Auftrag erfassen und bearbeiten
Einen Auftrag erfassen Sie für jedes Geschäft, das Sie für Klient:innen führen. Im Dialog «Auftrag erstellen» legen Sie Name und Abteilung fest und verknüpfen auf Wunsch gleich die Kunden, die Mitarbeitendenprofile und die Arbeitsablage. Name, Beschreibung und Ihre eigenen Felder können Sie später jederzeit ändern.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Aufträge Erstellen». Ohne sie ist der Button «Auftrag erstellen» ausgeblendet.
- Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Aufträge Ersetzen». Ohne sie ist der Button «Editieren» ausgeblendet.
- Die Abteilung, für die Sie den Auftrag führen, ist als Organisation mit der Rolle «Abteilung» erfasst. Wie das geht, steht in Organisation kennzeichnen.
Auftrag erfassen
- Öffnen Sie in der Navigation «Aufträge».
- Klicken Sie auf «Auftrag erstellen».
- Optional: Wählen Sie im Feld «Auftragsvorlagen» eine Vorlage aus. ACEO Business übernimmt daraus Name, Beschreibung, Mitarbeitendenprofile und Details.
- Geben Sie im Feld «Name» den Namen des Auftrags ein.
- Wählen Sie im Feld «Abteilung» die Abteilung aus. Gibt es nur eine Abteilung, ist sie bereits eingetragen.
- Optional: Geben Sie eine «Beschreibung» und eine «Benutzerdefinierte Id» ein und füllen Sie Ihre eigenen Felder aus.
- Optional: Klicken Sie unter «Kunden» auf «Hinzufügen» und füllen Sie «Kunde», «Bezeichnung» und, falls angezeigt, «Klientenkonti» aus. Wiederholen Sie das für jeden weiteren Kunden.
- Optional: Klicken Sie unter «Mitarbeitendenprofile» auf «Hinzufügen» und wählen Sie ein «Profil», auf Wunsch mit «Mitarbeitende» und eigenem «Stundensatz Extern».
- Optional: Aktivieren Sie die Option «Arbeitsbereich erstellen» und prüfen Sie den Namen im Feld «Ordner Name». ACEO Business übernimmt dafür den Namen des Auftrags.
- Speichern Sie mit «Speichern».
Mit «Hinzufügen» erscheint unter «Kunden» ein neuer Block. Sobald Sie den Kunden gewählt haben, steht sein Name in der Kopfzeile des Blocks.
ACEO Business legt den Auftrag mit dem Status «Offen» an und öffnet ihn. Die Id vergibt ACEO Business automatisch. Kunden und Mitarbeitendenprofile, die Sie hier nicht erfasst haben, ergänzen Sie später in den Tabs «Kunden» und «Profile» des Auftrags.
Im Feld «Klientenkonti» stehen nur die Klientenkonti des gewählten Kunden zur Auswahl, und zwar in der Buchhaltung des Unternehmens, zu dem die gewählte Abteilung gehört. Wählen Sie deshalb zuerst die Abteilung und den Kunden. Sobald Sie einen Kunden wählen, trägt ACEO Business das Klientenkonto selbst ein, wenn genau eines zur Auswahl steht; sonst bleibt das Feld leer. Ändern Sie danach die Abteilung oder den Kunden, leert ACEO Business das Feld und wählt das Klientenkonto auf dieselbe Weise neu. Das Feld erscheint nur, wenn in mindestens einer Buchhaltung die Option «Klientenkonti aktivieren» eingeschaltet ist.
Die Option «Arbeitsbereich erstellen» erscheint nur, wenn die Verbindung zu SharePoint eingerichtet ist. Damit legt ACEO Business beim Speichern einen Ordner für den Auftrag an, siehe Arbeitsbereich.
Einen Auftrag können Sie auch direkt in einer Organisation erfassen, im Tab «Aufträge» mit «Auftrag erstellen». Die Organisation ist dann bereits als Kunde eingetragen. Mehr dazu unter Organisationen.
Auftrag bearbeiten
- Öffnen Sie den Auftrag in der Auftragsliste mit einem Klick auf die Zeile.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Editieren» .
- Ändern Sie «Name», «Beschreibung», «Benutzerdefinierte Id» oder Ihre eigenen Felder.
- Speichern Sie mit «Speichern».
ACEO Business speichert die Änderungen und lädt den Auftrag neu. Die Abteilung lässt sich nach dem Erfassen nicht mehr ändern. Kunden und Mitarbeitendenprofile bearbeiten Sie in den Tabs «Kunden» und «Profile».
Schneller geht es aus der Auftragsliste: Fahren Sie mit der Maus über den Auftrag und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» . Es öffnet sich derselbe Dialog.
Bei einem abgeschlossenen Auftrag ist «Editieren» im Kopfbereich ausgeblendet. Bei einem archivierten Auftrag fehlt der Button ebenfalls.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer, meist «Name» oder «Abteilung». Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. Füllen Sie sie aus und speichern Sie erneut.
«CustomId must be unique»
Die «Benutzerdefinierte Id» ist bereits bei einem anderen Auftrag vergeben, möglicherweise bei einem archivierten. Wählen Sie eine andere Id oder lassen Sie das Feld leer.
Der Button «Auftrag erstellen» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung «Aufträge Erstellen». Wenden Sie sich an Ihren Admin-User.