Aufträge exportieren
Aus ACEO Business erstellen Sie zwei Arten von Auftragsexporten: eine Liste aller offenen Aufträge und einen Auszug eines einzelnen Auftrags mit allen Zeiterfassungen und Auslagen pro Auftragsposition. Beide erzeugen eine Datei aus einer Dokumentenvorlage, als Word, Excel oder PDF. Der Auszug eignet sich zum Beispiel als Beilage zu einer Rechnung.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Aufträge Lesen». Ohne sie fehlen die Aufträge in der Navigation und damit beide Exporte.
- In den Einstellungen ist eine Dokumentenvorlage vom Vorlagen Typ «Mehrere Aufträge» (Liste) bzw. «Einzelner Auftrag» (Auszug) hinterlegt. Wie das geht, steht in Dokumentenvorlagen.
Liste der offenen Aufträge exportieren
- Öffnen Sie in der Navigation «Aufträge».
- Klicken Sie auf «Aufträge exportieren».
- Optional: Wählen Sie im Feld «Abteilung» eine Abteilung aus. Mit «Alle» enthält die Liste die offenen Aufträge aller Abteilungen.
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Optional: Wählen Sie im Feld «Währungsgenauigkeit», auf welchen Betrag die Beträge gerundet werden. Vorausgewählt ist «Auf 1 Rappen genau».
- Optional: Aktivieren Sie «Als pdf», um eine PDF-Datei zu erhalten.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund. Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente».
Die Liste enthält immer alle offenen Aufträge, unabhängig von den Filtern in der Auftragsliste. Abgeschlossene Aufträge sind nicht enthalten. Welche Angaben pro Auftrag in der Datei stehen, bestimmt die Vorlage; die verfügbaren Platzhalter stehen in Offene Aufträge-Export.
Das Format kommt aus der Vorlage (Word oder Excel), mit «Als pdf» können Sie das Dokument direkt als PDF herunterladen. Für die Liste empfiehlt sich eine Excel-Vorlage, weil Sie das Ergebnis danach noch anpassen können.
Auszug eines Auftrags exportieren
Der Auszug listet für jede Auftragsposition alle Zeiterfassungen und Auslagen einzeln auf. Er eignet sich für interne Zwecke oder als Information für Klient:innen.
- Öffnen Sie den Auftrag in der Auftragsliste mit einem Klick auf die Zeile.
- Klicken Sie im Kopfbereich auf «Auftrag exportieren» .
- Prüfen Sie im Feld «Vorlage» die Vorlage. Vorausgewählt ist die erste Vorlage der Liste.
- Optional: Wählen Sie im Feld «Währungsgenauigkeit» die Rundung der Beträge.
- Optional: Aktivieren Sie «Als pdf».
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen».
Auch diese Datei finden Sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Die verfügbaren Platzhalter stehen in Einzelner Auftrag-Export.
Im Feld «Währungsgenauigkeit» stehen «Auf 1 Rappen genau», «Auf 5 Rappen genau», «Auf 1 Franken genau», «Auf 5 Franken genau» und «Auf 10 Franken genau» zur Auswahl. Die Einstellung gilt nur für diesen Export.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Das Feld «Vorlage» ist leer, weil es keine Dokumentenvorlage des passenden Typs gibt. Legen Sie in den Einstellungen unter Dokumentenvorlagen eine Vorlage vom Typ «Mehrere Aufträge» bzw. «Einzelner Auftrag» an.
Der Button «Auftrag exportieren» fehlt
Der Auftrag ist archiviert. Im Kopfbereich eines archivierten Auftrags steht nur «Wiederherstellen». Stellen Sie den Auftrag zuerst wieder her, wie unter Auftrag archivieren und wiederherstellen beschrieben.
Ich finde die exportierte Datei nicht mehr
Exporte bleiben nur eine bestimmte Zeit im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Wie lange, steht unter Dokumente. Erstellen Sie den Export bei Bedarf neu.