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ACEOACEO Support

Rechnungseinstellungen

In den Rechnungseinstellungen legen Sie pro Buchhaltung fest, wie ACEO Business beim Erstellen einer Rechnung mit Zeitnachweis, Beträgen und dem zu zahlenden Betrag umgeht. Die Einstellungen gelten für jede neue Rechnung dieser Buchhaltung. Im Rechnungsprozess können Sie die Beträge im Einzelfall trotzdem anpassen.

Voraussetzungen

  • Das Modul «Rechnungen» ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Ohne das Modul fehlt der Tab «Rechnungseinstellungen».
  • Sie haben die Berechtigung «Rechnungseinstellungen Lesen». Ohne sie fehlt der Tab.
  • Zum Hinzufügen brauchen Sie zusätzlich «Rechnungseinstellungen Erstellen», zum Editieren «Rechnungseinstellungen Ersetzen» und zum Löschen «Rechnungseinstellungen Löschen». Ohne sie fehlt der jeweilige Button.

Rechnungseinstellung hinzufügen

Pro Buchhaltung gibt es höchstens eine Rechnungseinstellung. Das Feld «Buchhaltung» bietet deshalb nur Buchhaltungen an, die noch keine haben.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen. Fahren Sie mit der Maus über den Pfeil am Ende der Tab-Leiste und klicken Sie im Menü auf «Rechnungseinstellungen».
  2. Klicken Sie auf «Rechnungseinstellungen erstellen» .
  3. Wählen Sie im Feld «Buchhaltung» die Buchhaltung aus.
  4. Wählen Sie im Feld «Zeitnachweis auf Rechnung», welche Zeiterfassungen der Zeitnachweis zeigt (siehe Felder).
  5. Wählen Sie im Feld «Anpassung bei aufgeteilten Rechnungen» «Abrunden» oder «Kaufmännisches Runden».
  6. Optional: Aktivieren Sie «Automatische Betrags Anpassung», wenn ACEO Business die Beträge der Rechnungspositionen runden soll (siehe So funktioniert die automatische Betragsanpassung). Darunter erscheinen drei weitere Felder.
  7. Wählen Sie in den Feldern «Anpassungspräzision», «Angepasster Betrag» und «Anpassung» aus, wie die Beträge angepasst werden.
  8. Optional: Aktivieren Sie «Rundungsposition aktivieren», wenn ACEO Business den Rechnungsbetrag runden soll, und füllen Sie die drei Felder darunter aus (siehe Rundung des Rechnungsbetrags einrichten).
  9. Speichern Sie mit «Speichern» .
Einstellungen, Tab «Rechnungseinstellungen» mit Schritt 2, danach der Dialog «Rechnungseinstellungen erstellen» mit den Schritten 3 bis 6
Dialog «Rechnungseinstellungen erstellen» mit eingeschalteter automatischer Betragsanpassung, Schritte 7 bis 9

Die Rechnungseinstellung erscheint in der Liste. Die Spalte «Buchhaltung» zeigt den Namen der Organisation, zu der die Buchhaltung gehört. Das Suchfeld über der Liste sucht nach diesem Namen.

Rechnungseinstellung editieren

Die Buchhaltung einer Rechnungseinstellung lässt sich nicht mehr ändern. Alle anderen Felder können Sie anpassen.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Rechnungseinstellung und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» .
  2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
  3. Speichern Sie mit «Speichern» .
Einstellungen, Tab «Rechnungseinstellungen», die Zeile «Muster Notariat AG» unter der Maus mit Schritt 1, danach der Dialog «Rechnungseinstellungen editieren» mit den Schritten 2 und 3

Schalten Sie «Automatische Betrags Anpassung» oder «Rundungsposition aktivieren» aus, leert ACEO Business die Felder darunter. Beim Speichern sind die Werte weg.

Rechnungseinstellung löschen

Ohne Rechnungseinstellung erstellt ACEO Business die Rechnungen dieser Buchhaltung ohne automatische Betragsanpassung und ohne Rundung.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Rechnungseinstellung und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Löschen» .
  2. Bestätigen Sie die Rückfrage mit «Ja».
Einstellungen, Tab «Rechnungseinstellungen», die Zeile «Beispiel Treuhand AG» unter der Maus mit Schritt 1, danach die Rückfrage «Bestätigung» mit Schritt 2

So funktioniert die automatische Betragsanpassung

Ist die «Automatische Betrags Anpassung» eingeschaltet, rundet ACEO Business beim Erstellen einer Rechnung den Betrag jeder Rechnungsposition. «Angepasster Betrag» legt fest, ob der Betrag exkl. oder inkl. Steuern gerundet wird. Den anderen Betrag und die MWST berechnet ACEO Business daraus exakt. «Anpassungspräzision» und «Anpassung» bestimmen, auf welchen Betrag und wie gerundet wird.

Beispiel: Eine Position ergibt CHF 187.48 inkl. Steuern. Mit «Auf 5 Rappen genau», «Betrag inkl. Steuern» und «Kaufmännisches Runden» übernimmt die Rechnung CHF 187.50 inkl. Steuern. Den Betrag exkl. Steuern und die MWST rechnet ACEO Business aus diesen CHF 187.50 exakt zurück.

Die automatische Betragsanpassung rundet jede Position einzeln. Die Rundung des Rechnungsbetrags rundet dagegen nur den zu zahlenden Gesamtbetrag.

So funktioniert die Rundung des Rechnungsbetrags

ACEO Business kann den zu zahlenden Betrag Ihrer ausgehenden Rechnungen automatisch runden, zum Beispiel auf 5 Rappen oder auf einen ganzen Franken. In ACEO Business heisst diese Funktion «Rundungsposition».

Die Positionen der Rechnung aus dem Auftrag, aus der manuell erfassten Rechnung oder aus dem Vorschuss bleiben dabei unverändert. Gerundet wird nur der Betrag, den Ihre Klientschaft bezahlt. Die Differenz zwischen dem exakten und dem gerundeten Betrag bucht ACEO Business automatisch auf das «Konto für Rundungsdifferenzen».

Die Rundung ist standardmässig ausgeschaltet. Bestehende Rechnungen sind nicht betroffen.

Rundung des Rechnungsbetrags einrichten

Die Rundung richten Sie in der Rechnungseinstellung der Buchhaltung ein, beim Hinzufügen oder beim Editieren.

  1. Öffnen Sie die Rechnungseinstellung der Buchhaltung mit «Editieren», wie unter Rechnungseinstellung editieren beschrieben, oder fügen Sie eine neue hinzu.
  2. Aktivieren Sie «Rundungsposition aktivieren». Darunter erscheinen drei weitere Felder.
  3. Wählen Sie im Feld «Präzision des Rechnungstotals» aus, auf welchen Betrag gerundet wird, zum Beispiel «Auf 5 Rappen genau».
  4. Wählen Sie im Feld «Anpassung des Rechnungstotals» «Kaufmännisches Runden» oder «Abrunden».
  5. Wählen Sie im Feld «Konto für Rundungsdifferenzen» das Konto aus, auf das die Differenz gebucht wird.
  6. Speichern Sie mit «Speichern» .
Dialog «Rechnungseinstellungen editieren» mit Schritt 2
Dialog «Rechnungseinstellungen editieren» mit eingeschalteter Rundung, Schritte 3 bis 6

Im Feld «Konto für Rundungsdifferenzen» stehen nur Konten der Kategorie «Aufwand» dieser Buchhaltung zur Auswahl, sortiert nach Kontonummer.

Wirkung auf Rechnung, Zahlung und Buchung

Ist die Rundung aktiviert, wendet ACEO Business sie bei jeder neuen ausgehenden Rechnung dieser Buchhaltung an:

  • Einzahlungsschein: Der QR-Einzahlungsschein lautet auf den gerundeten Betrag.
  • Zahlungseingang: Beim Einlesen einer CAMT-Datei wird eine Zahlung der Rechnung automatisch zugewiesen, wenn sie dem gerundeten Betrag entspricht.
  • Buchung: Die Rundungsdifferenz wird als eigene Buchungszeile «Rundungsdifferenz» auf das hinterlegte Konto gebucht. Bei der MWST-Abrechnungsmethode «Vereinbart» geschieht das bei der Buchung der Rechnung, bei «Vereinnahmt» bei der Buchung der Zahlung.

Beispiel: Eine Rechnung ergibt exakt CHF 1’234.57. Mit «Auf 5 Rappen genau» und «Kaufmännisches Runden» lautet der Einzahlungsschein auf CHF 1’234.55. Die Differenz von CHF 0.02 bucht ACEO Business als «Rundungsdifferenz» auf das Aufwandkonto. Die Rechnung ist vollständig bezahlt, sobald CHF 1’234.55 eingehen.

Rundung im Rechnungsprozess

Im Rechnungsprozess sehen Sie die Rundung im Schritt «Empfänger & Aufteilung». Neben dem Button für die gleichmässige Aufteilung steht die Option «Rundungsposition aktivieren». Sie erscheint nur, wenn die Rundung für die Buchhaltung eingerichtet ist, und ist eingeschaltet.

Ist die Option eingeschaltet, zeigt ACEO Business:

  • unten die «Gesamtsumme», das «Total (gerundet)» und die «Rundungsdifferenz»,
  • bei jedem Rechnungsempfänger die «Rundungsdifferenz» und den «Anteil inkl. Steuer (gerundet)».

Soll eine einzelne Rechnung nicht gerundet werden, schalten Sie dort «Rundungsposition aktivieren» aus. Die Rechnung lautet dann auf den exakten Betrag. Die Rechnungseinstellung bleibt unverändert.

Aufgeteilte Rechnungen

Wird eine Rechnung auf mehrere Rechnungsempfänger aufgeteilt, rundet ACEO Business den Anteil jedes Empfängers einzeln. Jeder Einzahlungsschein lautet auf den gerundeten Anteil. Das «Total (gerundet)» ist die Summe der gerundeten Anteile.

Gerundeten Betrag auf der Rechnung anzeigen

Bestehende Rechnungsvorlagen zeigen weiterhin den exakten Betrag. Damit der gerundete Betrag und die Rundungsdifferenz auf der Rechnung erscheinen, gibt es eigene Platzhalter:

  • {TOTAL_AMOUNT_WITH_TAX_ROUNDED}: Gesamtbetrag inkl. MWST (gerundet)
  • {SHARE_AMOUNT_WITH_TAX_ROUNDED}: Anteil inkl. MWST (gerundet)
  • {SHARE_ROUNDING_DIFFERENCE}: Rundungsdifferenz des Anteils
  • {TOTAL_ROUNDING_DIFFERENCE}: Rundungsdifferenz total

Möchten Sie die Rundung nutzen, empfehlen wir, Ihre Rechnungsvorlagen anzupassen. Die ACE digital solutions ag hilft Ihnen dabei auf Anfrage gerne weiter.

Felder

Die Felder der Dialoge «Rechnungseinstellungen erstellen» und «Rechnungseinstellungen editieren»:

Feld Bedeutung
«Buchhaltung» Pflichtfeld. Buchhaltung, für die die Einstellung gilt, angezeigt mit dem Namen ihrer Organisation. Nur Buchhaltungen ohne Rechnungseinstellung. Lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.
«Zeitnachweis auf Rechnung» Pflichtfeld. Welche Zeiterfassungen der Zeitnachweis auf der Rechnung zeigt (siehe unten).
«Anpassung bei aufgeteilten Rechnungen» Pflichtfeld. «Abrunden» oder «Kaufmännisches Runden».
«Automatische Betrags Anpassung» Schaltet die automatische Anpassung der Beträge der einzelnen Rechnungspositionen ein. Erst dann erscheinen die drei folgenden Felder, alle Pflicht.
«Anpassungspräzision» Auf welchen Betrag die Positionen gerundet werden: «Auf 1 Rappen genau», «Auf 5 Rappen genau», «Auf 1 Franken genau», «Auf 5 Franken genau» oder «Auf 10 Franken genau».
«Angepasster Betrag» Ob «Betrag exkl. Steuern» oder «Betrag inkl. Steuern» angepasst wird.
«Anpassung» «Kaufmännisches Runden» oder «Abrunden» (immer zugunsten Ihrer Klientschaft).
«Rundungsposition aktivieren» Schaltet die Rundung des Rechnungsbetrags ein. Erst dann erscheinen die drei folgenden Felder, alle Pflicht.
«Präzision des Rechnungstotals» Auf welchen Betrag gerundet wird, mit denselben Werten wie «Anpassungspräzision».
«Anpassung des Rechnungstotals» «Kaufmännisches Runden» rundet auf den nächstgelegenen Betrag auf oder ab. «Abrunden» rundet immer zugunsten Ihrer Klientschaft ab.
«Konto für Rundungsdifferenzen» Das Konto, auf das die Rundungsdifferenz gebucht wird. Nur Konten der Kategorie «Aufwand» der gewählten Buchhaltung.

Die beiden Werte für den «Zeitnachweis auf Rechnung»:

Wert Grundlage des Zeitnachweises
«Gemäss ausgewählter Positionen» Alle Zeiterfassungen der ausgewählten Positionen, die im Zeitfilter der Rechnungsstellung liegen. Zeiterfassungen ausserhalb des Zeitfilters fehlen im Zeitnachweis.
«Gemäss verrechnetem Betrag» Die Zeiterfassungen, die dem verrechneten Betrag anteilsmässig entsprechen. Passen Sie den Rechnungsbetrag im Rechnungsprozess an, korrigiert ACEO Business den Zeitnachweis anteilsmässig.

Wenn etwas nicht klappt

Die Buchhaltung fehlt im Feld «Buchhaltung»

Für diese Buchhaltung gibt es schon eine Rechnungseinstellung. Editieren Sie die bestehende Einstellung in der Liste.

Das gewünschte Konto fehlt im Feld «Konto für Rundungsdifferenzen»

Das Feld bietet nur Konten der Kategorie «Aufwand» der Buchhaltung an. Legen Sie das Konto im Kontenplan als Aufwandkonto an oder ändern Sie seine Kategorie.

«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»

Ein Pflichtfeld ist leer, oft eines der Felder unter «Automatische Betrags Anpassung» oder «Rundungsposition aktivieren». Füllen Sie die Felder aus oder schalten Sie die Option aus und speichern Sie erneut.

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