Zum Inhalt springen
ACEOACEO Support

Dokumentenvorlagen

Im Tab «Dokumentenvorlagen» der Einstellungen verwalten Sie die Word- und Excel-Vorlagen, mit denen ACEO Business Dokumente exportiert, zum Beispiel Rechnungen, Kontoauszüge oder das Journal. Sie laden eine Vorlage hoch, ersetzen ihre Datei durch eine neue Version und gestalten sie mit Platzhaltern, die ACEO Business beim Export durch die Werte ersetzt.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung «Dokumentenvorlagen Lesen». Ohne sie fehlt der Tab «Dokumentenvorlagen».
  • Zum Erfassen einer Vorlage haben Sie die Berechtigung «Dokumentenvorlagen Erstellen». Ohne sie ist der Button «Dokumentvorlage erstellen» ausgeblendet.
  • Zum Bearbeiten und Hochladen haben Sie die Berechtigung «Dokumentenvorlagen Ersetzen». Ohne sie fehlen in der Liste die Buttons «Editieren» und «Hochladen».
  • Zum Archivieren haben Sie die Berechtigung «Dokumentenvorlagen Löschen», zum Wiederherstellen «Dokumentenvorlagen Wiederherstellen». Ohne sie fehlt der jeweilige Button.

Tab «Dokumentenvorlagen» öffnen

  1. Klicken Sie unten in der Navigation auf «Einstellungen».
  2. Fahren Sie mit der Maus über den Pfeil «›» am rechten Ende der Tab-Leiste und wählen Sie im Menü «Dokumentenvorlagen».
Einstellungen mit dem geöffneten Menü der weiteren Tabs, Pfeil «›» und Eintrag «Dokumentenvorlagen» zu Schritt 2

Der Tab «Dokumentenvorlagen» öffnet sich mit der Liste der Vorlagen.

Einstellungen mit dem Tab «Dokumentenvorlagen» nach Schritt 2

Die Liste zeigt die Vorlagen mit Id, Name, Vorlagen Typ und Beschreibung. Das Feld «Suchen» durchsucht den Namen, die Externe Id und die Benutzerdefinierte Id. Archivierte Vorlagen sehen Sie in der Ansicht «Standard Archiv Liste». Wie Sie Ansichten wählen und anpassen, steht in Listen und Ansichten.

Dokumentvorlage erstellen

  1. Klicken Sie im Tab «Dokumentenvorlagen» auf «Dokumentvorlage erstellen».
  2. Geben Sie im Feld «Name» einen Namen für die Vorlage ein. Unter diesem Namen wählen Sie die Vorlage später beim Export aus.
  3. Optional: Geben Sie im Feld «Benutzerdefinierte Id» eine eigene Kennung ein.
  4. Wählen Sie im Feld «Vorlagen Typ» aus, für welchen Export die Vorlage gilt, zum Beispiel «Rechnung».
  5. Optional: Beschreiben Sie die Vorlage im Feld «Beschreibung».
  6. Klicken Sie auf «Click to upload» und wählen Sie die Word- oder Excel-Datei aus, oder ziehen Sie die Datei in das Feld.
  7. Speichern Sie mit «Speichern».
Einstellungen, Tab «Dokumentenvorlagen» mit Schritt 1, danach der Dialog «Dokumentvorlage erstellen» mit den Schritten 2, 4, 6 und 7

Die Vorlage erscheint in der Liste. Beim Export steht sie danach im Feld «Vorlage» des passenden Exports zur Auswahl, zum Beispiel eine Vorlage vom Vorlagen Typ «Einzelner Auftrag» beim Export eines Auftrags. Wie Sie mit einer Vorlage exportieren, steht in Exportieren mit Vorlagen.

Dokumentenvorlage editieren

Im Dialog «Dokumentvorlage editieren» ändern Sie Name, Benutzerdefinierte Id und Beschreibung einer Vorlage. Wie Sie die Datei austauschen, steht unter Vorlagendatei ersetzen.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» .
  2. Ändern Sie den Namen, die Benutzerdefinierte Id oder die Beschreibung.
  3. Speichern Sie mit «Speichern».
Einstellungen, Tab «Dokumentenvorlagen», die Zeile «Kontoauszug Klientenkonto» unter der Maus mit Schritt 1, danach der Dialog «Dokumentvorlage editieren» mit den Schritten 2 und 3

Die Änderungen erscheinen sofort in der Liste und beim nächsten Export im Feld «Vorlage».

Vorlagendatei ersetzen

Um eine Vorlage anzupassen, laden Sie am besten die aktuelle Datei aus ACEO Business herunter, bearbeiten sie und laden sie wieder hoch.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Herunterladen» .
  2. Bearbeiten Sie die Datei in Word oder Excel auf Ihrem Computer. Text und Bilder, zum Beispiel ein Logo, platzieren Sie frei. Für Werte aus ACEO Business setzen Sie Platzhalter ein.
  3. Fahren Sie wieder über die Vorlage und klicken Sie auf «Hochladen» .
  4. Klicken Sie im Dialog «Datei Hochladen» auf «Click to upload» und wählen Sie die bearbeitete Datei aus, oder ziehen Sie die Datei in das Feld.
  5. Speichern Sie mit «Speichern».
Einstellungen, Tab «Dokumentenvorlagen», die Zeile «Kontoauszug Klientenkonto» unter der Maus mit den Schritten 1 und 3, danach der Dialog «Datei Hochladen» mit den Schritten 4 und 5

Ab dem nächsten Export verwendet ACEO Business die neue Datei. Der Dialog «Datei Hochladen» nimmt nur eine Datei desselben Typs an: Eine Word-Vorlage ersetzen Sie durch eine Word-Datei, eine Excel-Vorlage durch eine Excel-Datei. Für einen anderen Dateityp erstellen Sie eine neue Vorlage.

Haben Sie Fragen zu einer Vorlage oder möchten Sie eine Vorlage durch die ACE erstellen lassen, wenden Sie sich an unseren Support.

Dokumentvorlage archivieren

Eine Vorlage, die Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie. Sie steht dann beim Export nicht mehr zur Auswahl.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Vorlage und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Archivieren» .
  2. Bestätigen Sie die Frage mit «Ja».
Einstellungen, Tab «Dokumentenvorlagen», die Zeile «Journal» unter der Maus mit Schritt 1, danach die Bestätigung mit Schritt 2

Die Vorlage verschwindet aus der Liste. Um sie zurückzuholen, wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Archiv Liste», fahren über die Vorlage, klicken auf «Wiederherstellen» und bestätigen mit «Ja». Mehr zum Archivieren steht in Archivieren, löschen und wiederherstellen.

So funktionieren Platzhalter in Vorlagen

Ein Platzhalter steht in geschweiften Klammern und ist in Grossbuchstaben geschrieben, zum Beispiel {ORGANISATION_NAME}. Beim Export ersetzt ACEO Business jeden Platzhalter durch den passenden Wert. Welche Platzhalter es gibt, hängt vom Vorlagen Typ ab (siehe Platzhalter je Vorlagen Typ). Einen Platzhalter, den ACEO Business nicht kennt, lässt es unverändert stehen.

Platzhalter im Dokument

Die Platzhalter für das ganze Dokument, zum Beispiel Name, Datum oder Total, setzen Sie frei in den Text. In Excel wirken sie in jeder Zelle aller Arbeitsblätter und als Text in Kopf- und Fusszeile. Die Platzhalter einer Tabelle (Range), zum Beispiel die Angaben einer Rechnungsposition, wirken nur innerhalb ihrer Range.

So erscheinen die Werte:

  • Beträge und Dezimalzahlen mit zwei Nachkommastellen und Tausendertrennzeichen, zum Beispiel 1’250.00.
  • Ja/Nein-Werte als «True» oder «False». Sie sind vor allem für Bedingungen gedacht.
  • Leere Werte als leerer Text.

In Excel können Sie eine Zelle als Zahl, Währung oder Datum formatieren. Steht in einer so formatierten Zelle genau ein Platzhalter, schreibt ACEO Business den Wert als Zahl bzw. Datum in die Zelle, und Excel zeigt ihn im Format der Zelle.

Tabellen (Ranges)

Eine Range wiederholt Zeilen einer Tabelle für jeden Eintrag, zum Beispiel für jede Buchung eines Kontoauszugs. Sie beginnt mit einer Zeile {START:KEY} und endet mit einer Zeile {END:KEY}. Für KEY setzen Sie den Namen der Range ein, wie er auf den Seiten der einzelnen Exporte steht, zum Beispiel ASSIGNMENTS. Die Zeilen dazwischen wiederholt ACEO Business für jeden Eintrag und ersetzt darin die Platzhalter dieses Eintrags. Die Zeilen mit START und END entfernt es.

Platzhalter Bedeutung
{START:KEY} Beginn der Range, in der ersten Spalte einer eigenen Zeile
{END:KEY} Ende der Range, in der ersten Spalte einer eigenen Zeile

In Word steht die Range in einer Tabelle, in Excel in den Zeilen eines Arbeitsblatts (START und END in Spalte A). Ranges lassen sich verschachteln, zum Beispiel die Auslagen einer Position innerhalb der Range der Positionen.

Beispiel: Tabelle in einer Vorlage vom Vorlagen Typ «Kontoauszug». Jede Buchung der Periode ergibt eine Zeile mit Datum, Buchungsreferenz, Beschreibung, Konten, Soll, Haben und Saldo.

{START:ASSIGNMENTS}
{JOURNAL_ENTRY_DATE} {JOURNAL_ENTRY_NUMBER} {DESCRIPTION} {ACCOUNT_NUMBERS} {DEBIT_AMOUNT} {CREDIT_AMOUNT} {BALANCE}
{END:ASSIGNMENTS}

Bedingungen in Tabellen

Mit einer Bedingung zeigen Sie Zeilen nur, wenn ein Wert zutrifft. Eine Bedingung beginnt mit einer Zeile {IF:Platzhalter} und endet mit einer Zeile {END_IF:Platzhalter}, beide in der ersten Spalte. Für «Platzhalter» setzen Sie den Namen eines Platzhalters ohne Klammern ein, zum Beispiel {IF:IS_SPLIT_INVOICE}.

  • {IF:Platzhalter}: Die Zeilen dazwischen erscheinen, wenn der Wert zutrifft.
  • {IF:NOT_Platzhalter}: Die Zeilen dazwischen erscheinen, wenn der Wert nicht zutrifft. Das Ende heisst dann {END_IF:NOT_Platzhalter}.

Ein Wert trifft zu, wenn er «True» ist oder ein nicht leerer Text. Ein leerer Wert trifft nicht zu. Eine Zahl trifft immer zu, auch 0: Für Beträge gibt es deshalb eigene Platzhalter wie {IS_POSITION_REDUCTION_ZERO}. Innerhalb einer Range prüft die Bedingung die Werte des jeweiligen Eintrags. Die Zeilen mit IF und END_IF entfernt ACEO Business.

Beispiel: In einer Rechnungsvorlage soll pro Position eine Zeile mit dem Rabatt nur erscheinen, wenn die Position einen Rabatt hat.

{START:POSITIONS}
{POSITION_NAME} {POSITION_AMOUNT}
{IF:NOT_IS_POSITION_REDUCTION_ZERO}
Rabatt {POSITION_REDUCTION}
{END_IF:NOT_IS_POSITION_REDUCTION_ZERO}
{END:POSITIONS}

Bedingungen ohne Tabelle

In Word wirkt eine Bedingung auch auf einen Absatz ausserhalb einer Tabelle. Dafür braucht es nur den Start:

  1. Der Absatz beginnt mit {IF:Platzhalter} oder {IF:NOT_Platzhalter}.
  2. Direkt danach folgt ein Zeilenumbruch mit Umschalt-Taste + Enter, kein neuer Absatz.
  3. Der Rest des Absatzes ist der Inhalt, der nur bei erfüllter Bedingung erscheint.

Trifft die Bedingung nicht zu, entfernt ACEO Business den ganzen Absatz. Trifft sie zu, entfernt es nur die erste Zeile mit der Bedingung.

Bilder

Logo und Einzahlungsschein fügt ACEO Business als Bild ein. Dafür steht in der Vorlage ein Platzhalter mit IMAGE:, zum Beispiel {IMAGE:COMPANY_LOGO}:

  • In Word fügen Sie ein beliebiges Bild ein und schreiben den Platzhalter in seinen Alternativtext. ACEO Business ersetzt das Bild und behält Breite und Höhe. Das wirkt im Text und in Kopf- und Fusszeile.
  • In Excel schreiben Sie den Platzhalter in die linke oder rechte Kopfzeile oder in die mittlere Fusszeile.

Das Logo Ihrer Organisation hinterlegt die ACE digital solutions ag. Ist kein Logo hinterlegt, bleibt in Word das Bild der Vorlage stehen. In Excel bleibt die Kopf- oder Fusszeile mit dem Platzhalter dann leer.

Felder

Die Felder der Dialoge «Dokumentvorlage erstellen» und «Dokumentvorlage editieren»:

Feld Bedeutung
«Name» Pflichtfeld, höchstens 100 Zeichen. Bezeichnung der Vorlage; unter diesem Namen wählen Sie sie beim Export aus.
«Benutzerdefinierte Id» Optional, höchstens 100 Zeichen. Eigene Kennung der Vorlage, muss eindeutig sein.
«Vorlagen Typ» Pflichtfeld, nur beim Erstellen. Export, für den die Vorlage gilt: «Rechnung», «Kontoauszug», «Kontenplan», «Bilanz», «Erfolgsrechnung», «Einzelner Auftrag», «Mehrere Aufträge» oder «Journal».
«Beschreibung» Optional, höchstens 750 Zeichen.
Datei Nur beim Erstellen. Die Vorlage als Word-Datei (.docx) oder Excel-Datei (.xlsx), über «Click to upload» oder per Drag & Drop.

Platzhalter je Vorlagen Typ

Vorlagen Typ Platzhalter
«Rechnung» Rechnungs-Export
«Kontoauszug» Kontoauszug-Export
«Kontenplan», «Bilanz», «Erfolgsrechnung» Bilanz-, Erfolgsrechnungs- und Kontenplan-Export
«Einzelner Auftrag» Einzelner Auftrag-Export
«Mehrere Aufträge» Offene Aufträge-Export
«Journal» Journal-Export

Wenn etwas nicht klappt

Die Vorlage steht beim Export nicht zur Auswahl

Beim Export stehen nur Vorlagen des passenden Vorlagen Typs zur Auswahl, und keine archivierten. Prüfen Sie in der Liste den Vorlagen Typ. Ist er falsch, erstellen Sie die Vorlage neu mit dem richtigen Typ und archivieren Sie die alte; eine archivierte Vorlage stellen Sie wieder her.

Ein Platzhalter erscheint unverändert im Dokument

ACEO Business kennt den Platzhalter an dieser Stelle nicht. Prüfen Sie die Schreibweise: Grossbuchstaben und Unterstriche, ohne Leerzeichen, genau wie auf der Seite des Exports. Ein Platzhalter einer Range, zum Beispiel {POSITION_NAME}, wirkt nur zwischen {START:POSITIONS} und {END:POSITIONS}.

Der Export einer Vorlage schlägt fehl

Der Export zeigt keine Meldung. Das Dokument erscheint im Ordner «Ihre temporären Dokumente» mit dem Status «Fehlgeschlagen». Klicken Sie darauf, zeigt ACEO Business «Vorschau nicht verfügbar» und öffnet die «Metadaten». Unter «Fehler» steht der Grund, auf Englisch:

Fehler Bedeutung
«Conditional key ‘…’ not found.» Eine Bedingung (IF: oder END_IF:) nennt einen Platzhalter, den der Export nicht kennt. Statt «…» steht der Name.
«Invalid range placeholder: …» Eine Range (START: oder END:) nennt einen Namen, der bei diesem Export keine Range ist. Statt «…» steht der Name.
«Document Template with Id ‘…’ has no data. Upload a template file first.» Die Vorlage hat keine Datei. Das kommt vor, wenn sie über die Schnittstelle (API) ohne Datei erstellt wurde. Statt «…» steht die Id der Vorlage.

Prüfen Sie bei einer Bedingung oder Range den genannten Namen auf der Seite des Exports und korrigieren Sie die Vorlage. Fehlt die Datei, laden Sie sie mit «Hochladen» hoch.

Die Datei lässt sich nicht hochladen

Nur Word-Dateien (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) sind möglich, im Dialog «Datei Hochladen» nur derselbe Dateityp wie bisher. Speichern Sie die Datei im passenden Format, zum Beispiel ein älteres .doc als .docx.

Verwandte Themen