Bericht Aufträge
Der Bericht «Aufträge» wertet Ihre Aufträge aus: pro Auftrag eine Zeile mit den offenen und verrechneten Beträgen, den Auslagen, den Zeiterfassungen und den rapportierten Stunden. Sie fügen ihn im Bereich Berichte einer Berichtsammlung hinzu, stellen ihn im Assistenten ein und erhalten ihn beim Exportieren der Sammlung als Tabellenblatt einer Excel-Datei.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Berichte Erstellen», um eine Berichtsammlung zu erstellen. Ohne sie fehlt der Button «Berichtsammlung erstellen».
- Um eine bestehende Berichtsammlung zu bearbeiten, haben Sie die Berechtigung «Berichte Ersetzen». Ohne sie fehlt in der Liste der Berichtsammlungen der Button «Editieren».
Wie Sie eine Berichtsammlung erstellen und einen Bericht hinzufügen, steht in Berichtsammlung erstellen und bearbeiten.
Bericht einstellen
Haben Sie im Schritt «Allgemein» der Berichtsammlung den Bericht «Aufträge» ausgewählt, folgt nach «Weiter» ein eigener Schritt mit dem Namen des Berichts. Darin legen Sie fest, welche Aufträge der Bericht enthält.
| Nr. | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|
| «Auftragsstatusfilter» | Welche Aufträge der Bericht enthält: «– Keine –» (Vorgabe) alle, «Offen» nur offene, «Abgeschlossen» nur abgeschlossene Aufträge. | |
| «Archiv Filter» | «Ohne Archivierte Einträge» (Vorgabe), «Nur Archivierte Einträge» oder «Alle Einträge». |
«Logo», «Seitenausrichtung» und «Währungsgenauigkeit» hat jeder Bericht; sie sind unter Einstellungen aller Berichte beschrieben. Mit «Weiter» wählen Sie im nächsten Schritt die Felder des Berichts.
Felder
Unter «Felder» wählen Sie die Spalten des Berichts und ihre Reihenfolge, unter «Kopf- & Fusszeilen Felder» die Angaben in Kopf- und Fusszeile (siehe Einstellungen aller Berichte). Öffnen Sie den Schritt zum ersten Mal, sind die Felder mit «Ja» in der Spalte «Vorausgewählt» bereits gewählt.
Die Felder mit «(gefiltert)» beziehen sich auf den Zeitraum von «Datum von» bis «Datum bis», den Sie beim Exportieren wählen. Die übrigen Felder zeigen den ganzen Auftrag, unabhängig vom Zeitraum.
| Feld | Inhalt | Vorausgewählt |
|---|---|---|
| «Name» | Name des Auftrags | Ja |
| «Beschreibung» | Beschreibung des Auftrags | Nein |
| «Benutzerdefinierte Id» | Benutzerdefinierte Id des Auftrags | Nein |
| «Status» | «Offen» oder «Abgeschlossen» | Nein |
| «Kunden» | Namen der Kunden des Auftrags, durch Kommas getrennt | Ja |
| «Klientenkonti» | Nummern der Klientenkonti, die bei den Kunden des Auftrags hinterlegt sind, durch Kommas getrennt | Nein |
| «Abteilung» | Name der Abteilung des Auftrags | Nein |
| «Total Betrag» | Summe der Beträge aller Auftragspositionen | Ja |
| «Total Betrag (gefiltert)» | Betrag der Auftragspositionen im Zeitraum, siehe So rechnet ACEO Business mit dem Zeitraum | Ja |
| «Offener Betrag» | Noch nicht verrechneter Betrag aller Auftragspositionen | Nein |
| «Offener Betrag (gefiltert)» | Offener Betrag ohne die offenen Zeiterfassungen und Auslagen ausserhalb des Zeitraums | Ja |
| «Verrechneter Betrag» | Bereits verrechneter Betrag aller Auftragspositionen | Nein |
| «Verrechneter Betrag (gefiltert)» | Im Zeitraum verrechneter Betrag | Ja |
| «Bezahlter Betrag» | Betrag exkl. Steuern der Auftragspositionen auf Rechnungen mit dem Status «Bezahlt» | Nein |
| «Bezahlter Betrag (gefiltert)» | Bezahlter Betrag der Rechnungen, deren Zahlung im Zeitraum verbucht ist, siehe So rechnet ACEO Business mit dem Zeitraum | Nein |
| «Vorschuss» | Vorschuss des Auftrags | Nein |
| «Vorschuss (gefiltert)» | Änderungen des Vorschusses im Zeitraum | Nein |
| «Total Auslagen», «Total Auslagen (gefiltert)» | Betrag der Auslagen | Nein |
| «Offene Auslagen», «Offene Auslagen (gefiltert)» | Noch nicht verrechneter Betrag der Auslagen | Nein |
| «Verrechnete Auslagen», «Verrechnete Auslagen (gefiltert)» | Verrechneter Betrag der Auslagen | Nein |
| «Total Zeiterfassungen», «Total Zeiterfassungen (gefiltert)» | Betrag der Zeiterfassungen in CHF | Nein |
| «Offene Zeiterfassungen», «Offene Zeiterfassungen (gefiltert)» | Noch nicht verrechneter Betrag der Zeiterfassungen in CHF | Nein |
| «Verrechnete Zeiterfassungen», «Verrechnete Zeiterfassungen (gefiltert)» | Verrechneter Betrag der Zeiterfassungen in CHF | Nein |
| «Datum der letzten Zeiterfassung» | Jüngstes Datum einer Zeiterfassung im Auftrag | Nein |
| «Datum der letzten Auslage» | Jüngstes Datum einer Auslage im Auftrag | Nein |
| «Rechnungsdatum» | Rechnungsdatum der jüngsten Rechnung des Auftrags | Nein |
| «Anzahl Auftragspositionen» | Anzahl Auftragspositionen | Nein |
| «Anzahl Zeiterfassungen», «Anzahl Zeiterfassungen (gefiltert)» | Anzahl Zeiterfassungen | Nein |
| «Rapportierte Stunden», «Rapportierte Stunden (gefiltert)» | Summe der Dauer aller Zeiterfassungen in Stunden und Minuten, z. B. «2h 30min» | Nein |
| «Rapportierte Stunden (dezimal)», «Rapportierte Stunden (gefiltert, dezimal)» | Dieselbe Summe als Dezimalzahl, z. B. 2.5, damit Sie in Excel damit rechnen können | Nein |
| «Anzahl Auslagen», «Anzahl Auslagen (gefiltert)» | Anzahl Auslagen | Nein |
So ist der Bericht aufgebaut
Der Bericht ist ein Tabellenblatt der Excel-Datei mit dem Namen des Berichts. In der ersten Zeile stehen die gewählten Felder in der gewählten Reihenfolge. Darunter folgt eine Zeile pro Auftrag, in der Reihenfolge, in der die Aufträge erfasst wurden. Über der Tabelle ist ein Filter gesetzt, mit dem Sie in Excel nach jeder Spalte filtern können.
Der Bericht enthält alle Aufträge, die zum «Auftragsstatusfilter», zum «Archiv Filter» und zur beim Exportieren gewählten «Abteilung» passen. Der Zeitraum filtert keine Aufträge: Ein Auftrag ohne Leistungen im Zeitraum erscheint mit leeren Beträgen in den gefilterten Feldern. Beträge stehen im Format «CHF», ein Betrag von 0 bleibt leer.
Beispiel: Die Kanzlei möchte wissen, was in einem Quartal geleistet und verrechnet wurde. Sie exportiert den Bericht mit den vorausgewählten Feldern für den Zeitraum vom 01.01.2026 bis 31.03.2026:
| Name | Kunden | Total Betrag | Total Betrag (gefiltert) | Offener Betrag (gefiltert) | Verrechneter Betrag (gefiltert) |
|---|---|---|---|---|---|
| Erbteilung Muster | Anna Muster, Peter Muster | CHF 4’800.00 | CHF 1’200.00 | CHF 1’200.00 | |
| Kaufvertrag Seestrasse | Beispiel Immobilien AG, Anna Beispiel | CHF 3’325.00 | CHF 3’325.00 | CHF 3’325.00 |
So rechnet ACEO Business mit dem Zeitraum
- Zeiterfassungen zählen, wenn ihr Datum im Zeitraum liegt.
- Auslagen zählen, wenn ihr Datum im Zeitraum liegt. Hat eine Auslage kein Datum, zählt das Datum ihrer Auftragsposition.
- «Total Betrag (gefiltert)» rechnet pro Auftragsposition: Bei «Nach Zeitaufwand» die Zeiterfassungen im Zeitraum, begrenzt durch «Min» und «Max». Bei «Preis» und «Nach Wert» der Preis, wenn das Datum der Auftragsposition im Zeitraum liegt. Beide Beträge gelten nach Verrechenbarkeit und abzüglich «Rabatt»; dazu kommen die Auslagen im Zeitraum.
- «Verrechneter Betrag (gefiltert)» und «Vorschuss (gefiltert)» zählen die Verrechnungen bzw. Änderungen des Vorschusses mit Datum im Zeitraum.
- «Bezahlter Betrag (gefiltert)» zählt die bezahlten Rechnungen, deren Zahlung mit einer Buchung im Zeitraum verbucht ist.
Beim Exportieren
Enthält eine Berichtsammlung den Bericht «Aufträge», fragt der Export nach diesen Angaben (siehe Berichtsammlung exportieren):
- «Abteilung»: nur die Aufträge dieser Abteilung. Mit «– Alle –» (Vorgabe) enthält der Bericht die Aufträge aller Abteilungen. In der Kopfzeile erscheint als «Organisation» die Organisation der gewählten Abteilung; ohne Abteilung bleibt die Angabe leer.
- «Datum von» und «Datum bis» (Pflichtfelder): der Zeitraum für die Felder mit «(gefiltert)».