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Berichtsammlung erstellen und bearbeiten

Mit einer Berichtsammlung fassen Sie einen oder mehrere Berichte zusammen, zum Beispiel eine Bilanz und einen Kontoauszug der Bankkonten. Sie erstellen sie in einem Assistenten: zuerst Name und Berichte, dann ein Schritt pro Bericht mit seinen Einstellungen und Feldern, am Ende eine Übersicht zum Prüfen. Danach können Sie die Sammlung jederzeit ändern, archivieren oder exportieren.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung «Berichte Erstellen». Ohne sie ist der Button «Berichtsammlung erstellen» ausgeblendet.
  • Zum Bearbeiten haben Sie die Berechtigung «Berichte Ersetzen». Ohne sie ist die Aktion «Editieren» in der Liste ausgeblendet.
  • Zum Archivieren und Wiederherstellen haben Sie die Berechtigungen «Berichte Löschen» bzw. «Berichte Wiederherstellen». Ohne sie sind die Aktionen «Archivieren» bzw. «Wiederherstellen» ausgeblendet.

Berichtsammlung erstellen

Berichte wählen

Im ersten Schritt «Allgemein» geben Sie der Sammlung einen Namen und wählen die Berichte aus.

  1. Öffnen Sie in der Navigation Finanzen → Berichte.
  2. Klicken Sie auf «Berichtsammlung erstellen».
  3. Geben Sie unter «Grundlagen» im Feld «Name» den Namen der Sammlung ein, z. B. «Jahresabschluss».
  4. Optional: Geben Sie eine «Benutzerdefinierte Id» ein.
  5. Wählen Sie unter «Berichte» in der Auswahlliste einen Berichtstyp aus, z. B. «Bilanz». Der Bericht erscheint als Eintrag in der Liste. Wiederholen Sie das für jeden weiteren Bericht.
  6. Optional: Ändern Sie im Eintrag den Namen des Berichts. Er erscheint als Schritt im Assistenten und als Name des Arbeitsblatts (beim «Kontoauszug» heissen die Arbeitsblätter nach den Konten).
  7. Klicken Sie auf «Weiter».
Liste der Berichtsammlungen mit Schritt 2
Assistent «Berichtsammlung erstellen», Schritt «Allgemein» noch ohne Berichte, mit den Schritten 3 bis 5
Assistent «Berichtsammlung erstellen», Schritt «Allgemein» mit den Berichten «Bilanz» und «Kontoauszug» und den Schritten 6 und 7

Der Assistent zeigt in der Schrittanzeige zuerst nur «Allgemein». Mit «Weiter» kommen die Schritte für die gewählten Berichte und «Prüfen & Speichern» dazu.

Ein neuer Eintrag heisst wie der Berichtstyp. Wählen Sie denselben Typ ein weiteres Mal, bekommt der Name eine Zahl, z. B. «Klientenkonti 1». Das Info-Symbol im Eintrag zeigt eine kurze Beschreibung des Berichtstyps. Einen Bericht entfernen Sie mit «Entfernen», die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie einen Eintrag am Griff rechts an die gewünschte Stelle ziehen. Eine Sammlung enthält höchstens 20 Berichte. Welche Berichtstypen es gibt, steht in Berichte.

Bericht einstellen

Für jeden Bericht folgt ein Schritt mit seinem Namen. Er hat zwei Seiten: zuerst die Einstellungen, dann die Felder.

  1. Optional: Wählen Sie unter «Allgemein» im Feld «Logo», ob der Bericht ein Logo trägt.
  2. Optional: Wählen Sie die «Seitenausrichtung».
  3. Optional: Wählen Sie die «Währungsgenauigkeit», auf die Beträge gerundet werden.
  4. Stellen Sie unter «Bericht Einstellungen» ein, was der Bericht auswertet. Welche Einstellungen es gibt, hängt vom Berichtstyp ab.
  5. Klicken Sie auf «Weiter».
Assistent, Schritt «Bilanz» mit den Einstellungen des Berichts unter «Allgemein» und «Bericht Einstellungen», Schritte 1 bis 5

Die Einstellungen der einzelnen Berichtstypen sind auf eigenen Seiten beschrieben:

Felder wählen

Auf der zweiten Seite des Schritts legen Sie fest, welche Spalten der Bericht hat und was in Kopf- und Fusszeile steht. Die üblichen Felder sind bereits ausgewählt.

  1. Optional: Wählen Sie unter «Felder» in der Auswahlliste ein weiteres Feld aus. Es erscheint am Ende der Liste.
  2. Optional: Entfernen Sie ein Feld, das Sie nicht brauchen, mit «Entfernen».
  3. Optional: Ziehen Sie ein Feld am Griff an die gewünschte Stelle. Die Reihenfolge der Liste ist die Reihenfolge der Spalten.
  4. Optional: Schalten Sie unter «Kopf- & Fusszeilen Felder» die Angaben aus, die nicht gedruckt werden sollen.
  5. Klicken Sie auf «Weiter». Es folgt der nächste Bericht oder «Prüfen & Speichern».
Assistent, Schritt «Bilanz», zweite Seite mit den vorausgewählten Feldern und den Schritten 1 bis 5

Mit «Zurück» kommen Sie zur vorherigen Seite des Assistenten.

Prüfen und speichern

Im letzten Schritt «Prüfen & Speichern» sehen Sie alle Angaben: unter «Allgemein» den Namen und die Benutzerdefinierte Id, unter «Berichte» eine Karte pro Bericht mit Name, Typ, den Einstellungen, den Feldern und den Kopf- und Fusszeilen-Angaben.

  1. Prüfen Sie die Angaben. Mit «Zurück» können Sie sie noch ändern.
  2. Speichern Sie die Berichtsammlung mit «Speichern» .
Assistent, Schritt «Prüfen & Speichern» der Sammlung «Jahresabschluss» mit den Berichten «Bilanz» und «Kontoauszug», Schritte 1 und 2

ACEO Business speichert die Sammlung und zeigt wieder die Liste der Berichtsammlungen. Wie Sie daraus eine Datei erstellen, steht in Berichtsammlung exportieren.

Berichtsammlung bearbeiten

  1. Fahren Sie in der Liste der Berichtsammlungen mit der Maus über die Sammlung und klicken Sie rechts auf «Editieren».
  2. Ändern Sie die Angaben in den Schritten des Assistenten, wie unter Berichtsammlung erstellen beschrieben.
  3. Speichern Sie die Änderungen im Schritt «Prüfen & Speichern» mit «Speichern».
Liste der Berichtsammlungen mit der Sammlung «Jahresabschluss» unter der Maus und Schritt 1

Der Assistent öffnet sich mit den gespeicherten Angaben. Im Seitenkopf steht der Name der Sammlung. Sie können Berichte hinzufügen, entfernen und neu anordnen. Die Änderungen gelten für alle Exporte, die Sie danach erstellen. Bereits erstellte Dateien bleiben, wie sie sind.

Schränken Sie bei einem Bericht die Einstellungen ein, zum Beispiel weniger Vergleichsperioden, entfernt ACEO Business die Felder, die es dafür nicht mehr gibt.

Berichtsammlung archivieren und wiederherstellen

Eine Berichtsammlung, die Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie. Sie verschwindet aus der Ansicht «Standard Liste», bleibt aber erhalten.

  1. Fahren Sie in der Liste mit der Maus über die Sammlung und klicken Sie rechts auf «Archivieren».
  2. Bestätigen Sie die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag archivieren?» mit «Ja».
Liste der Berichtsammlungen mit Schritt 1, darunter die Rückfrage zu Schritt 2

Um eine archivierte Sammlung wiederherzustellen, wählen Sie unter «Ansicht wählen» die Ansicht «Standard Archiv Liste», fahren mit der Maus über die Sammlung, klicken auf «Wiederherstellen» und bestätigen die Rückfrage «Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wiederherstellen?» mit «Ja». Auch eine archivierte Sammlung können Sie editieren und exportieren.

Einstellungen aller Berichte

Diese Einstellungen gibt es bei jedem Bericht. Was nur für einen Berichtstyp gilt, steht auf der Seite des Typs.

Allgemein

Feld Bedeutung
«Logo» Logo links in der Kopfzeile jedes Arbeitsblatts: «Kein Logo», «ACEO-Logo» oder «Eigenes Logo». Standard: «ACEO-Logo». «Eigenes Logo» ist das Logo Ihrer Organisation, das auch oben in der Navigation steht. Es wird durch die ACE digital solutions ag hinterlegt; bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne. Ist kein eigenes Logo hinterlegt, bleibt die Stelle bei «Eigenes Logo» leer.
«Seitenausrichtung» «Hochformat» oder «Querformat» für den Druck. Standard: «Querformat». Der Bericht wird beim Drucken auf die Seitenbreite verkleinert.
«Währungsgenauigkeit» Auf welchen Betrag die Beträge gerundet werden: «Auf 1 Rappen genau», «Auf 5 Rappen genau», «Auf 1 Franken genau», «Auf 5 Franken genau» oder «Auf 10 Franken genau». Standard: «Auf 1 Rappen genau».

Felder

Unter «Felder» bestimmen Sie die Spalten des Berichts in der Excel-Datei, in der Reihenfolge der Liste. Die Kopfzeile jeder Spalte trägt den Namen des Feldes. Jeder Bericht braucht mindestens ein Feld, ausser «MWST Auszug», der keine Felder hat. Welche Felder es gibt und welche vorausgewählt sind, steht auf der Seite des Berichtstyps.

Kopf- & Fusszeilen Felder

Diese Angaben stehen in der Kopf- bzw. Fusszeile jedes Arbeitsblatts. Sie sind beim Drucken und in der Seitenansicht von Excel sichtbar, nicht in der Tabelle selbst. Beim neuen Bericht sind alle eingeschaltet.

Angabe Wo und was
«Berichtname» Kopfzeile Mitte: der Name des Berichts
«Organisation» Kopfzeile Mitte, unter dem Berichtnamen: die Organisation der gewählten Buchhaltung. Bei «Aufträge», «GwG-Organisationen» und «GwG-Aufträge» die Organisation der gewählten Abteilung, ohne Abteilung leer
«Datum von» Kopfzeile rechts: das «Datum von» des Exports
«Datum bis» Kopfzeile rechts, nach «Datum von»: das «Datum bis» des Exports
«Exportiert am» Fusszeile rechts: «Exportiert am» mit dem Datum des Exports

Die Berichte «GwG-Organisationen» und «GwG-Aufträge» haben kein «Datum von» und kein «Datum bis».

Wenn etwas nicht klappt

«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»

Ein Pflichtfeld ist leer, zum Beispiel der Name der Sammlung oder der Name eines Berichts in der Liste «Berichte». Füllen Sie das Feld aus und klicken Sie erneut auf «Weiter».

Der Button «Berichtsammlung erstellen» oder «Editieren» fehlt

Ihnen fehlt die Berechtigung «Berichte Erstellen» bzw. «Berichte Ersetzen». Wenden Sie sich an die Person, die in Ihrer Organisation die Rollen verwaltet.

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