterschriften».
- Optional: Geben Sie im Feld «Benutzerdefinierte Id» eine eigene Nummer ein.
- Prüfen Sie, dass der Rechnungstyp «Ausgehend (Manuell)» gewählt ist.
- Klicken Sie auf «Weiter» .
Der Name erscheint ab dem nächsten Schritt im Kopf des Assistenten. Die «Benutzerdefinierte Id» muss eindeutig sein. Teilen Sie die Rechnung später auf mehrere Empfänger auf, ergänzt ACEO Business die Id pro Rechnung mit «_1», «_2» und so weiter.
Absender & Rechnung
Ist nur eine Buchhaltung und ein Zahlungskonto erfasst, sind beide Felder vorausgefüllt. Der Kreditor (Zahlungsempfänger) ist die Organisation der Buchhaltung mit ihrer Rechnungsadresse.
- Prüfen Sie die «Buchhaltung» und wählen Sie im Feld «Zahlungskonto» das Konto, auf das die Zahlung eingehen soll.
- Prüfen Sie Name und Adresse des Kreditors. Änderungen gelten nur für diese Rechnung.
- Prüfen Sie «Rechnungsdatum» und «Fälligkeitsdatum». Wählen Sie bei Bedarf rechts neben dem Datum eine Vorgabe, zum Beispiel «30 Tage».
- Optional: Geben Sie im Feld «Rechnungstext» einen Text für die Rechnung ein.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Die Vorgaben für das Rechnungsdatum sind «Heute» und «Nächster Werktag», für das Fälligkeitsdatum «30 Tage», «Sofort», «Nächster Werktag», «10 Tage», «15 Tage» und «Ende des nächsten Monats». Vorausgewählt sind die Felder «Standard Rechnungsdatum» und «Standard Fälligkeitsdatum» der Buchhaltung (siehe Buchhaltung einrichten). Ein anderes Datum geben Sie direkt im Datumsfeld ein.
Kontierung
In diesem Schritt erfassen Sie die Positionen der Rechnung so, wie sie gebucht werden sollen. Eine leere Position ist bereits vorbereitet.
- Nur bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart»: Prüfen Sie das «Buchungsdatum». Vorausgefüllt ist das heutige Datum; an diesem Datum bucht ACEO Business die Rechnung beim Versand.
- Nur bei «Vereinbart»: Prüfen Sie das «Gegenkonto». Vorausgefüllt ist das «Konto für Forderungen» der Buchhaltung.
- Erfassen Sie in der Position «Name», «Konto» und «Betrag exkl. Steuern». Bei einem Ertrags- oder Aufwandkonto wählen Sie zusätzlich die «Steuer»; ACEO Business berechnet den «Betrag inkl. Steuern».
- Optional: Fügen Sie mit «Neue zeile» weitere Positionen hinzu.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Bei der Abrechnungsmethode «Vereinnahmt» fehlen «Buchungsdatum» und «Gegenkonto»: ACEO Business bucht beim Versand nicht. Eine Position entfernen Sie mit dem Kreuz oben rechts in der Position.
Gehen Sie von hier mit «Zurück» zum vorherigen Schritt, fragt ACEO Business nach: «Beim Zurückgehen wird die gesamte Kontierung verworfen».
Klientenkonti
Diesen Schritt zeigt der Assistent nur, wenn in der Buchhaltung «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet ist. Hier verrechnen Sie Saldi von Klientenkonten, als Gutschrift zugunsten der Klientschaft (negativer Betrag) oder als Forderung zugunsten Ihres Notariats.
- Prüfen Sie den «Stichtag». Vorausgefüllt ist der letzte Tag des laufenden Monats; ACEO Business übernimmt den Saldo jedes Klientenkontos per diesem Datum.
- Wählen Sie im Auswahlfeld mit dem Plus-Symbol ein Klientenkonto aus. ACEO Business fügt eine Position mit dem Saldo hinzu.
- Geben Sie im Feld «Name» eine Bezeichnung ein und passen Sie bei Bedarf den «Betrag inkl. Steuern» an.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Vorgeschlagen ist der Saldo mit umgekehrtem Vorzeichen. Ändern Sie den Stichtag, aktualisiert ACEO Business die Beträge, die Sie nicht von Hand geändert haben. Sie können ein Klientenkonto in einer Position verrechnen oder auf mehrere Positionen verteilen, um der Klientschaft die einzelnen Beträge zu zeigen. Die «Gesamtsumme» darf nicht negativ sein.
Empfänger & Aufteilung
Hier legen Sie fest, wer die Rechnung erhält. Für jeden Debitor (Rechnungsempfänger) erstellt ACEO Business beim Speichern eine eigene Rechnung mit seinem Anteil.
- Wählen Sie im Feld «Debitor hinzufügen» den Empfänger aus. Zur Auswahl stehen Organisationen, die als Kunde gekennzeichnet sind, und Kontaktpersonen, jeweils mit einer «Rechnungsadresse». Mit «– Leer –» erfassen Sie die Adresse von Hand.
- Prüfen Sie die Adresse. Änderungen gelten nur für diese Rechnung und ändern die Organisation oder Kontaktperson nicht. Optional: Geben Sie im Feld «Nachricht» einen Text für diesen Empfänger ein.
- Optional, bei mehreren Debitoren: Klicken Sie auf den Button mit der Waage, um den Betrag gleichmässig aufzuteilen, oder erfassen Sie pro Debitor den «Anteil» in Prozent oder den Betrag.
- Optional: Schalten Sie «Rundungsposition aktivieren» aus, wenn diese Rechnung nicht gerundet werden soll.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Solange Sie keinen Betrag von Hand geändert haben, teilt ACEO Business den Betrag beim Hinzufügen eines Debitors automatisch gleichmässig auf. Die «Differenz» muss 0.00 sein, sonst lässt sich der Schritt nicht abschliessen.
Die Option «Rundungsposition aktivieren» erscheint nur, wenn für die Buchhaltung die Rundung des Rechnungsbetrags eingerichtet ist, und ist dann eingeschaltet. ACEO Business zeigt dann die «Gesamtsumme», das «Total (gerundet)» und die «Rundungsdifferenz» sowie bei jedem Debitor die «Rundungsdifferenz» und den «Anteil inkl. Steuer (gerundet)». Bei mehreren Debitoren rundet ACEO Business jeden Anteil einzeln. Ausgeschaltet wird die Rechnung mit dem exakten Betrag erstellt.
Gehen Sie von hier mit «Zurück» zum vorherigen Schritt, fragt ACEO Business nach: «Beim Zurückgehen werden alle erfassten Empfänger verworfen».
Positionen anordnen
Diesen Schritt zeigt der Assistent nur, wenn die Rechnung mehr als eine Position hat. Die Reihenfolge gilt auch für das Dokument der Rechnung.
- Ziehen Sie eine Position am Griff mit den sechs Punkten oben rechts an die gewünschte Stelle.
- Klicken Sie auf «Weiter».
Ab diesem Schritt blendet der Assistent die Angaben im Kopf aus.
Prüfen & Speichern
- Prüfen Sie die Zusammenfassung: «Allgemein», «Kreditor», «Debitoren» und «Positionen».
- Klicken Sie auf «Speichern» .
ACEO Business speichert die Rechnung im Status «Entwurf». Bei einem Debitor öffnet sich danach die Rechnung. Bei mehreren Debitoren entsteht pro Debitor eine Rechnung; ihr Name ist der Name der Rechnung mit dem Namen des Debitors, und Sie landen im Tab «Rechnungsausgang». Wie Sie die Rechnung als Dokument erstellen und versenden, steht in Rechnung exportieren und versenden.
Beispiel: Ein Notar beglaubigt am 15.03.2026 drei Unterschriften für die Beispiel GmbH. Die Sachbearbeiterin erstellt im Tab «Rechnungsausgang» eine Rechnung «Beglaubigung Unterschriften» mit einer Position über CHF 150.00 zuzüglich 8.1 % MWST und wählt als Debitor die Beispiel GmbH. Nach «Speichern» steht die Rechnung über CHF 162.15 als «Entwurf» in der Liste.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
In einer Position oder bei einem Debitor fehlt ein Pflichtfeld: bei einer Position «Name», «Konto» oder Betrag, bei einem Debitor «Name», «PLZ», «Ort» oder «Betrag inkl. Steuern». Ergänzen Sie das Feld oder entfernen Sie die leere Position.
«Debtor shares must match invoice total»
Die Anteile der Debitoren ergeben zusammen nicht die «Gesamtsumme»; die «Differenz» ist nicht 0.00. Passen Sie die Anteile an oder teilen Sie mit dem Button mit der Waage gleichmässig auf.
«Debtor list is empty»
Sie haben im Schritt «Empfänger & Aufteilung» keinen Debitor erfasst. Wählen Sie im Feld «Debitor hinzufügen» mindestens einen Empfänger.
«Grand total must not be negative»
Die Gutschriften aus den Klientenkonti sind grösser als die Positionen. Die «Gesamtsumme» einer Rechnung darf nicht negativ sein. Passen Sie die Beträge im Schritt «Klientenkonti» an.
Der Button «Rechnung erstellen» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung zum Erstellen von Rechnungen, oder das Modul «Rechnungen» ist nicht freigeschaltet (siehe Voraussetzungen).