Archivieren, löschen und wiederherstellen
Einträge, die Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie in ACEO Business. Ein archivierter Eintrag bleibt mit allen Angaben erhalten, erscheint aber nicht mehr in der normalen Liste und lässt sich jederzeit wiederherstellen. Einige Arten von Einträgen, etwa eine Buchung oder eine Auftragsposition, werden stattdessen gelöscht: endgültig und ohne Archiv.
Voraussetzungen
- Zum Archivieren haben Sie die Berechtigung «Löschen» des Bereichs, zum Beispiel «Kontaktpersonen Löschen» oder «Aufträge Löschen». Ohne sie fehlt der Button «Archivieren» oder die Aktion wird abgewiesen.
- Zum Wiederherstellen haben Sie die Berechtigung «Wiederherstellen» des Bereichs, zum Beispiel «Kontaktpersonen Wiederherstellen».
Welche Rollen diese Berechtigungen haben, legt Ihre Administration in den Einstellungen fest, siehe Rollen.
Eintrag archivieren
Am Beispiel einer Kontaktperson; bei Organisationen, Aufträgen und Buchhaltungen steht «Archivieren» an derselben Stelle im Seitenkopf.
- Öffnen Sie den Eintrag mit einem Klick auf seine Zeile in der Liste, zum Beispiel unter Beziehungen → Kontaktpersonen.
- Klicken Sie rechts bei den Kopfdaten auf «Archivieren» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja».
ACEO Business lädt den Eintrag neu. In den Kopfdaten steht nun «Archiviert: Ja» und unter «Archivierungsdatum» das heutige Datum. Rechts steht nur noch «Wiederherstellen»: Solange der Eintrag archiviert ist, lässt er sich nicht bearbeiten.
Archivieren Sie eine Kontaktperson, archiviert ACEO Business ihre Verknüpfungen mit Organisationen automatisch mit, ebenso umgekehrt bei einer Organisation die Verknüpfungen mit ihren Kontaktpersonen. Vorher müssen Sie aber Folgendes selbst archivieren:
- Kontaktperson: ihren Eintrag als Mitarbeitende (Karte «Mitarbeitende» im Tab «Details»), siehe Mitarbeitende erfassen.
- Organisation: ihre Rollen Unternehmen, Abteilung, Kunde und Lieferant (je eine Karte im Tab «Details»), siehe Organisation kennzeichnen. Ein Unternehmen mit Abteilungen lässt sich erst archivieren, wenn die Abteilungen archiviert sind.
Archivierte Einträge anzeigen
Archivierte Einträge finden Sie je nach Liste auf eine von zwei Arten:
- Listen mit «Ansicht wählen» (Organisationen, Kontaktpersonen, Buchhaltungen, Berichte, die meisten Listen in den Einstellungen): Wählen Sie die Ansicht «Standard Archiv Liste».
- Listen mit dem Button «Nur Archivierte Einträge» (Aufträge, die Verknüpfungen einer Kontaktperson oder Organisation, «Benutzer», «Rollen» und «Service Benutzer» in den Einstellungen): Klicken Sie auf den Button. Er ist danach hervorgehoben; ein zweiter Klick zeigt wieder die übrigen Einträge.
- Öffnen Sie die Liste, zum Beispiel Beziehungen → Kontaktpersonen.
- Wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Archiv Liste».
Die Liste zeigt nur die archivierten Kontaktpersonen, mit dem Datum der Archivierung. Mehr zu den Ansichten steht in Listen und Ansichten. Wie die Liste der archivierten Aufträge funktioniert, steht in Auftrag archivieren und wiederherstellen.
Eintrag wiederherstellen
- Öffnen Sie den archivierten Eintrag aus der Liste der archivierten Einträge.
- Klicken Sie rechts bei den Kopfdaten auf «Wiederherstellen» .
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wiederherstellen?» mit «Ja».
Der Eintrag erscheint wieder in der normalen Liste, das Archivierungsdatum ist leer. Verknüpfungen, die beim Archivieren mitarchiviert wurden, stellen Sie in der Liste der Verknüpfungen einzeln wieder her (Button «Nur Archivierte Einträge», dann «Wiederherstellen» in der Zeile), siehe Kontaktperson und Organisation verknüpfen.
Eintrag löschen
Einträge ohne Archiv löschen Sie mit «Löschen» im Seitenkopf oder in der Zeile der Liste (sichtbar, solange die Maus über der Zeile ist).
Ob «Löschen» angeboten wird, hängt oft vom Zustand ab. Eine Auftragsposition lässt sich zum Beispiel nur löschen, solange sie keine Zeiterfassungen und Auslagen hat und der Auftrag offen ist; eine Rechnung nur im Status Entwurf oder Offen. Eine Rechnung, die nicht mehr gelöscht werden kann, stornieren Sie.
So unterscheiden sich Archivieren und Löschen
Ob ein Eintrag archiviert oder gelöscht wird, legt ACEO Business für jede Art von Eintrag fest. Sie wählen nicht selbst zwischen beidem: Der Eintrag zeigt entweder «Archivieren» oder «Löschen».
| Archivieren und wiederherstellen | Löschen |
|---|---|
| Organisationen und ihre Rollen, Kontaktpersonen und Mitarbeitende, Verknüpfungen zwischen Kontaktpersonen und Organisationen, Aufträge, Buchhaltungen, Berichtsammlungen, in den Einstellungen Ansichten, Vorlagen und Metadatenfelder | Auftragspositionen, Zeiterfassungen, Auslagen, Rechnungen, Buchungen, Kontengruppen, Konten, Klientenkonti, Steuern, Perioden, Zahlungskonti, Kunden eines Auftrags, persönliche Ansichten, Rechnungseinstellungen, temporäre Dokumente |
Mitarbeitende eines Auftrags (Tab «Profile») lassen sich archivieren, aber nicht über die Oberfläche wiederherstellen. Temporäre Dokumente im Bereich Dokumente löscht ACEO Business ohne Rückfrage.
Beispiel: Eine Sachbearbeiterin archiviert den abgeschlossenen Auftrag «Erbteilung Muster». Er verschwindet aus der Liste Aufträge, seine Zeiterfassungen und Rechnungen bleiben erhalten. Eine irrtümlich erfasste Zeiterfassung im offenen Auftrag «Kaufvertrag Seestrasse» löscht sie dagegen.
Wenn etwas nicht klappt
«Cannot archive person with assigned employee»
Die Kontaktperson ist als Mitarbeitende erfasst. Archivieren Sie zuerst in ihrem Tab «Details» die Karte «Mitarbeitende» und danach die Kontaktperson.
«Cannot archive organisation with assigned entities»
Die Organisation hat noch eine Rolle (Unternehmen, Abteilung, Kunde oder Lieferant). Archivieren Sie zuerst die Rollen in ihrem Tab «Details», dann die Organisation.
«Archivieren» oder «Wiederherstellen» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung dafür (siehe Voraussetzungen), oder der Eintrag gehört zu den Einträgen, die gelöscht statt archiviert werden. Wenden Sie sich bei fehlender Berechtigung an Ihre Administration.