Klientenkonto erfassen und bearbeiten
Im Tab «Klientenkonti» einer Organisation eröffnen Sie die Klientenkonti, über die Sie Gelder dieser Organisation verwalten, zum Beispiel Kaufpreiszahlungen oder Depots. Ein Klientenkonto können Sie danach im Auftrag zusammen mit der Organisation als Kunde hinterlegen. So verfolgen Sie den Geldfluss jeder Organisation einzeln.
Voraussetzungen
- In mindestens einer Buchhaltung ist die Option «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet. Wie das geht, steht in Buchhaltung einrichten. Sonst fehlt der Tab «Klientenkonti» in allen Organisationen.
- Sie haben die Berechtigung «Konto Lesen» oder «Klientenkontoauszug Lesen». Ohne eine davon fehlt der Tab.
- Zum Erfassen haben Sie die Berechtigung «Klientenkonto Erstellen». Ohne sie ist der Button «Klientenkonto» ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Konto Ersetzen» oder «Klientenkonto Ersetzen», zum Löschen «Konto Löschen». Ohne sie fehlen «Editieren» bzw. «Löschen» in der Liste.
Klientenkonto erfassen
- Öffnen Sie die Organisation und wechseln Sie in den Tab «Klientenkonti».
- Klicken Sie auf «Klientenkonto».
- Wählen Sie im Feld «Buchhaltung» die Buchhaltung, in der das Klientenkonto geführt wird. Zur Auswahl stehen die Buchhaltungen mit eingeschalteten Klientenkonti, angezeigt mit dem Namen ihrer Organisation.
- Wählen Sie im Feld «Kontengruppe» die Kontengruppe aus dem Kontenplan, in der das Klientenkonto erscheinen soll.
- Geben Sie im Feld «Kontobezeichnung» den Namen des Kontos ein.
- Geben Sie im Feld «Kontonummer» eine freie Nummer oder den Platzhalter einer Laufnummer ein.
- Optional: Geben Sie im Feld «Benutzerdefinierte Id» Ihre eigene Kennung ein.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Das Klientenkonto erscheint in der Liste im Tab «Klientenkonti». Ein Klick auf die Zeile öffnet den Kontoauszug des Kontos in der Buchhaltung, ohne Berechtigung für die Buchhaltung den Klientenkontoauszug. Im Auftrag können Sie das Konto jetzt beim Kunden hinterlegen (siehe Kunden eines Auftrags).
Wählen Sie die Buchhaltung vor der Kontengruppe. Wechseln Sie danach die Buchhaltung, wird die Kontengruppe wieder geleert.
Die Kontonummer ist höchstens 25 Zeichen lang und darf in der Buchhaltung nur einmal vorkommen, auch nicht als Nummer einer Kontengruppe.
Klientenkonto bearbeiten oder deaktivieren
Ein Klientenkonto, das Sie nicht mehr brauchen, deaktivieren Sie. Es bleibt mit seinen Buchungen erhalten und erscheint in der Liste mit «Ja» in der Spalte «Deaktiviert».
- Fahren Sie im Tab «Klientenkonti» mit der Maus über das Klientenkonto und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren».
- Ändern Sie im Dialog «Klientenkonto editieren» die «Kontobezeichnung», die «Kontonummer» oder die «Benutzerdefinierte Id».
- Optional: Aktivieren Sie «Deaktiviert», wenn das Konto nicht mehr verwendet wird.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die Liste zeigt die Änderung sofort. Die Buchhaltung und die Kontengruppe eines Klientenkontos lassen sich hier nicht ändern. Verschieben Sie das Konto dafür im Kontenplan.
Klientenkonto löschen
Löschen können Sie nur ein Klientenkonto, auf dem noch nichts gebucht ist. Ein verwendetes Konto deaktivieren Sie stattdessen (siehe oben).
- Fahren Sie im Tab «Klientenkonti» mit der Maus über das Klientenkonto und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Löschen».
- Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag unwiederruflich löschen?» mit «Ja».
Das Klientenkonto verschwindet aus der Liste und aus dem Kontenplan der Buchhaltung.
So hängen Klientenkonto und Organisation zusammen
Ein Klientenkonto gehört immer zu genau einer Organisation. Verwalten Sie dasselbe Geld für mehrere Organisationen, zum Beispiel für ein Ehepaar, fassen Sie diese in einer Organisation zusammen, oder eröffnen Sie für jede Organisation ein eigenes Klientenkonto. Eine Organisation kann dagegen beliebig viele Klientenkonti haben, auch in verschiedenen Buchhaltungen.
Ist ein Auftrag mit mehreren Kunden verknüpft, hinterlegen Sie bei jedem Kunden sein eigenes Klientenkonto. So bleibt der Geldfluss jeder Organisation nachvollziehbar.
Klientenkonti sind Konten im Kontenplan der Buchhaltung. Sie können sie auch im Kontenplan mit der Kategorie Klientenkonto eröffnen; auch dort gehört jedes Klientenkonto zu einer Organisation.
Beispiel: Ein Notariat beurkundet den Verkauf einer Liegenschaft der Beispiel Immobilien AG. Für den Kaufpreis eröffnet die Sachbearbeiterin in der Organisation das Klientenkonto 2102 «Beispiel Immobilien AG» und hinterlegt es im Auftrag «Kaufvertrag Seestrasse» beim Kunden. Die Zahlungen sieht sie im Klientenkontoauszug des Kontos.
Wenn etwas nicht klappt
Der Tab «Klientenkonti» fehlt
In keiner Buchhaltung ist «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet, oder Ihnen fehlt die Berechtigung «Konto Lesen» bzw. «Klientenkontoauszug Lesen». Schalten Sie die Option in der Buchhaltung ein (siehe Buchhaltung einrichten) oder wenden Sie sich an Ihren Admin-User.
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer: «Buchhaltung», «Kontengruppe», «Kontobezeichnung» oder «Kontonummer». Füllen Sie es aus und speichern Sie erneut.
«Account Number already in use»
Die Kontonummer ist in dieser Buchhaltung bereits vergeben, bei einem Konto oder einer Kontengruppe. Wählen Sie eine andere Nummer oder verwenden Sie eine Laufnummer.
«Account is already in use»
Auf dem Klientenkonto gibt es bereits Buchungen. Es lässt sich deshalb nicht löschen. Deaktivieren Sie es stattdessen mit «Editieren» und der Option «Deaktiviert».