Organisationen einer Kontaktperson
Im Tab «Organisationen» einer Kontaktperson halten Sie fest, in welchen Organisationen die Person eine Funktion hat, zum Beispiel «Geschäftsführerin» in einer Firma oder «Stiftungsrätin» in einer Stiftung. Es ist dieselbe Verknüpfung wie im Tab «Kontaktpersonen» der Organisation: Was Sie hier erfassen, erscheint auch dort.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung zum Anzeigen von Verknüpfungen. Ohne sie fehlt der Tab «Organisationen».
- Sie haben die Berechtigung zum Erstellen von Verknüpfungen. Ohne sie ist der Button «Organisation zuweisen» ausgeblendet.
- Für das Bearbeiten, Archivieren und Wiederherstellen brauchen Sie die jeweilige Berechtigung. Ohne die Berechtigung zum Bearbeiten fehlt «Editieren» in der Liste.
- Die Organisation ist bereits erfasst (siehe Organisation erfassen und bearbeiten).
Organisation zuweisen
- Öffnen Sie die Kontaktperson und wechseln Sie in den Tab «Organisationen».
- Klicken Sie auf «Organisation zuweisen».
- Wählen Sie im Feld «Organisation» die Organisation aus. Die Auswahl zeigt die Id und den Namen der Organisation.
- Geben Sie im Feld «Bezeichnung» die Funktion der Person in dieser Organisation ein, zum Beispiel «Stiftungsrätin».
- Speichern Sie mit «Speichern».
Die Organisation erscheint in der Liste im Tab «Organisationen», in der Organisation erscheint die Person im Tab «Kontaktpersonen». Ein Klick auf die Zeile öffnet die Organisation, sofern Sie die Berechtigung zum Anzeigen von Organisationen haben.
Dieselbe Organisation können Sie mehrmals mit unterschiedlicher Bezeichnung zuweisen, zum Beispiel als «Geschäftsführerin» und als «Ansprechperson». Die Liste zeigt sie in einer Zeile mit allen Bezeichnungen, durch Kommas getrennt.
Verknüpfung bearbeiten
Die Verknüpfungen der Person mit einer Organisation bearbeiten Sie in einem Dialog, der den Namen der Organisation als Titel trägt.
- Fahren Sie im Tab «Organisationen» mit der Maus über die Organisation und klicken Sie rechts in der Zeile auf «Editieren» . Unter «Aktive Verknüpfungen» stehen alle Bezeichnungen der Person in dieser Organisation, unter «Archivierte Verknüpfungen» die archivierten.
- Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Bezeichnung auf den Button mit dem Stift .
- Ändern Sie die Bezeichnung.
- Klicken Sie in derselben Zeile auf «Speichern» .
- Schliessen Sie den Dialog mit «Abbrechen». Die Liste wird dabei aktualisiert.
Das Stift-Symbol schaltet nur diese Zeile in den Bearbeitungsmodus: Statt der Bezeichnung steht ein Textfeld, statt «Archivieren» erscheint «Speichern».
«Speichern» schaltet die Zeile mit der neuen Bezeichnung zurück. Die Liste hinter dem Dialog zeigt noch die alte Bezeichnung, bis Sie den Dialog schliessen. Jede Zeile speichern Sie einzeln.
Die Organisation einer Verknüpfung lässt sich nicht ändern. Weisen Sie dafür die richtige Organisation neu zu und archivieren Sie die falsche Verknüpfung.
Verknüpfung archivieren und wiederherstellen
Eine Verknüpfung, die nicht mehr gilt, zum Beispiel nach einem Stellenwechsel, archivieren Sie, statt sie zu löschen. Sie bleibt nachvollziehbar und lässt sich wiederherstellen.
- Archivieren: Klicken Sie im Dialog in der Zeile der Bezeichnung auf «Archivieren» . Die Zeile wechselt sofort, ohne Rückfrage, unter «Archivierte Verknüpfungen».
- Wiederherstellen: Klicken Sie unter «Archivierte Verknüpfungen» auf «Wiederherstellen» . Die Zeile wechselt sofort zurück unter «Aktive Verknüpfungen».
Archivierte Verknüpfungen erscheinen nicht mehr in der Liste. Um sie zu sehen, schalten Sie über der Liste den Filter «Nur Archivierte Einträge» ein. Sind alle Bezeichnungen in einer Organisation archiviert, erscheint die Organisation nur noch dort. Mehr zum Archivieren steht in Archivieren, löschen und wiederherstellen.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
«Organisation» oder «Bezeichnung» ist leer. Füllen Sie beide Felder aus und speichern Sie erneut.
Der Button «Organisation zuweisen» oder «Editieren» fehlt
Ihnen fehlt die Berechtigung zum Erstellen bzw. Bearbeiten von Verknüpfungen. Wenden Sie sich an Ihren Admin-User.
Eine Verknüpfung ist aus der Liste verschwunden
Die Verknüpfung wurde archiviert. Schalten Sie den Filter «Nur Archivierte Einträge» ein und stellen Sie sie im Dialog der Organisation mit «Wiederherstellen» wieder her.