Berichtsammlung exportieren
Aus einer Berichtsammlung erstellen Sie eine Excel-Datei mit allen Berichten der Sammlung. Die Sammlung ist an keine Buchhaltung gebunden: Beim Export wählen Sie die Buchhaltung als Datenquelle und den Zeitraum, für die Berichte zu Aufträgen und GwG-Einstufungen wahlweise eine Abteilung.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung «Berichte Exportieren». Ohne sie ist die Aktion «Berichtsammlung exportieren» in der Liste ausgeblendet.
- Für die Auswahl einer Periode haben Sie die Berechtigung «Perioden Lesen». Ohne sie bleibt die Auswahl «Periode» leer, und Sie geben die Daten von Hand ein.
- Die Berichtsammlung ist erfasst, siehe Berichtsammlung erstellen und bearbeiten.
Berichtsammlung als Datei erstellen
- Fahren Sie in der Liste der Berichtsammlungen mit der Maus über die Sammlung und klicken Sie rechts auf «Berichtsammlung exportieren».
- Wählen Sie im Feld «Buchhaltung» die Buchhaltung aus. Die Auswahl zeigt den Namen der Organisation, zu der die Buchhaltung gehört.
- Optional: Wählen Sie im Feld «Periode» eine Abrechnungsperiode der Buchhaltung. ACEO Business übernimmt deren Beginn und Ende in die Felder «Datum von» und «Datum bis».
- Prüfen Sie «Datum von» und «Datum bis», oder geben Sie die Daten ein. «Heute» setzt das heutige Datum.
- Klicken Sie auf «Dokument Erstellen» .
ACEO Business erstellt die Datei im Hintergrund. Sie trägt den Namen der Berichtsammlung, im Beispiel «Jahresabschluss.xlsx». Sie finden sie danach im Bereich Dokumente im Ordner «Ihre temporären Dokumente». Jeder Bericht erstellt ein Arbeitsblatt mit seinem Namen, der Bericht «Kontoauszug» ein Arbeitsblatt pro Konto.
Felder im Dialog
Welche Felder der Dialog zeigt, hängt von den Berichten der Sammlung ab. Jedes Feld erscheint nur einmal, auch wenn mehrere Berichte es brauchen.
| Feld | Erscheint bei | Bedeutung |
|---|---|---|
| «Dateityp» | Sammlungen mit genau einem Bericht «MWST Auszug» | «Excel» (Standard) oder «XML». Pflichtfeld. Mehr dazu in Bericht MWST-Abrechnung |
| «Abteilung» | «Aufträge», «GwG-Organisationen», «GwG-Aufträge» | Wertet nur die Aufträge dieser Abteilung aus. Mit «– Alle –» alle Abteilungen |
| «Buchhaltung» | allen Berichten ausser «Aufträge» und den GwG-Berichten | Die Buchhaltung, aus der die Daten stammen. Pflichtfeld |
| «Periode» | allen Berichten mit «Buchhaltung» | Füllt «Datum von» und «Datum bis» mit einer Abrechnungsperiode der gewählten Buchhaltung. Wird nicht gespeichert |
| «Datum von», «Datum bis» | allen Berichten ausser den GwG-Berichten | Der ausgewertete Zeitraum. Pflichtfelder |
| «1. Vergleichsperiode» bis «3. Vergleichsperiode» | Berichten mit «Anzahl Vergleichsperioden» ab 1 | Füllt die Vergleichsdaten wie «Periode». Es erscheinen so viele Vergleichsperioden, wie der Bericht mit den meisten Vergleichsperioden hat |
| «1. Vergleichsdatum von», «1. Vergleichsdatum bis» (bis «3. …») | wie die Vergleichsperioden | Der Zeitraum der Vergleichsperiode. Pflichtfelder |
Die GwG-Berichte haben keinen Zeitraum: Sie zeigen immer den aktuellen Stand der GwG-Einstufungen.
Wenn etwas nicht klappt
«Das Formular enthält nicht ausgefüllte Pflichtfelder»
Ein Pflichtfeld ist leer, meist «Buchhaltung», ein Datum oder ein Vergleichsdatum. Füllen Sie das Feld aus und klicken Sie erneut auf «Dokument Erstellen».
Arbeitsblatt «Seitenlimit überschritten» in der Datei
Die Sammlung hat mehr als 100 Arbeitsblätter ergeben, meist wegen eines Berichts «Kontoauszug» mit vielen Konten. Grenzen Sie die Konten im Bericht ein oder verteilen Sie die Berichte auf mehrere Sammlungen.
Die Auswahl «Periode» bleibt leer
Für die gewählte Buchhaltung sind keine Abrechnungsperioden erfasst, oder Ihnen fehlt die Berechtigung «Perioden Lesen». Geben Sie «Datum von» und «Datum bis» direkt ein. Wie Sie Perioden erfassen, steht in Abrechnungsperioden verwalten.